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民国档案数字化细则

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匿名  ·  2022-08-18 17:00:11

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  •   民国档案因年代久、破损多,加之公文的格式排列和文字用语与现代公文有较大区别,其数字化工作面临着许多急需解决和亟待规范的问题。遂宁市档案馆民国档案数字化工作从2016年9月开始启动,严格按照国家档案局有关标准规范进行操作,同时又结合馆藏档案的实际并参照中国第二历史档案馆的一些做法,在整理加工、著录划控、题名拟写方面展开了一些有益的探索。

    民国档案数字化细则

      民国档案数字化细则

      一、馆藏民国档案数字化工作面临的困难和问题

      遂宁市档案馆,馆藏有民国档案16个全宗共16907卷,其中民国文书档案11939卷,民国会计档案4968卷。民国文书档案主要是四川省第十二行政区督查专员公署和保安司令部以及所辖各县署的档案,时间跨度为1914年至1949年。

      就市档案馆而言,民国档案数字化工作主要存在下列问题:一是这部分档案虽在“十二五”期间经过抢救处理,但因年代久远,有纸质破损、字迹褪色、扩散等现象;二是案卷整理质量较差,存在文件排列杂乱,编码不规范,很大一部份只有案卷目录没有文件级目录,有文件级目录的也极不规范;三是现代人阅读民国公文存在诸多障碍,如繁体字书写、异体字较多、行文格式特殊、导语繁杂冗长、字迹模糊辨识困难、文种繁多等。要确保数字化质量,这些问题需要在数字化加工过程中进行解决。

      二、民国档案数字化工作的探索与实践

      我们在民国档案数字化工作中,既遵守规范也尊重实际,既立足当前也着眼未来,摸索出了一些切实可行的处理原则和方法。

      (一)在案卷整理与图片扫描方面

      我们在数字化加工之前,增加了鉴定和整理环节,对不规范的案卷进行逐卷、逐件的鉴定整理,以提高案卷质量,为下一步数字化加工奠定基础。

      ——对粘连、破损档案的处理。完全粘连的档案,做到能扫描多少是多少。特别重要、破损严重但又无法扫描的档案,留待以后集中作分揭、裱糊等技术处理后再数字化,但要在案卷目录备注栏和备考表里作相应标著,便于今后查找。

      ——对案卷里空白页、残缺页的处理。有的案卷和文件相同的空白表太多,除留一页进行编码扫描外其余剔除;卷内表册和刊物的封底空页,不编码不扫描也不剔除;对卷中多余的空页,剔除但不丢弃而另作它用(可作珍贵档案仿真复制用);对残缺页集中作为一件放置于该卷最后。

      ——对重复件的处理。民国档案属于国家重点档案,资源相对稀缺珍贵,可作多种利用,因此在重复件处理上不能按现行档案的要求进行处理。我们将重复件剔除后,集中置于该卷备考表后面,不扫描不著录,但要另外手工单独编码,并在卷内备考表上注明重复的件数和页数。

      ——对案卷内不同载体(照片、地图等)档案的处理。民国文书档案中有的附了一些照片、地图、树叶标本等不同载体的档案,其重要程度、珍贵情况也参差不齐,对此我们采取了比较灵活的处理方法:一是对普通照片如个人履历照(它一般是附在纸质材料上),在编号、扫描时作常规处理,不另编号和扫描,放置于原处,只在案卷目录上注明照片的张数,在文件级目录著录时注明“有照片×张”等信息。二是对重要照片(指涉及重要人物、重大事件、重点景物)、地图和其它载体档案,都是单独作为一件处理,著录一条文件级目录,并将其装入大号纸信封,封口朝上装订以方便取放和保管。

      ——对不规则档案(幅面超大、超长)页号编制的处理。每卷档案都需重新编制页号,目的是为了固定文件顺序和位置以利后期的加工,特别是扫描和挂接,因此这个编号不能错。对超大、超长幅面的档案尽量保持原状,均作一页处理,采取分页多次扫描再拼接成一页,分页扫描时一般不在有字迹处分开。在条目著录时注明分页情况。还有民国档案的装订边一般是在右边,因此编号就一般编在文件的左上角,对原编号用笔轻轻划掉,编号用笔选择用2B铅笔。

      另外,在进行加工扫描时,按照《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005进行扫描,轻拿轻放,并适度调高民国档案图片扫描分辨率,使图像更清淅。

