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欢迎来到档案界!2024年04月19日
档案数字化加工
档案管理工作对于企业的发展具有十分关键的作用,记录档案信息并展开对于档案信息的良好管理可以帮助企事业单位确定自身的发展方向。在新时代背景下,档案数字化建设已然成为企事业单位档案数字化的趋势。
档案数字化是综合运用计算机技术和网络技术,展开纸质档案信息转换的一种档案管理形式,与纸质档案相比,实现了信息和载体的分离,将不同形式的载体信息向进行数字化形式的转换,让文字、语音及图片等信息实现了数字化编码,借助数字化转换,让信息内容可以直观地呈现。
在科技高速发展的背景下,随着对外交流的持续增多,以往的纸质档案管理方法已经不能满足档案管理者和使用者的要求。随着档案数字化处理技术的提升和计算机的广泛普及,档案数字化管理已经得到了全新的应用空间。
传统的档案管理模式在用户需要查阅时,档案管理人员的效率低,查找速度也比较慢。在档案数字化管理的趋势下,档案管理人员应提升自身的信息化管理技能,建立相应的档案数据库,有秩序地编号、分类,完善档案信息,并定时更新档案数据库。当有用户需要查阅时,档案管理人员可以通过便捷的查找方式快速得到需要的信息,进而大大提高了档案的查阅速度和工作效率,这对提高档案管理的服务质量具有重大意义。
为了让企事业单位档案管理工作的数字化质量得到全面提升,需要有关管理者积极提高在档案数字化建设工作中的资金投入力度,为档案的数字化转变打下良好的环境基础。
第一,需要企事业单位提高在数字化硬件设施中的引进和采购力度,将数字化设施进行升级和改造,以切实满足档案数字化建设工作的硬件需求;
第二,要求档案管理机构积极开展数字化档案管理平台建设,在关注管理平台技术创新的基础上,提高管理平台的安全防护力度,以免数字化档案资源被非法盗用,让档案数字化建设工作的有效性得到切实保障,让档案管理工作得以高效开展。
新时代档案数字化的趋势
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、存储技术等的发展产生的一种新型档案信息形态。数字档案主要把纸质载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库。
在我看来,实现档案数字化主要有以下三个方面的优点:
一是提高工作效率。在干部工作中在使用档案时能快速查阅档案,在管理档案时,从传统的查询工作中解脱出来,大大提高了工作效率,使档案管理再上一个新台阶。
二是档案信息得到有效利用,实现资源共享。可异地实时为利用者提供数字档案信息,打破了传统利用方式和时空局限,并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案,大大提升了档案服务的总体水平。
三是促进了档案的实体保护,档案保管更加安全。相对以往纸制档案不利于查阅,而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案,档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档,有效的保护了档案的涉密程度,对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。