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档案数字化

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录像带档案数字化

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匿名  ·  2022-08-18 17:13:21

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  •   录像档案因其形象、直观、生动、活态等特点,在社会记忆构建中具有重要作用和不可替代性。在录像档案的实际保存过程中,因其制成材料的快速老化、技术更新快、读取设备缺失、保管不善等因素,导致部分信息质量快速下降乃至消失,严重影响录像档案的利用和保存。

      在现有条件下,只有尽快借助数字化手段,将录像档案复制迁移至新的载体或存储系统,才能使录像档案在未来仍能被读取使用并保存下来。

      “录像档案数字化研究与实践”项目组从录像档案抢救保护障碍分析及数字化抢救方法入手,从技术上解决了录像档案的长期保存问题,最大程度地消除保存隐患,并从录像档案保存设备的获取、保管状况改善、保管水平提高、制度保障等方面提出录像档案抢救性保护的策略。

      项目组还专门打造了录像档案管理系统,该系统在著录、元数据构建、存储格式、长期保存方式等方面突出录像档案的特点,便于信息的共享与利用。

    录像带档案数字化

      录音录像档案管理规范

      1.范围

      本标准规定了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档与录音录像档案管理要求。

      本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织(以下简称各单位)形成的录音录像档案的管理。

      2.规范性引用文件

      下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

      GB/T 18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范

      DA/T 38—2016电子文件归档光盘技术要求和应用规范

      DA/T 58—2014电子档案管理基本术语

      DA/T 62—2017录音录像档案数字化规范

      DA/T 63—2017录音录像类电子档案元数据方案

      DA/T 74—2019电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范

      DA/T 75—2019档案数据硬磁盘离线存储管理规范

      3.术语和定义

      GB/T 18894—2016、DA/T 58—2014、DA/T 63—2017界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

      3.1

      录音录像文件audio and audio-visual document

      国家机构、社会组织或个人在履行法定职责过程中采用不同记录载体形成的以声音或影像为主要呈现方式的信息记录。

      3.2

      录音录像电子文件audio and audio-visual electronic document

      国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责过程中,通过计算机、数字化转换等电子设备形成、传输和存储的数字音频和数字音视频文件。录音录像电子文件由内容、结构、背景组成。

      注:改写GB/T 18894—2016,定义3.1。

      3.3

      录音录像档案audio and audio-visual record

      具有凭证、查考和保存价值并归档保存的录音录像文件。

      注:改写DA/T 62—2017,定义3.1。

      3.4

      件item

      由摄录设备连续录制或拍摄形成并独立存在的录音录像文件,又称为自然件。

      3.5

      归档archiving

      将具有凭证、查考和保存价值并经系统整理的录音录像文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。

      注:改写GB/T 18894—2016,定义3.12。

      3.6

      模拟信号录音录像文件数字副本digitalcopyofanalogsignalaudioandaudio-visualdocument

      模拟信号文件或档案经过数字化加工后形成的,存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机等电子设备识别的数字信号文件。

      3.7

      模拟信号录音录像文件数字化digitizationofanalogsignalaudioandaudio-visualdocument

      依据规范要求对模拟信号录音录像文件进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字音频和数字音视频文件,并按照录音录像文件的内在联系,建立起目录数据与数字音视频文件关联关系的处理过程。

      注:改写DA/T 62—2017,定义3.7。

      3.8

      原始载体originalmedium

      可追溯到的最早的录音录像文件记录载体和离线归档载体。

      示例:录音带,录像带,一次写DVD-R光盘,一次写蓝光(BD-R)光盘,移动硬盘。

      3.9

      离线备份载体oflinestoragemedium

      以备份为目的,采用可移动存储设备制作并脱离计算机和网络保存的数据存储介质。

      4.总则

      4.1归档范围

      各单位在履行职能活动中形成的、具有保存价值的录音录像文件应及时归档。

      4.2基本原则

      应遵循集中管理、过程管理、便于利用、安全保密的基本原则,从技术与管理两个方面采取措施确保录音录像档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

