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档案数字化

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为什么要档案数字化

2个回答

匿名  ·  2022-08-18 15:43:28

79

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  •   文件档案数字化转型是未来发展的必然趋势。单套(单轨)并不意味着电子文件取代纸质文件,而是说要尊重文件的原始生成状态,即以数字方式生成的文件档案就按照数字方式进行管理,以纸质形式生成的文件档案就按照纸质方式进行管理。

    为什么要档案数字化

      为什么要进行“文件为什么要档案数字化转型”?

      关于“为什么”的问题,给大家推荐的论文是《电子文件归档管理模式探究》(作者是管先海、何思源、武梦雅,发表于《档案管理》2017年第6期)。这篇文章详细梳理了电子文件归档从双套到单套的历程及其背后的深层次原因,可供参考。归纳起来,进行文件档案管理数字转型的原因主要有以下几点:

      首先是双套制的固有局限性使其在数字化浪潮中举步维艰。双套制意味着同一份文件在归档时需要有纸质(或缩微)和电子两个版本,这会消耗更多的纸张、装具以及库房空间,造成物质资源的浪费;

      同时由于两套档案都需要进行整理、归档、保存等,而且还要注意“纸电一致”的问题,这会造成档案工作者将大量时间用于重复性的工作。例如,京东每年产生电子发票近20亿张,若全部打印,需要2万员工支撑。

      可以看出,电子文件双套归档给组织机构带来了巨大的资源浪费以及管理成本增加等问题。而且电子文件的类型多样,文本和图像可以打印输出,或制成缩微胶片,但音频、视频、网页、社交媒体、数据库等类型的文件根本无法进行双套归档,丰富的背景信息也会在制作硬拷贝的过程中丢失。

      此外,双套制也会强化人们对纸质文件的依赖性,更加不信任电子文件,甚至认为即便电子文件保管状况不佳或出了问题也不要紧,还有纸质文件作为保障,这会严重阻碍档案领域的信息化进程。

      其次是文件档案管理数字转型已成为国际共识和时代趋势。2012年8月24日,美国管理和预算办公室(OMB)、国家文件与档案管理署(NARA)联合发布《政府文件管理指令》,规定2019年12月31日前,联邦机构所有永久电子文件将以电子方式进行管理,以便最终以电子格式向NARA进行移交;2016年12月31日前,联邦机构必须以电子格式管理所有电子邮件文件。

      2019年6月28日,OMB和NARA对该政策进行了更新,规定2022年12月31日前,联邦机构所有永久电子文件要最大限度地以电子格式进行管理,以便最终以电子格式(将其与元数据一起)向NARA进行移交;2022年12月31日前,联邦机构所有定期文件(即非永久文件)要最大限度地以电子格式进行管理。

      通过对比,可以发现美国的政策有两点变化,一是实现从永久文件到所有文件的扩展,二是强调了元数据的移交。同时,英国、澳大利亚、新西兰等国明确提出“数字连续性”的概念。澳大利亚“数字连续性2020”政策中的第二条原则就是“以数字方式管理信息”,要求联邦机构实现业务流程的全数字化,以及业务活动信息应以数字形式生成并以数字形式管理。

      此外,加拿大、芬兰、日本、韩国也都颁布政策积极推进文件档案管理的数字转型。相关政策可参考《走向单轨制电子文件管理》(作者是冯惠玲,发表于《档案学研究》2019年第1期),更多详细信息可关注各国国家档案馆的官网。

      最后是前端业务活动数字化转型的必然要求。如前所述,文件档案管理数字转型是整个社会数字转型的有机组成部分。我们可以将文件从形成到销毁或永久保存的全生命周期理解为一条公路,前端业务信息都以数字方式流转,畅通无阻,快到终点时,突然发现此路不通,无奈又绕回去,再以纸质方式来一遍。

      在2018年召开的第九届中国电子文件管理论坛上,中国人民大学法学院刘品新教授曾表达过,“不是我们法律界不认电子文件,而是档案部门不认”。整个社会的数字化转型是一项系统工程,前端业务活动的数字化转型必然会推动单轨、单套的落实,行政审批文件、发票、税单、证照等文件的全流程电子化都是在前端业务活动的推动下实现的。

      综上所述,文件档案管理数字转型是在档案工作者意识到双轨制固有局限性的基础上,由前端业务数字化转型的推力和国际文件档案管理数字转型趋势的拉力共同作用的结果。

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  •   近几年,国家与各事业单位都开始进行了一项工作,那就是“档案数字化”这是未来发展的趋势,也是时代的走向。但还是有许多的档案人员还不知道档案数字化这项活动。

    为什么要档案数字化

      什么是档案数字化

      档案数字化是将纸质档案经扫描、修图、编目、最终合成为图像(PDF)格式文件保存在电脑、移动硬盘中的一种方法。使用档案数字化后纸质档案无需再翻动,有利于原始档案的保存。档案数字化实现档案一键查找、打印,既方便又快捷。档案数字化已成为现代化办公及档案管理的发展趋势。

      档案数字化的必要性

      现在我们的生活已经进入了信息时代,生活中的各个方面也在发生了很大的变化,而档案数字化就是信息时代档案工作的主题。也是对档案管理过程的一种巨大的转变。

      我国提倡档案数字化,其实,这些都是有原因的。我们以前档案管理的方式,大多都是以手动的方式进行管理的。有着许多不方便的地方,不论是效率,还是对档案的保存上,更是对档案的利用上,都有着许多不便之处。

      那么,档案进行数字化后,都变成了计算机里的语言了,那么我们应该怎样去管理呢?有没有什么好的方式进行管理呢?

      为了使档案的价值得以充分的发挥,为了档案管理的效率得到提升,研发人员夜以继日的开发了一套软件。

      也就是“档案管理系统”可以将数字化过后的档案进行集中式的管理,省去了原本手动管理的过程,极大提高了数字化的效率,是为档案数字化量身定制的工具,能一键式解决档案存管难题。下面我们来看下档案管理系统大概有哪些功能作用;

      标准化档案的统一管理

      数字档案管理系统为档案的输入,方便而有效;

      高效、智能化的档案归集

      数字档案管理软件可以根据不同类别的不同档案类别,根据客户需求,进行自动的资料比对,并可实现档案编号的自动产生。

      快速便捷的文件查询

      该软件可实现跨类别检索、跨年度检索和跨部门检索,并提供了一个完整的检索库。

      文件使用的安全性和可靠性

      电子文件管理体系对涉及机密文件的查询和使用权限进行了严格的规定,确保了数据的安全性;对文件的智能化、数据的利用、全程留迹可溯源、在线借阅与审批、优化借阅利用管理流程。

      动态灵活的基础设置

      数字档案管理系统可自定义设置角色系统,并为不同用户角色配置系统访问权限。

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