      (二)在目录采集与开放控制方面

      在按照《民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则》(DA/T20.1)操作的同时,将开放控制作为目录采集的重点项进行标著,并根据工作需要增减了案卷级和文件级目录一些字段或备注项。

      ——著录时增加了密级、存放位置”等字段。为了方便实体档案的管理和今后的查阅利用,目录著录时我们在原有字段上增加了“密级”和“存放位置”等字段。

      ——根据档案内容确定著录的关键词。我们根据馆藏民国档案的实际构成和开发利用情况,确定了“抗战、名人、灾害、宗教”等关键词,著录时在“关键词”项进行标著,便于以后检索和开发利用。

      ——对原来确定的密件的处理。民国档案中也有相当一部份档案标有“绝密、密件”等字样,如果完全按《国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围》来处理,也不完全合符实际,目前我们的处理原则是把原有涉密文件全部列入控制使用范围。

      ——对无法考证的责任者的处理。一些特殊档案如电报、代电等,因时过境迁难以确定责任者,我们就在责任者栏填写“无法考证”。

      ——对残缺件的著录。在前面鉴定整理环节中,发现的缺头少尾、破损严重的档案,集中作为一件放置于该卷最后,如果无法进行题名拟写,就在题名项著上“【残缺件】”。

      (三)在题名格式与拟写原则方面

      我们根据国民政府《公文程式条例》、《民国档案著录细则》和民国档案数字化培训要求,为方便现代人阅读理解并参照中国第二历史档案馆的做法,确定了题名格式和拟写原则。

      ——对题名格式要求。责任者和文种尊重民国公文原貌,一般不作改动,事由按白话文进行概括和提炼。

      ——对题名拟写的基本原则

      一是“事由”须适应现代人阅读理解习惯。不能将原公文中的“事由”简单地作为文件题名的“事由”,要看原事由能不能反映文件的主要内容,不能反映的就需要重拟事由,同时还要纠正和规范错别字、异体字。如原题名:“四川省安岳县政府为奉调受训请秘书暂代行折恳请长假由”,这个题名含混不清,应改为:“四川省安岳县政府关于县长因病不能到省受训拟请长假府务由秘书暂代的呈文。”

      二是太冗长的题名要删繁去冗力求简明。如原题名:“四川省第十二区行政督察专员公署关于据本县侦探员袁克勤报告本属第二侦探证遗失业经作废应即无效电的函。”这个题名冗长、拗口还有错别字,导致内容不清、层次不明、不方便阅读和理解。题名应改为:“四川省第十二区行政督察专员公署关于侦探员袁克勤侦探证遗失业经注销应即无效的代电。”

      三是题名中不用民国官场中的客套话和礼节性的谦虚之词。如“兄台”“钧鉴”“恳祈”“俯赐”“仰即”“乞请”等。还要一律省去标题结尾的“令仰知照由”或“令仰遵照由”。

      四是对多次转发文件必须找准责任者。有的文件经过几次转发,责任者不很明朗,在拟写责任者时要找出主发机关。文件中常常有“奉某某令”(如“奉行政院令”、奉“省政府令”)的内容,均应不提,不在标题中出现。如原题名:“四川省第十二区行政督察专员公署关于奉省府令转饬科员即赴中江详查杨定银的训令。”应改为:“四川省第十二区行政督察专员公署派科员田俊杰赴中江县详查杨定银等具控吴开科案的训令。”

      三、工作建议

      民国档案数字化不仅工作量大,而且技术要求高。为保证此项工作在基层顺利推进,特建议:

      (一)尽快明确标准规范(整理、著录、拟名方面)

      民国档案内容和形式千差万别,上述在整理、著录、拟名方面提到的问题只是其中一部分。希望国家档案局、省档案局能尽快收集各地发现的问题,明确更加细化的操作性强的标准规范,以指导工作。

      (二)自上而下项目化推进

      民国档案的数字化难度大,经费欠缺;加之题名拟写需要专业人才,基层人才匮乏,也需要聘请专业人员解决。希望把民国档案数字化至上而下作为项目来推进。

      (三)目录验收其标准把握应考虑当前基层实际

      民国档案目录采集工作,对于基层来说难度非常大,市、县两级档案馆基本上都是局馆合一,人手少;目录采集工作基本又都是外包,题名拟写、目录著录情况复杂,数量庞大,在具体标准掌握上也参差不齐。况且目前自上而下在很多方面还缺乏统一的标准规范,希望上级在验收和审核目录时,能切合基层当前的实际,以相对合理的标准进行验收。