      4.3技术支撑

      应基于电子档案管理系统对录音录像档案进行集中管理和全程管理,电子档案管理系统的建设、管理和安全防范应按照GB/T 18894—2016的要求执行。

      4.4制度建设

      应建立管理制度,明确相关部门的职责:

      a)录音录像文件形成部门负责收集、整理、著录和归档等工作。

      b)档案部门负责制定录音录像档案管理制度,指导形成部门按要求做好录音录像文件收集、整理、著录和归档工作,负责接收归档的录音录像文件和录音录像档案保存、保管、利用、统计、移交等管理工作。

      c)信息化部门负责为录音录像文件归档和录音录像档案管理提供信息化技术支持。

      d)保密部门负责监督涉密录音录像档案的保密管理。

      4.5保密管理

      涉密录音录像档案管理应遵循国家有关保密管理的规定。

      5.收集

      5.1收集范围

      5.1.1记录本单位主要职能和基本历史面貌的,具有保存价值的录音录像文件;

      —工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等;

      —主办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动;

      —上级领导和著名人物来本单位进行检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重大活动;

      —组织或参与处置的重大事件,包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等。

      5.1.2记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件。

      5.1.3执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件。

      5.1.4其他具有保存价值的录音录像文件。

      5.2收集要求

      5.2.1录音录像文件应客观、系统地反映主题内容,画面完整、端正,声音和影像清晰。

      5.2.2经摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件应收集、保存,录像电子文件应是音频、视频封装为一体的音视频文件。以摄录设备直接形成的录音录像文件为素材,遵循活动时序与客观事实编辑制作的录音录像文件应收集、保存。

      5.2.3在保证录音录像电子文件真实性、完整性、可用性和安全性基础上,应通过转码、复制等方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中,经过系统整理、著录后再归档;

      —宜一并收集相应的数字录像带、一次写光盘等记录载体;

      —关于同一工作活动的录音录像电子文件应存储在同一个文件夹中,应按照6.1.3的要求建立并命名文件夹;

      —可沿用摄录设备、转码设备自动为录音录像电子文件赋予的计算机文件名;需手工设定命名规则的,宜参照档号构成要素确定录音录像电子文件命名规则;

      —采用符合5.2.6要求的计算机文件格式存储录音录像电子文件,不符合要求的应做格式转换;

      —以同一工作活动或主题的录音录像电子文件为对象填写《录音录像电子文件采集登记表》(参见附录A)。

      5.2.4应对模拟信号录音录像文件进行数字化转换,形成数字副本,按照6.2明确的要求进行著录,建立目录数据库。模拟信号录音录像文件数字化转换的前处理、信息采集、数字化成果验收等按照DA/T 62—2017的有关要求执行。

      5.2.5有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的,应挑选一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的进行收集、归档。

      5.2.6应以通用或开放格式收集、存储并归档录音录像电子文件。录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等,音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等,视频比特率不低于8Mbps,珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。

      5.2.7重大活动筹备、实施过程中形成的各种文字材料、重要实物等应与相应的录音录像文件一并收集、归档,包括公文、活动日程、领导讲话、交流发言材料、名册、签名册、座次表、宣传册、活动标志、成立的临时机构印章、证件、礼品、纪念章、场馆设计图等。

      6.整理与著录

      6.1整理

      6.1.1一般要求

      应归档的录音录像电子文件、录音录像文件记录载体的整理应符合以下基本要求:

      a)以件为管理单位整理录音录像电子文件,整理结果应能保持录音录像电子文件之间的内在有机联系,通过规范命名、著录等建立录音录像电子文件与目录数据之间的一一对应关系,便于利用和长期保存。

      b)应按录音录像文件记录的工作活动时间顺序排列录音录像文件记录载体,按照规则为其编号并标示。

      6.1.2保管期限划分与分类

      对记录同一工作活动和主题的录音录像文件统一划分保管期限,保管期限分为永久、定期30年、定期10年,国家或行业主管部门有专门规定的,应从其规定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分类方法对录音录像文件进行分类。

