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欢迎来到档案界!2024年05月19日
档案管理学
医院档案管理规章制度包括以下几个方面:
1. 档案收集制度:规定各部门指定兼职档案员,负责档案的收集、整理、移交和归档。
2. 档案保管制度:要求档案室设置专门的档案库房,保持整洁卫生,做好防光、防尘、防鼠、防虫、防火、防潮、防盗等工作。
3. 档案利用制度:规定档案必须先归档后借阅,严格执行档案借阅规定,不得将档案带出档案室,或者用于非档案管理目的。
4. 档案保密制度:要求对档案进行分类管理,明确保密和开放等级,并严格执行保密规定,确保档案安全。
5. 档案归档制度:规定各类档案应在每年年底归档,由专人负责保管,以便随时提供利用。
6. 档案管理人员职责:规定档案管理人员应定期向领导汇报档案工作情况,遵守保密制度,做好档案工作。
7. 电子档案管理规定:要求对电子档案进行加密处理,确保电子档案的安全和完整,同时也要做好电子档案的备份和迁移工作。
此外,还有一些其他的医院档案管理规章制度,如档案鉴定与销毁制度、档案工作制度等。这些制度旨在确保医院档案管理工作的规范化和科学化,提高档案管理水平,为医院的医疗、教学、科研等工作提供有力的支持。
以上内容仅供参考,具体内容可能会根据医院自身的情况有所调整。
医院档案管理办法
1.对基层医院档案管理意识的提高
档案管理工作对基层医院的发展起到了相当重要的作用,只有医院的上级领导真正地对档案管理工作进行重视,才能促进档案管理工作的有效开展以及管理水平的有效提高。在充分了解基层医院各个职能部门的发展状况以及发展的基础支持效能的前提下,才能有效地提高其在医院整体管理体系中的地位。档案管理理念的不断更新,更需要档案管理人员拥有较强的责任心,因此,基层医院需要不断地对工作人员的责任意识进行加强,从而促使档案信息资料的管理、收集以及储存都必须科学、有效地进行,同时,基层医院也要坚持人性化的服务理念,为档案的使用者提供优质的服务,充分发挥其作用。除此之外,基层医院还应从人力、物力、财力上进行支持,只有这样,档案管理部门才会摆脱可有可无的附属地位,更好地满足当前新时代下的医院发展需求。
2.建立完善的档案管理制度体系
在基层医院的档案管理工作中,完善的档案管理制度有效地保障了档案管理工作的有据可依、更科学和规范。因此,基层医院应该对档案管理部门的建立与完善,根据档案管理工作的现有制度进行集中统一管理的制度转变。制定和完善档案管理制度的时候,不仅要符合自身的环境条件与需求,还要参照国家的相关法律法规以及相关的医疗卫生制度进行设置,才能促使档案管理制度可以充分发挥它的作用,并在实际的档案管理工作中有效实施。
3.积极开发和应用基层医院医疗档案
伴随着社会信息化的不断创新与普及,档案管理工作中的存储工作也实现了改革与创新,变得更加方便快捷。对档案信息的有效开发及运用,可以有效地促使基层医院的发展和医疗水平的提高,但是针对目前基层医院的档案管理工作,只要把档案信息进行有效的存储,避免其丢失与损坏就行,这种思想严重地影响了基层医院档案管理工作人员对档案信息的有效发掘和开发。当前信息化的时代,可以有效地解决基层医院目前所面临的这个问题,信息化的全面运用有效地减少了档案管理工作人员的工作量,使他们可以有充足的时间来对档案信息进行深入的探究与开发。档案信息资料的有效开发与运用必须遵守绝对保密的原则,在此基础之上,才能确保档案信息的有效信息,为科室的临床科研工作提供了巨大的便利,促进医院医疗水平的不断提升,为临床科研的开展提供更大的便利。
4.努力提高基层医院档案管理的信息化水平
针对当前各基层医院档案管理工作,必须根据自身的实际情况与需求,将各种先进的设备运用到档案的存储工作中去,加强档案管理的信息化建设,提高档案管理工作的现代化水平。与此同时,为了更加方便地对档案进行有效的管理与储存,基层医院可以构建一个内部的档案网络平台,通过档案储存的数据服务器将数字档案进行有效的存储。档案检索工作可以对网络访问进行有效的运用,来实现自动化、现代化的档案管理工作,为用户提供查询、更新及事务管理等服务,从而促使档案管理系统更好地发挥其巨大的作用。同时,加强档案管理人员的专业技术水平,并提升其计算机操作能力,更好地促进信息收集与处理工作快速准确地进行,基层医院档案信息化的有效建设与推进,将对医院未来的发展起到关键作用。
5.加强对基层医院档案管理人员的业务培训
对基层医院档案管理工作人员进行定期的业务培训是促进档案管理工作有效进行的前提条件。因此,基层医院必须根据员工自身的实际情况进行有效的培训工作,医院可以将外界的医院档案管理专业人士请进医院,对本院的档案管理工作人员进行专业知识与技术等多方面的培训,培训的结果要进行考核。在档案管理工作中,档案管理人员也应有自主创新与探索的积极性,并做到及时有效地归档医院档案,为使用者查阅档案资料提供更多的便利。
居民健康档案管理制度 、加强档案的治理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案。健康档案要采用统一表格,在内容上要具备完整性、逻辑性、正确性、严厉性和规范化。.乡镇(社区)卫生服务机构要建立专人、专室、专柜保存居民健康档案,居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律,确保居民健康档案安全。居民健康档案要按编号顺序摆放,指定专人保管,转诊、借用必须登记,用后及时收回放于原处,逐步实现档案微机化管理。、为保证居民的隐私权,未经准许不得随意查阅和外借。在病人转诊时,只写转诊单,提供有关数据资料,只有在十分必要时,才把原始的健康档案转交给会诊医生。、健康档案要求定期整理,动态管理,不得有死档、空档出现,要科学地运用健康档案,每月进行一次更新、增补内容及档案分析,对辖区卫生状况进行全面评估,并总结报告保存。、居民健康档案存放处要做到"十防"(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作。.达到保管期限的居民健康档案,销毁时应严格执行相关程序和办法,禁止擅自销毁。居民健康档案建档制度一、居民建档率要符合市卫生局的要求。设立健康档案资料室,以户为单位,一人一档的准则为家庭和居民建立健康档案。二、健康档案要集中档案室保管,按行政村名和编号顺序存放,档案专柜存放,保持整齐、美观和规范有序,逐渐实行计算机化管理。三、居民健康档案应由全科医师负责填写,责任医生要对健康档案进行按照岁以老人、儿童、孕产妇、慢性病人及重性精神病人等进行分类专册登记,档案盒要设目录和分类信息登记。四
