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人事档案数字化的好处

2个回答

匿名  ·  2022-08-18 15:56:51

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  •   人事档案数字化的好处是档案管理发展规划的重要任务,其核心是资源建设。资源建设包括两大任务:一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。

    人事档案数字化的好处

      利于长远发展,保护档案原件

      1、用数字化的档案代替原件使用,可以保护档案原件;

      2、数字化副本异地保存,输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏,有利于档案的长远发展;

      3、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

      改善档案的利用方式,提高利用率

      1、一份文件可以以数字化形式同时提供给多个利用者,实现资源共享;

      2、数字化文件可以通过网络传输,能异地调阅利用,扩大了档案的利用空间;

      3、档案数字化以后,将已开放的档案上传系统,利用者可以随时使用开放的档案文件,实现档案信息资源共享。

      4、缩短检索时间,利用效率有很大的提高。

      节约成本,提高档案人员工作效率

      数字化管理后,纸质载体的档案可以转为机读档案,既节约了保管费用,也节省了占地空间,查阅方便迅速,避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档,并能尽快提供利用服务。

      5、档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷的服务方式。

      数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用,为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。

      6、档案信息数字化是对纸制档案原件实行有效保护方式。

      档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现,因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案,档案数字化之后,档案利用方式主要是使用数字化的档案信息,档案原件从而得到了有效保护。

      7、档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。

      根据档案载体形式的不同,我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换,也同样再现其它载体档案信息的真实内容,既加强管理又方便利用。

      8、档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。

      在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代,档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向,我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外,为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。

      9、档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。

      随着电子政务的不断发展和技术成熟,无纸办公和电子文档的普遍应用,这是现代办公和国际管理发展的必然趋势,根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范,在法律规定允许范围内,电子文档可直接采用数字方式存档,与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库,便于资源共享。

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  •   干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础,是维护干部人才合法权益的重要依据,是社会信用体系的重要组成部分,是党的重要执政资源。信息时代下,企事业单位要提升干部人事档案管理质量,还应注重干部人事档案系统的数字化建设。

    人事档案数字化的好处

      一、双线备份,有效保障“安全力度”

      一卷真实可靠的干部人事档案,不单可以真实深刻地反映出一个干部的成长历程及其处于每个职位、每个时期的精神风貌和工作作风,而且还是各党组织和上级领导客观公正评价和正确聘用干部的重要依据。

      干部人事档案必须做到准确、全面、客观、真实,以档案的清清爽爽保证用人的清清爽爽。目前,仍有许多企事业单位尚未建立干部人事档案信息化管理平台,采用纸质档案管理的模式开展工作。

      纸质材料经过长时间的翻阅,容易出现纸张变黄、破损、丢失、字迹印章模糊等现象,给干部人事档案工作的完整性和精准性带来了影响。通过数字化形成的干部人事档案电子档案,一方面在线上线下双重备份保障了档案安全,一方面可在进行查阅时代替纸质档案使用,避免了查阅过程中对原件造成的损毁,也有效防止抽取、撤换、涂改档案的行为发生。

      二、科学保管,有力落实“管理制度”

      干部人事档案的数字化推进,有效促进了档案科学管理,进一步落实了党管干部、党管人才、依规依法、全面从严、分级负责、集中管理、真实准确、完整规范、方便利用、安全保密的原则,为扎实推进制度化、规范化建设提供有力服务保障。

      数字化科学管理能促进企事业单位不断完善管理制度、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式,全面提升干部人事档案工作质量。在招聘员工、提拔干部、接转档案中认真做到凡进必审、凡提必审、凡转必审,对干部员工的考察考核、奖励处分、审计、评议等材料及时归档,真实反映干部员工成长经历,为干部员工职业发展记录留痕。全面规范干部人事档案的“建、管、用”流程。

      三、高效服务,有助提升“满意程度”

      随着信息化时代的到来,干部人事档案也要紧跟时代的变化,适应人们对档案存入、查阅、借用等准确化、快捷快、方便化的需求。档案信息数字化前,干部人事档案信息的查阅,需由专人按照档案管理相关要求审核批准后进行,查档工作具有一定的时间滞后性,大大影响了单位人力资源管理效率和质量。

      档案信息数字化后,通过计算机管理系统进行查阅,实现了从手工搜索到电脑检索的转变。通过互联网实现远程调用,能更加便捷地为决策提供详细、及时、准确的数据信息,充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用,使真正优秀的人才去到真正合适的岗位,发光发热、服务发展,为优化人力资源规划配置给予了充分的技术保障和有效的信息支持。

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