工程类档案管理制度

　　为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。

　　一、工程档案的归档范围及质量要求

　　（一）工程档案的归档范围

　　对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

　　（二）归档文件的要求

　　1、归档的工程文件应为原件。

　　2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

　　3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

　　4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

　　二、工程档案的管理机构

　　各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

　　三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

　　（一）工程档案的收集

　　文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

　　（二）工程档案的整理

　　按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

　　（三）工程档案的立卷

　　1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

　　2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

　　3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

　　4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

　　5、竣工图按专业组卷。

　　6、竣工验收文件按单位工程组卷。

　　（四）工程档案的编目

　　1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

　　2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。

　　未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。

　　（五）工程档案的装订

　　案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

　　（六）工程档案的归档

　　1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。

　　（七）工程竣工档案移交

　　工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

　　（八）工程档案的索引

　　工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

　　（九）工程档案的保管

　　工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

　　（十）工程档案的统计

　　工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

　　四、工程档案保管期限

　　保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

　　1、永久：是指工程档案需永久保存。

　　2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

　　3、短期：是指工程档案保存20年以下。

　　同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

　　五、工程档案密级

　　密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

　　工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

　　六、工程档案的借阅及销毁

　　按照集团公司档案管理制度执行。

　　本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

　　七、本制度自发布之日起执行

　　为了加强和规范公司工程资料管理工作，进一步优化工程资料归档内容和工程档案保管期限，结合公司实际情况，制定本办法。

　　本办法适用于公司及其工程项目经理部。

　　1、工程资料：

　　本办法中工程资料是指在工程建设过程中形成的信息记录，工程档案是指在工程建设过程中形成的有保存价值的工程资料。

　　工程资料管理工作除符合本办法之外，尚应符合国家、行业和地方有关规定。

　　2、管理机构和主要职责：

　　公司履约管理部是工程资料管理工作的归口管理部门，负责建立、完善工程资料管理制度，对工程资料管理工作进行指导和监督。负责公司保存工程资料的核查、接收及向公司档案室移交。

　　工程项目经理部相关人员的工程资料职责应符合集团《建筑工程项目施工技术质量管理规程》（Q/KZ BCEG-101）的相关规定。

　　3、工程资料管理：

　　开工前，公司履约管理部应对工程项目经理部相关人员进行工程资料管理交底。明确工程资料存储存放、编制、收集、整理及归档的要求，对于需要加盖公章的工程资料，应明确用印流程和要求。

　　工程项目经理部应建立满足工程资料存贮要求的工程资料室。根据工程实际情况配备相应数量的专职资料员，经相应的培训，持证上岗。

　　工程资料遵循“谁编制谁负责”的原则，工程资料应真实、准确、完整、有效，并具有可追溯性。工程资料严禁伪造或故意撤换。

　　工程项目经理部应在工程竣工验收前，将工程资料汇总、整理、组卷、装订完毕，配合建设单位做好档案预验收工作。

　　4、工程资料检查:

　　施工过程中，工程项目经理部应定期组织对工程资料（包含各分包单位的工程资料）进行检查，检查内容包含资料收集是否及时，编制内容是否准确、完整，签字是否齐全，各项资料内容是否交圈，是否与工程实际相符合等。

　　施工过程中，公司履约管理部应分阶段组织对工程资料进行检查。地基基础、主体结构等重要分部工程和单位工程验收前，公司履约管理部进行核查，工程资料符合要求后方可办理验收手续。

　　5、工程资料的保存形式：

　　工程资料按载体不同分为纸质资料和电子资料。工程资料载体的选择应符合下列要求：

　　（一）需加盖印章的工程资料应采用纸质载体；

　　（二）施工过程中形成的施工记录等资料宜采用数字化载体；

　　（三）其他工程资料可采用数字化载体或纸质载体，但不宜重复；

　　（四）移交城建档案馆的资料，其载体形式应符合相关规定。

　　6、工程资料保管期限：

　　公司自存的工程档案，其归档范围及保管期限应满足工程结算、质量保修、质量追溯及技术传承的需要，保管期限根据工程资料的内容及性质不同，可分为十年保管和永久保管。

　　7、工程档案的验收：

　　工程完工后公司履约管理部应对工程质量控制资料进行核查。

　　8、工程档案的移交：

　　移交建设单位的工程档案应满足合同约定的时间、套数要求。

　　交公司存档的工程档案，应于工程竣工验收后6个月内，由公司履约管理部核查无误后，移交公司档案室。

　　工程档案未按规定时间移交的项目，按照公司《工程质量追责、问责管理办法》对责任单位进行追责、问责。