、定期开展随访工作,按疾病分期随访病人,结合参加合作医疗农村居民和育龄已婚妇女每一次的健康体检,以及儿童防备接种和体检、孕产妇系统管理和常见妇女病检查、临床诊断治疗、职业体检和健康随访服务等资料内容,及时记录在健康档案中,对体检和随访发现的健康问题,进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。五、资料管理人员及责任医师,应及时登记已经获取的各种信息,并进行分析统计,及时反馈。居民健康档案信息管理制度一、加强信息化建设。及时准确收集、整理、统计、分析管理相关信息。,鼓励利用计算机管理健康档案。二、公卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册、报表及其他相关资料。按要求上报的各种统计数据和信息,不得拒报、迟报、虚报、瞒报、伪造或篡改。三、建立健全居民健康档案信息登记、统计制度,做好统计汇编,遵守各种信息资料的保密制度。计算机化健康档案,要在技术上加强用户权限和密码管理设计,使所有操作和使用者在获得认可后,才能登陆。四、根据统计指标,定期分析工作效率、工作质量,及时总结经验、发现问题、改进工作。五、逐步健全网络信息系统,做好数据录入及整理工作。六、严格执行计算机操作规范,定期对计算机进行保养、维护及数据备份。建立居民健康档案岗位责任制度一、负责健康档案文本保管,资料微机输入,保持微机内的记录与文本记录一致,并做到同步更新及动态变更,管理有序。二、居民健康档案由乡镇、社区中央(站)保管,应保证居民信息资料的完整性与可利用性。三、非档案资料管理人员,不得随意翻阅已经建好的各种档案资料。未经档案资料管理人员同意,任何人不得调出、转借各种档案资料。凡非本人管辖区居民的诊疗情况应及时反馈给辖区责任医生,以便纳入该居民本人的健康档案;凡居民因大病转上级医院住院时应随带健康档案,出院后继承交由社区责任医生保管并及时将本次住院概况记入档案。四、责任医生是辖区内居民健康档案建档的一责任人。对填写健康档案的责任医生应进行培训。按统一的规范来描述记录,内容要真实可靠;符合逻辑,不得随意涂改。如有改动,责任医生必须签字,以示负责。做到字迹清晰,格式规范统一。五、对各科室(站)查阅、使用电子版健康档案设置不同层级的使
用权限,保证信息安全。调阅或更新档案必须有登记。六、纯熟运用各种卫生服务管理软件,保证信息渠道通畅,每月有资料汇总、统计、分析,主要数据上墙。做好信息的开发利用工作。慢性非传染性疾病管理制度.设专(兼)职人员管理慢性病工作,建立辖区慢性病防治网络,制定工作计划。.对辖区高危人群和重点慢性病定期筛查,把握慢性病的患病情况,建立信息档案库。.对人群重点慢性病分类监测、登记、建档、定期抽样调查,了解慢性病发生发展趋势。.针对不同人群开展健康咨询及危险因素干预活动,举办慢性病防治知识讲座,发放宣传资料。.对本辖区已确诊的二种慢性病(高血压、糖尿病)患者进行控制管理。为慢性病患者建立健康档案,实行规范管理,跟踪随访,具体记录。.建立相对稳定的医患关系和责任,以保证对慢性病患者的连续性服务。慢性病监测制度一.公卫生管理科全面负责慢性病监测管理工作。科主任为本辖区相关业务的管理者和监督者,各经管医生是慢性病的报告责任人。二.报告范围:高血压、糖尿病。三.接诊医生发现确诊的上述二种需要报告的病例,定期内向公卫生管理科报告,公卫生科收到报告卡,审核合格登记后,及时向市疾控中心报出卡片。四.各种表卡填写要完整,字迹要清楚,不漏项。五.凡未按要求上报者,按度考核细则的规定与考核挂钩,若隐瞒不报的,一经查实加倍处罚。岁以上病人首诊测血压工作制度、免费为岁以上首诊病人测量血压,以提高高血选人的检出率。、全科诊室(内、外、妇科)、慢性病管理室、中医门诊等科室,把岁以上病人首诊测血压做为常规检查内容,并在门诊日志和病历中记录血压值。、发现高血选人,门诊医生应填写慢性病患者报告卡,交给该公卫生管理科医生,并向患者进行面对面的健康指导,发放健康教育处方,指导正规治疗,宣传高血压防治知识。、责任医生掌握的高血选人按照高血选管理的要求,纳入规范管理。、市疾控中心慢病科定期对各单位各科室岁以上, 1 2 3
档案基本管理制度
档案管理制度
1、各种档案按组卷要求,由立卷人整理,按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写,必须用蓝黑或黑墨水书写,禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借,确因工作需要借阅档案时,均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管,定期检查,积极创造档案保管条件,做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密,保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品,严禁使用电器。
档案统计制度
1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。
档案安全保密制度