      6.1.3存储结构与排序

      应在计算机存储器中按分类类目(年度、保管期限)等逐级建立、命名文件夹,在最低一级分类类目文件夹集中存储应归档的录音录像电子文件,由电子档案管理系统或操作系统自动排序,保持录音录像电子文件之间的内在有机联系。录音录像电子文件存储结构与命名。

      需以离线方式归档的,应结合计算机文件大小、载体容量等因素适时制作离线归档载体,将应归档的录音录像电子文件、目录数据等按原有存储结构复制到一次写光盘或移动硬盘,并按规则为离线归档载体编号、标示。

      6.1.4文字材料的整理

      重大活动筹备、实施过程中形成的文字材料、重要实物等,宜按文书档案有关要求进行整理、编目并归档保存。

      6.2著录

      6.2.1基本要求

      对应归档的录音录像电子文件,应按照DA/T 63—2017的有关要求,基于电子档案管理系统或使用ET、XLS格式通用电子表格进行著录,对录音录像文件记录的工作活动进行描述,建立目录数据库。

      应在数字化转换过程中完成模拟信号录音录像文件数字副本的著录、建立目录数据库等工作。

      6.2.2基本著录项

      应对每一件应归档的录音录像电子文件进行著录,著录格式按照DA/T 63—2017中相应元数据的著录说明执行,基本著录如下:

      —计算机文件名:在计算机存储器中唯一标识录音录像电子文件的一个字符串,由文件名与扩展名两部分组成;

      —题名:能揭示录音录像文件中心主题的标题或名称;

      —责任者:对录音录像文件记录的内容负有责任的单位或个人名称;

      —摄录者:录音录像文件的录制者或拍摄者及其工作单位名称;

      —摄录日期:录音录像文件的录制或拍摄日期,著录格式为yyyy-mm-dd或yyyymmdd;

      —时间长度:录音录像文件持续时间的数量,以小时、分、秒为计量单位,著录格式为hh:mm:s;—计算机文件大小:录音录像电子文件的字节数;

      —年度:录音录像文件形成年度,模拟信号和数字信号录音录像文件数字化或转码的年度除外;

      —工作活动名称:著录工作活动、重要会议、重大事件等的名称;同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同;

      —工作活动描述:著录工作活动的主要内容,包括工作活动名称、起始日期、地点、主要人物、主要议程或过程、结果等;同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同;

      —保管期限代码:录音录像文件保管期限的代码,永久—Y,定期30年—D30,定期10年—D10;—密级:录音录像文件的保密等级,密级分为秘密、机密和绝密等三种;

      —原始载体编号:记录或存储录音录像文件的原始载体编号,多个原始载体编号之间用“,”隔开;

      —档案门类代码:录音录像文件的档案门类代码,录音—LY,录像—LX;

      —参见号:与录音录像文件密切关联的其他载体或门类文件材料的唯一编号;

      —著录者:对录音录像文件进行著录的责任人及其工作单位名称。

      7.归档与管理

      7.1归档

      7.1.1归档时间

      自录音录像文件形成起3个月内向档案部门提交归档,最迟不能超过录音录像文件形成后的次年6月。

      7.1.2归档方式

      可采用在线和离线两种归档方式。基于电子档案管理系统整理、著录的录音录像电子文件,以在线方式归档;记录或存储录音录像文件、目录数据的原始载体以离线方式归档。

      7.1.3归档程序

      按照GB/T 18894—2016中8.1给出的电子文件归档程序和要求,实施录音录像文件及其元数据的归档,包括清点、鉴定、登记和填写《录音录像文件归档登记表》(参见附录D)等步骤。采用在线方式归档的,应基于电子档案管理系统完成归档程序;以离线方式归档的,由交接双方借助专用计算机手工完成相关步骤:

      —清点、核实录音录像电子文件、原始载体及其记录或存储的录音录像文件、目录数据数量的一致性;清点、核实原始载体编号与标示、原始载体是否完好无损并可正常使用;清点、核实重大活动文字材料、重要实物的数量;

      —鉴定、检测录音录像电子文件格式、著录的规范性,录音录像电子文件、原始载体等是否感染计算机病毒;

      —以离线方式归档的,完成清点、鉴定工作后,应将录音录像电子文件及目录数据导入电子档案管理系统并挂接,建立录音录像文件与目录数据的一一对应关系;

      —由电子档案管理系统为录音录像电子文件赋予唯一标识符,并在管理过程元数据中记录归档登记行为,采集基本结构元数据,生成固化信息;应采集的基本结构元数据应符合DA/T 63—2017的规定,基本结构元数据与DA/T 62—2017第9章所述技术参数对应关系;

      —填《录音录像文件归档登记表》,办理归档手续。

      7.1.4审核与档号编制

      完成归档程序后,应对录音录像文件的整理、著录结果予以审核并确认,由电子档案管理系统按预设规则自动为录音录像档案编制档号。档号编制规则有两种:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号,全宗号-档案门类代码·保管期限代码-年度-件号。

      7.1.5命名

      完成档号编制后,应由电子档案管理系统自动使用档号为录音录像电子档案重新命名,同时更新计算机文件名元数据值。

      7.2保存

      7.2.1存储与备份

      应与其他门类电子档案一并规划、设计和建设录音录像电子档案及其元数据的在线存储与备份系统,实施在线存储与近线备份、离线备份,开展日常管理和运行维护。具体要求按照GB/T 18894—2016、DA/T 38—2008、DA/T 74—2019、DA/T 75—2019执行。

      7.2.2转换和迁移

      当出现在线存储系统需更新换代、经检测离线备份载体达到或超过三级预警线、录音录像电子档案的存储格式即将淘汰等需求或情况时,应对录音录像电子档案或存储载体实施转换或迁移。具体要求按照GB/T 18894—2016的第10章的有关规定执行。

      7.3保管

      7.3.1载体存放

      应在档案库房配备档案柜等装具,对录音录像档案原始载体、离线备份载体进行集中保管。除参照纸质档案保管要求外,录音录像档案原始载体、离线备份载体的保管还应符合下列要求:

      —应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;

      —应装盒,竖立存放,避免挤压;

      —应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;

      —保管环境温度选定范围:光盘17℃~20℃,磁性载体15℃~27℃,24h内温度变化分别不得超过±2℃、±3℃;

      —相对湿度选定范围:光盘20%~50%,磁性载体40%~60%,24 h内相对湿度变化不得超过±5%。

      7.3.2原始载体和离线备份载体检测

      应对录音录像档案原始载体、离线备份载体做定期检测,当光盘参数超过三级预警线、硬磁盘出现异常情况时,应立即实施原始载体和离线备份载体转换或更新,建立管理台账并归档保存。具体要求按照GB/T 18894—2016的有关规定执行。

      7.4利用、统计和移交

      7.4.1利用

      利用者应在权限允许范围内对录音录像档案进行检索和利用,未经授权不得擅自复制。记录了人物影像、在版权保护期内的录音录像档案的利用应符合国家有关规定。

      7.4.2统计

      按照国家有关档案统计工作要求和本单位实际,开展录音录像档案室藏量、利用、移交等情况的统计。可按档案门类、年度、保管期限、卷数、件数、字节数、时间长度等计量单位对录音录像档案进行统计。

      7.4.3移交

      属于国家综合档案馆接收范围的录音录像档案,应依法按期向同级国家综合档案馆移交。符合移交进馆要求的录音录像电子档案自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交,具体要求按照GB/T 18894—2016的第10章执行,同时参见《电子档案移交与接收办法》。