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  •   民国档案是福州市档案馆馆藏档案中覆盖面最广、涉及门类最多的档案之一。民国档案既是民国时期福州社会历史的真实记录,也是开展民国福州史研究的重要史料,具有独特的历史文化价值。

      目前,在档案信息化建设飞速发展的时代背景下,如何更好地利用档案数字化来搭建精准、规范的民国档案数据库是档案管理工作者需要思考的问题。基于此,福州市档案馆在实践中摸索经验,在工作中完善方法,一方面积极开展馆藏民国档案数字化项目,以项目驱动馆藏民国档案数字化工作迈上新台阶,逐步建立并完善了民国档案数据库;另一方面还积极开展档案编研工作,深入挖掘档案中蕴含的历史价值与文化内涵。

    民国档案数字化细则

      面临难题

      1、工期短,任务重

      福州市档案馆的民国档案数字化项目于2017年11月正式启动,工期为9个月,计划采集文件级目录22.5万条。由于时间已经临近春节,扣除各类节假日,实际施工时间不足200天,因此工期短、任务重是第一个难题。

      2、人员缺,经验少

      由于民国档案数字化项目启动时间临近春节,所以参与项目的施工、监理单位难以招到足够的人员进场加工。此外,项目各环节的工作都缺乏有经验的老员工,而新员工的传、帮、带工作也无人负责,这就导致对新员工的培训周期不断延长,项目进度严重滞后。

      3、质量差,难度大

      民国档案年代久远,加之福州地处南方,所以福州市档案馆馆藏的民国档案很多都存在纸张皱折破损、字迹洇化褪色等问题。此外,部分案卷排列杂乱、档案文字难以识别等困难也增加了开展民国档案数字化项目的难度。

      相关举措

      福州市档案馆针对民国档案数字化项目所面临的3个难题,不断创新举措、提高质量、加快进度,从项目组织管理、数字化质量、档案安全、人才培养、编研利用等方面入手,确保民国档案数字化项目顺利竣工,并建立了精准、规范的民国档案数据库。

      1、狠抓项目管理,加快施工进度

      福州市档案馆针对民国档案数字化项目工期短、难度大、人员少、任务重等特点,成立了民国档案数字化项目专项工作组(以下简称“专项工作组”)。专项工作组由分管项目的副馆长任组长,抽调各处室业务骨干为组员,采取明确目标任务、压实工作责任、建立健全制度、坚持问题导向等工作举措,高效推进项目施工进入快车道。

      (1)以任务为中心

      专项工作组对照目标任务,层层分解任务,对项目进展情况进行“一周一上报、一月一通报、一季一调度”,动态掌握项目进展情况,重点情况适时调度,及时进行有针对性的部署调整,从而确保项目按期完工。

      (2)以责任为抓手

      专项工作组各成员对照目标责任书,从档案出库到拆卷,从目录采集到质量检验,直至档案顺利装订、归库,要确保每一个环节的施工质量,形成上下贯通、环环相扣的责任链条。

      (3)以制度为保障

      专项工作组结合实际情况制定了相关规章制度,如《民国档案数字化加工项目加工人员行为规范》《民国档案文件级目录采集场所管理规范》《民国档案项目安全应急预案》《民国档案文件级目录采集项目安全保密制度》《民国档案文件级目录采集项目监管人员工作职责》等,最终保障项目顺利进行。

      (4)以问题为导向

      专项工作组坚持问题导向,注重过程管控和序时调度,针对项目施工过程中存在的施工人员不足、项目进度滞后、施工方及监理方现场管控不到位等问题,列出问题清单,同时抓好整改落实,对整改落实不到位的负责人还要进行约谈,通过加强过程管控,把握时间节点,优化施工环节,达到提质增效的目的。

      2、理论联系实际,提升项目质量

      (1)积极学习借鉴

      在项目施工前,福州市档案馆组织业务骨干对有民国档案数字化经验的中国第二历史档案馆、福建省档案馆等单位进行了调研,并了解到项目施工过程中可能遇到的问题及其解决方法。基于此,福州市档案馆结合自身工作实际,制定了合理的民国档案数字化项目施工计划,有序安排工作量与工作进度,为民国档案数字化项目的顺利开展奠定了坚实基础。