1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理,防止丢失、泄密。
2、查阅档案,一般应在档案室查阅,需要摘抄或复制的机密文件,必须经领导批准,否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案,需经领导批准,不准横传、私自外借,不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时,应严格履行手续,经有关领导批准后,方可调阅。
档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时,必须持有介绍信,注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时,需经办公室主任批准;查阅一般档案资料时,档案员需进行登记,经办公室主任批准,方可查阅。
3、凡查阅档案者,一般不准将档案带出档案室,如需要借出时,必须经有关领导批准;查阅者必须按规定查阅,与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷,不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点,严防污染档案;查阅时不得吸烟;也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后,签字盖章,否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天,如延期使用,需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷,必须严格履行登记、注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追究责任,并采取补救措施。
档案库房管理制度
1、档案库房是保存档案的重要基地,非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种,严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固,随走随关,班前班后要经常检查,严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内要保持清洁卫生,有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
机关档案归档制度
一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料),均由文书部门或业务部门进进整理、归档,并定期向本机关档案室移交。
二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员,统一进行归档文件整理。
三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后,三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员,统一进行归档文件整理。
四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原则,由本科室进行整理、立卷、归档。
五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案,并办理移交手续。
六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后,在三月末之前移交本机关档案室,并办理移交手续 。
国土资源专业档案立卷归档制度
为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作,不断提高立卷质量,制定本制度。
1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料,按照归档范围和一件一卷的原则 ,由形成部门统一立卷。
2、要保证归档材料齐全完整,坚持谁主审,谁立卷的原则,做到案结卷成。形成档案的有机联系,便于查找和利用。
3、国土资源专业档案的立卷,以国土资源专业档案的形成单位为单元,在保持项目材料的完整性、成套性的基础上,按照办件程序所需的要件和批件,组成案卷。
4、卷内材料要准确一致,整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。
5、案卷内要填写卷内目录和备考表,卷内目录置于卷首,备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。
6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号,不能有误和遗漏。
7、卷内文件材料要去掉金属物,并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观,不掉张页,采用三孔一线的装订方法。
8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切,能够正确反映案卷的内容和成份。
9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开,按要求填写案卷封皮,注明专业档案的种类,按保管期限、时间顺序,并编写案卷目录并要求打印,一式三份,于每年五月末之前,要立好前一年的卷,连同案卷目录向本单位档案室移交。
文书档案归档文件整理制度
为做好文件材料的归档文件整理工作,按照《归档文件整理规则》进行整理、归档,结合我局具体情况,特制定本制度。