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  •   2017年8月,档案行业标准《录音录像档案数字化规范》(DA/T 62-2017)正式发布,于2018年1月1日起实施。笔者作为本标准的主要起草人之一,全程参与了本标准的起草和编制。

    录像带档案数字化

      一、标准编制背景

      全国各级档案部门都保存着大量的录音录像档案,随着时间的流逝,受自然衰变和保管条件等诸多因素的影响,录音录像档案正在慢慢地损坏。同时,由于技术发展等原因,许多种类的读取设备正在或者已经消失,如果不及时采取措施抢救这些珍贵的档案信息资源,将给国家和社会造成无法弥补的损失。

      因此,利用传统读取技术和计算机技术相结合的方式,对录音录像档案进行数字化处理,形成数字档案资源,已经刻不容缓。但是,在数字化实践中由于录音录像档案种类多、技术依赖性强、技术标准不统一等问题,增加了数字化工作的复杂性和技术难度,数字化成果质量无法保证,极大地制约了录音录像档案数字化工作的开展。

      在这样的背景下,2012年,由国家档案局技术部、国家档案局档案科学技术研究所等部门和单位共同起草编制《录音录像档案数字化规范》。

      《录音录像档案数字化规范》规定了模拟录音档案和录像档案数字化的技术和管理要求,明确了录音录像档案数字化工作组织与管理、数字化工作流程、数字化技术标准等内容,保障了录音录像档案数字化工作的规范性和科学性,在一定程度上推进了我国录音录像档案数字化工作的开展。

      二、标准内容解读

      纵观整个标准,数字化加工流程和数字化技术参数是本标准最为核心的内容。

      划重点

      1、数字化加工流程

      数字化加工流程的科学与规范,是确保数字化成果质量和效率的重要条件。标准起草组通过对各地录音录像档案数字化加工实践经验的总结和归纳,确定了一套科学合理、普适性强的工作流程。

      1、档案出库

      档案出库明确了档案出库过程中的管理要求,交接双方应认真做好出库档案的检查、清点和登记工作,确保档案安全。

      2、数字化前处理

      数字化前处理是为后续的信息采集做准备,需要对录音录像档案载体的外观进行检查,对有问题的载体要进行适度的清洗或修复操作;对录音录像的声音、画面的质量做检查,对存在问题的做好记录。

      3、数据库建立

      结合实际情况,数据库建立分为两种情况,部分单位在录音录像档案数字化之前就已经做好目录数据库建立的工作,对于这部分单位只需在数字化加工过程中对目录数据库的质量进行检查,确保目录数据库的规范性和准确性;另一部分单位是还未建立目录数据库,对于这部分单位首先需要制定目录数据库数据著录规则,数字化加工过程中按照目录数据著录规则完成信息著录,并可采用自动校对和人工校对相结合的方式对目录数据质量进行检查。在现阶段,目录数据库数据著录规则的制定可以参考《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63-2017)。

      4、信息采集

      信息采集是数字化加工流程中最重要的一个环节。首先明确了录音录像信息采集的基本要求,再对信息采集设备、技术参数、文件切分与著录、文件命名、质量检查、档案恢复提出了具体的要求。其中数字化技术参数是本标准中最重要的内容,具体说明详见后续章节。

      5、音视频处理

      对于音视频处理环节,可以这样理解,采集完成的音视频档案,可以按照不同的用途保存两套,一套用于利用,一套用于长期保存。对于提供利用的这套,可以适当的进行压缩、降噪、振幅标准化、去蒙尘、去划痕、校色等操作;对于长期保存的这套建议采用原始音视频文件保存,随着技术进步,降噪、校色等处理技术会更加完善,若原始文件仍然留存,便可在未来获得质量相对更佳的处理后文件。

