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立卷

时间:2007-08-06 09:10来源:档案界|http://www.danganj.net 作者:666666 点击:
   按照一定原则和方法, 将已处理完毕的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项业务工作。它是文书处理程序的终点与归宿,也是档案馆对收集和积存的零散历史文件进行整理归档的一项内容。范围:凡已办理完毕但仍具有一定查考保存价值的本机关收发文件、电报、机关内部文件、各种记录、表册以及反映本机关工作的照片、录音、录像、影片等均需立卷。重复文件或不具有保存和查考价值的文件不必立卷。原则:保持文件之间的历史联系,区分文件的不同保存价值,便于保管和利用。文件之间的联系主要表现在文件的来源(作者)、内容、时间和形式等方面。各种文件的保存价值因在本机关工作中所起的作用不同而不同,其保存期限也有区别,须将永久、长期、短期保存的文件分别立卷。便于保管和利用是立卷的目的和要求,也是优选立卷方法和操作处理的出发点。
   立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷,可按其中之一种特征组卷,也可几种特征结合使用。在现行机关,一般先将文件分为不同的系列,对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:①综合性文件(报告、计划、总结),可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。②会议文件,基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷,一般会议的文件可一会一卷,同一内容的几个会议文件可合立一卷。③专题文件,可按问题结合作者来组卷,适当分级。④案件材料,通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起,根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外)中的案件,如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级,不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报,可按文件名称立卷。⑥群众来信,可按问题或按地区等特征立数卷。
   立卷的组织程序,首先在立卷前制订具体计划,拟制本年度文件分类归卷的条目,称为立卷类目。它是以条款形式写成的,每个条款包括一组文件的作者、问题与名称,后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。其次做好平时归卷,已收集的文件,随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。最后,年终全面检查调整,然后确定组卷。组成案卷后,对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工,包括:卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。
             邹步英 陈智为

 
(责任编辑:admin)
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