1、凡本单位工作中形成的各种文件材料,按照归档范围,由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起,永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订,文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订,不许有散页。
3、多份文件为一件的文件排序,来文首先是文件阅办单,然后是正文;发文首先是正文,然后是发文签批单,最后是底稿;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期,再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
6、按保管期限对归档文件材料进行编号,一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范,党、政分开,排列清晰,便于查考。
7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整,不得漏项,填写归档文件日期单位数要用0占位。
8、归档文件目录要求打印,一式六份,以备档案进馆时所用。
9、每年五月末之前,要立好前一年的卷,连同归档文件目录向本单位档案室移交。
会计档案立卷归档制度
会计档案是国家档案的组成部分,机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的,是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。
1、机关会议档案的整理原则是:财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求,负责装订成册,整理立卷。
2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。
3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的,在整理时应该补上,档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。
4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷,应由财务部门负责修补和装订,使其达到归档要求,保证归档档案宗卷的质量。
5、会计档案案卷的编号,应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。
6、会计档案的排列,要在年度内先把内设机构按先后顺序排好,然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列,一年编一个案卷流水号。
7、拟制案卷标题,要根据会计档案每卷的具体内容进行批制,使其能完整、准确的反映卷内内容。
8、编制会计档案案卷目录,要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份,一份备日常使用,其余两份一并交给档案室。
9、会计档案的归档时间是当年会计档案,在会计年度终了后,可在财务科保管二年期满后,由会计部门编制案卷目录及清册,在三月末之前移交给档案室,并办理移交手续。
声像档案立卷归档制度
声像资料是国家档案资料的重要组成部分,为做好声像档案立卷归档工作,结合我局情况特制定本制度:
1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。
2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案,由形成部门统一立卷,在每年五月前向档案室移交。
3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度,形成规律和联系组卷,使声像档案能正确反映工作实际,便于查找利用。
4、按要求填写好卷内目录,编好号码。
档案利用制度
1.凡本单位人员利用档案,须严格履行查(借)阅登记手续,注明查(借)阅目的,用后及时反馈利用效果。
2.外单位的人员查阅档案,必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。
3.因工作需要拟抄录的档案材料,须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。
4.档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时,须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周,到期仍需继续使用,要办理续借手续。
5.如查(借)阅秘密、机密的档案,须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。
6.对借阅的档案,要保持完整清洁,严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管,不准转借他人,对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。
7.查(借)人员要遵守保密制度,严禁把档案内容向无关人员泄漏,违者按有关规定,给予批评教育或纪律处分。
档案利用效果登记制度
一、利用者利用档案完毕,利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作,对不能当场体现的,利用接待人员要跟踪收集。
二、凡利用者利用档案即时取得效果的,请利用者当场填写利用效果,并签名确认。
三、利用者在利用档案后,无法当场确定利用效果时,应将“利用效果登记表”带回,而接待人员要及时催缴“利用效果登记表”。
四、档案员收回的“利用效果登记表”,应及时整理。