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欢迎来到档案界!2024年04月26日
档案数字化加工
全面加强档案管理法制化、制度化、规范化、信息化建设,奋力开创档案工作新局面,建立健全档案管理制度,强化档案资源建设,推动档案室建设,实行档案的集中统一管理。山东档案数字化得到了哪些收获?下面就来看一看。
山东档案数字化
日前,《山东省档案局档案数字化加工场所建设项目》获山东省发改委正式立项批复。省发改委决定连续3年共计拨款746万元支持省档案馆馆藏档案数字化工作。该项目的获批与实施创造了省档案馆数字化工作领域的3项第一,即一次性投入资金最高,一次性完成工作量最大,一次性提升数字化比例最高。
为确保档案馆数字化工作顺利进行,山东省档案馆专门成立了档案数字化工作领导小组,省委副秘书长、省档案局馆长杜文彬担任档案数字化工作领导小组组长,明确了数字化工作的工作机制和任务目标,专门组织工作人员赴数字化工作先进档案部门学习经验。省档案馆各部门积极配合,牢固树立“大数字化”的工作理念,设计执行了涵盖调卷、前处理、目录校对、档案扫描、图像处理、质量检验、数据打包、挂接、装订等各个环节的工作流程。目前,在严格进行招投标的基础上,山东省档案馆已拥有了日产10万画幅高质量扫描件的生产能力。
此外,省档案馆在数字化工作中十分重视档案实体和信息的安全,制定了一系列安全责任制度和保密制度。与加工企业及其所有工作人员签订了《安全、保密责任书》,确保责任落实到人。按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求对数字化工作场所进行了弱电、强电、门禁、视频监控等系统的改造,安装了通过国家安全认证的国产数据安全与网络监控系统,全面打造“九防”功能完备的档案数字化安全体系。
据了解,项目预计完成档案数字化工作量接近5000万画幅,项目完成后,山东省档案馆将基本完成现有全部馆藏档案的数字化工作,一举扭转馆藏档案数字化比例长期过低的状况,为充分发挥数字档案馆功能,方便社会查档利用提供保障。
山东省检察院档案数字化加工中心正式投入使用。该中心的流畅运转,为今后检察官办理案件、调研分析提供了丰富的原始资料,提高了档案保障,确保了原始资料能够长久保存。该院要求,下一步,要注意安全保密,继续加强保密教育,同时,要让网上借阅、审批环节流程更加规范。
经国家档案局批复,山东省日照市数字档案馆被认定为“全国示范数字档案馆”,标志着日照市档案信息化建设迈上新台阶。
市档案馆全面启动“全国示范数字档案馆”创建工作,通过打造全新档案综合管理及服务平台,实现全市档案资源“统一平台、三级联动、分级管理”。在整个创建过程中,市档案馆积极开展“五争同创”活动(推进设施争先,建强平台“硬实力”;推进系统争优,升级应用“多功能”;推进数据争量,构建数字“资源库”;推进安全争强,织密信息“安全网”;推进服务争效,提升群众“满意率”),充分运用大数据、云计算、物联网和移动互联网技术,构建存量数字化与增量电子化并重的数字档案资源体系,推出了一网查档、系统响应、全域联动、智能推送的特色模式,推动档案资源从实体管理到信息管理、从线下接收到在线接收、从资源分散到整合共享、从单一利用到多维交互利用,实现了全市档案资源在线采集、保全管控和发布共享。
在创建“全国示范数字档案馆”过程中,市档案馆打通馆室档案流通障碍,搭建起档案资源大数据平台;依靠市档案馆专门设施和专业人员,实施档案集约化管理和数字化利用,为各机关单位“减负”,使政府投入资金效益更加凸显、档案馆设施设备得到充分利用、国家档案资源得到安全保管、数字档案馆实现“24小时在线”。此外,市档案馆通过推进市域数字档案建设一体化工作,建成全市档案数据资源中心,实现了资源数字化、控制标准化、服务网络化、利用便捷化。目前,入网部门单位达338家。
市档案馆通过创新服务、优化流程、信息共享,构建了到馆查档、自助查档、远程查档等多层次、多渠道的档案利用模式,助推档案馆“一次办好”工作落地落细;通过“市档案馆综合监管平台”,实现对馆藏档案保管状况和档案库房设施安防情况的实时监测。借助数字档案建设成果,开展“馆际联动、异地查档、跨馆出证”工作。
下一步,市档案馆将以成功创建“全国示范数字档案馆”为工作动力,不断提升数字档案馆建设和档案信息化建设水平,进一步完善数字档案馆功能,在更宽领域、更高层次上构建全市档案资源互联互通互查平台,配套推进制度机制创新,切实提升档案资源整合、档案信息提供能力;推进数字档案进社区服务平台、进桌面办公系统、进手机移动终端,努力拓宽数字档案应用服务领域和场景,全面融入“智慧城市”建设。市档案馆将发挥数字档案馆示范带动效应,积极引进、培育数字档案产业,配合大数据发展战略,以数字档案馆和智慧档案建设为载体,大力引进大数据、云计算、云存储等高科技企业,配套引入智能档案研发、制造、装备企业,招引、培育档案集中存储(托管)等一批档案相关产业项目,集聚高端人才,打造档案产业园;推进数字档案在线备份和服务平台建设,着力打造“国家区域性数字档案备份中心”。