      6、数据挂接

      数据挂接是通过档号或者原始介质索引号建立目录数据与音视频文件的关联,建立音视频文件与档案原件的关联。挂接完成后,需要对挂接结果进行逐条检查,及时发现错误,确保挂接质量。

      7、数字化成果验收与移交

      数字化成果验收与移交明确了验收方式、验收内容、验收指标、验收结论和移交手续等内容。验收内容不仅包括档案目录数据、音视频文件、挂接成果,还应对工作文件、存储载体进行验收。在验收方式上,尽量选择计算机自动校验的方式,既能提高验收的质量和效率,也使数字化成果100%全面检测成为可能。另外针对档案数字化成果验收指标进行科学划分,对于能够通过计算机程序自动化方式验收的指标,提出100%验收比率和100%合格率的要求。对于无法采用自动化验收的指标,也根据具体情况提出了不同的合格率要求。

      8、档案归还入库

      档案归还入库明确要做好对档案原件进行处理和清点,完成档案入库手续。

      划重点

      2、数字化技术参数

      数字化技术参数是决定录音录像档案数字化加工质量的关键因素。本标准提供的数字化技术参数是标准编制组在试验对比的基础上得出的成果,可执行性较强。

      1、录音档案数字化技术参数

      声音从模拟信号转化成数字信号的过程如下图所示,其中比较重要的技术参数有采样率、量化位数、编码格式。

      采样率是指录音设备在单位时间内对模拟信号采样的多少,目前主流的采样频率一般共分为11025Hz、22050Hz、24000Hz、44100Hz、48000Hz五个等级。人耳最基本的听觉要求,1s采样至少40000次,即40KHz,常见的CD,采样率为44.1kHz。因此,要求录音档案的采样率不低于44.1kHz。对于珍贵的档案或者是含有音乐的档案,可以采用96kHz或更高的采样率,能够准确捕捉噪声以及人耳难以感知的声音,如听不见但影响音质效果的和声,可在未来被新算法捕捉的辅助信息等。

      量化位数是指每一次采样周期内声音模拟信号的积分值。数值越大,解析度越高,声音就越真实。为了能完整的保存原录像文件中所有的声音细节,建议采用较高的24bit进行采集。

      录音格式建议采用WAVE格式,是多媒体中使用非常广泛的声音波形文件之一,文件扩展名为“wav”,支持无损压缩,保存音质非常高,适合数字音频文件的长期保存。

      2、录像档案数字化技术参数

      录像档案数字化涉及的关键技术参数包括视频编码方式、帧率、分辨率、色度采样率、视频量化位数、视频比特率、音频编码格式、音频采样率、音频量化位数、声道、文件格式。

      视频编码方式就是指通过压缩技术,将原始视频格式的文件转换成另一种视频格式文件的方式。视频编码方式的选择综合考虑了压缩效率、画面质量、应用范围、长期保存等方面的因素。标准里明确,针对普通的录像档案,可以采用H.264或MPEG-2 IBP的视频编码方式;对于珍贵或有特别用途的录像档案,建议采用无压缩的方式。

      从通用性和长期保存角度考虑,视频文件格式建议采用AVI或MXF格式。AVI英文全称为Audio Video Interleaved,即音频视频交错格式,是一种常见的视频文件格式。它把音频文件和视频文件包含在一个文件容器中,将视频和音频交织在一起进行同步播放,是使用非常广泛的一种视频格式。MXF是英文Material eXchange Format(素材交换格式)的缩语,是SMPTE(美国电影与电视工程师学会)组织定义的一种专业音视频媒体文件格式,主要应用于影视行业媒体制作、编辑、发行和存储等环节。对于珍贵或有特别用途的录像档案,可以采用MXF格式保存。

      视频分辨率、视频比特率,标准中按照视频的清晰程度给出了不同的标准。在录像档案数字化过程中,如果按照用途要采集多套,可以分别选择不同的参数。

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