      (2)统一加工标准

      目前,民国档案数字化可以依据的相关标准有《民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则》《民国档案文件级目录数据采集操作办法》及《福建省民国档案文件级目录著录实施细则(试行)》等。然而,现有标准还无法完全解决实际工作中遇到的各类难题,在面对各类型民国档案的编页、分件、题名拟写等问题时,档案管理工作者应在尊重已有标准的前提下,制定更加符合实际情况的标准,以便能更好地完成工作。

      (3)加强质量管控

      福州市档案馆始终将项目质量视为生命线,在施工过程中建立并完善了质检方案。一是要求项目施工方优化质检流程及工序,设立项目初检、复检与终检3层质检体系,对施工质量进行层层把控。二是要求监理公司对施工方移交的档案进行100%质检,一旦发现合格率低于合同要求,就立即退回整改。三是要求档案馆的现场工作人员对监理方提供的数据按20%的比例进行抽检。四是在项目提交验收前,安排档案馆工作人员组成联合验收组进行终检,从而最大限度提高项目施工质量。

      3、强化“三线意识”,落实安全责任

      福州市档案馆把“三线意识”贯穿于项目施工全过程中,始终筑牢安全施工防线、守住安全监管底线、强化安全施工红线。

      (1)筑牢安全施工防线

      福州市档案馆与项目施工方和监理方签订了《档案数字化加工保密协议》,与现场工作人员签订了《公司员工安全保密协议书》,并对相关工作人员提供的身份信息进行审查存档。

      (2)守住安全监管底线

      福州市档案馆按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》的要求,指定档案馆工作人员全时段负责现场安全管理,对人员管理、档案保管、制度落实、设备管理、技术保障及安全措施等方面加强管理。

      (3)强化安全施工红线

      福州市档案馆在数字化扫描室安装了电子监控设备,对数字化录入工作进行全过程、无死角监控录像,有效监督档案数字化处理整个过程,严防档案失密、泄密事件发生,确保在档案数字化加工过程中各类档案资料的绝对安全。

      4、创新培训模式,培养档案工匠

      福州市档案馆以项目为驱动,创新档案业务培训与实践模式,开展民国档案目录著录专项技能培训。

      (1)采取“1+N”培训模式

      福州市档案馆邀请相关专家开展民国档案数字化培训,针对民国档案中的民国文书知识、公文格式、行文习惯、典章制度、分件断句、日期格式转换、繁体异体字等内容进行业务培训,采取“项目驱动,案例教学”的方式,将专家理论培训与现场实践演练相结合,让参训人员学以致用、有的放矢。

      (2)全馆人员轮流参训

      福州市档案局领导轮流在项目施工现场带班,各处室由处长带领,采取各处室包干的形式进行实践操作,并将各处室在培训中采集的目录数据全部交由监理公司质检,不合格的目录退回责任人进行整改,不断夯实质量基础,务实做好业务培训工作。

      (3)建立档案人才库

      通过培训,增强了档案管理工作者的保密意识,提高了档案管理工作者的工作水平,达到了“规范和规模并举,质量和效率并重”的培训目的,培养了一批精通档案业务与管理的工匠型人才,这为组建民国档案人才库奠定了基础。

      5、同步开展编研,唤醒福州记忆

      福州市档案馆在项目施工中同步开展民国档案编研工作,突出福州的地方特色和文化内涵,对一些能反映福州历史事件、闽台交流、侨史侨政、民族工业、民俗风情、传统工艺、名胜古迹等具有地域性特色的档案特别标注,并从中选取了一些有代表性的人物与故事进行编研创作,宣传民国时期福州地区的杰出人物及其事迹,为再现民国时期福州市的历史和文化,构建丰富多彩的闽都文化历史资源库打下了坚实的基础。

      未来,福州市档案馆还将建立民国档案特藏室,妥善保存具有珍贵价值的民国档案,抓住“互联网+”这一时代机遇,引入先进的展览手段,向社会各界展示最新编研成果。同时,还将深入挖掘民国档案中蕴含的思想观念、人文精神、道德规范,将其制作成各种类型的专题节目,让民国档案走向社会公众,以发挥其独特的历史文化价值。

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