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如何编制归档文件移交进馆馆编件号

时间:2007-11-21 23:37来源:档案界|http://www.danganj.net 作者:haoweibin 点击:
 

翟霣远老师:

在浩瀚的归档文件接收进馆时,如何快速提供利用、规范编制检索工具尤为重要。如果检索工具不规范、不统一,将给档案微机管理、提供利用、统计工作带来严重不便。新县档案馆现在已面临接收归档文件进馆的问题。归档章明确规定有室编件号、馆编件号,它的目的是确保档案的完整、安全,明确划分档案室、档案馆职责及责任。档案在进馆时应必须编制馆编件号。在实际工作中有下列问题,请给予答复。

1  当档案移交进馆时,归档文件实体与室编件号一致,是否必须填写每件文件的馆编件号?能否在档案盒脊馆编件号位置直接填写室编件号?

2  当档案移交进馆时,归档文件实体与室编件号不一致,存在抽出、补入情况,馆编件号是否按进馆归档文件实体顺序重新编制馆编件号?

3  归档文件目录式样与归档章的件号不统一,为使归档文件目录与归档章项目相对应,在实际工作中我们将归档文件目录增设了两项。即:

归档文件目录

                                           机构(问题)----------

馆编件号

室编件号

责任者

文号

          

日期

页数

备注

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