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欢迎来到档案界!2024年04月20日
档案数字化加工
档案数字化是一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,通过建立档案数字化目录,以此来查询,及时提供利用,实现资源共享。
档案信息资源是国家信息的核心组成部分,从档案中可以看出人一生的事迹。随着全球网络信息化的发展,档案数字化顺应了新的时代潮流,只有让档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用,档案的意义与价值才能充分地全面地展现出来。
档案那些事儿-档案数字化目录
档案装订后要进行档案数字化目录的录入,打印工作。
1.收集一年中积攒的资料,这些资料包括:
3类中的考核表,4-2职称是否有变化,4-3骨干教师申请表,4-4继续教育(五年一次),5类入党可能有政审材料,6类是否入党材料,7类是否有获奖,8类是否有处分,9-1工资变动审批表,包括岗位和职称,9-2职称岗位变更,内部晋级等材料,前9类不能放的就放入10类中
2.建立公共档案目录模板
在一年中可能存在的材料进行录入,注意字体,字号等后面个人目录中可以复制,粘贴,这样省去录入的过程
3.建立个人电子版档案目录
按照十大类分别进行录入,在录入过程中再次检查分类时是否都是正确的,装订时是否有没装订上的情况
4.每一类要预留出至少五个空行,3类,9-1类是每年都要录入内容,可以多留一些建议留到退休
5.录入过程也是检查的过程必须能够认真,仔细。因为关系到个人未来退休调动等
6.检查档案目录,每一页的首行不能为空行
7.打印档案目录打孔、装订、入盒。
至此,审核档案之前的准备工作做好了。
全力做好档案数字化工作
组织部档案室坚持走在创新最前沿,紧紧围绕新形势下加强干部人事档案工作的新要求,通过纸质档案数字化的措施,不断提高档案管理的质量,有效地提升了干部档案管理的科学化、规范化水平。
档案数字化就是档案信息化建设的重要内容,核心就是资源建设:一就是现有馆藏档案的目录数据库建设,馆藏重要档案与照片、录音、录像档案的数字化建设;二就是电子文件归档与电子档案管理。具体内容有:1.建立档案目录数据库2.载体档案的数字化:如纸质档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库3.档案专题信息的采集与建库。
档案数字化能有效地保护档案原件,纸质档案容易受潮湿、阳光、昆虫等侵害,数字化可以很好地规避这些问题,并且可以恢复档案材料模糊褪色的字迹,对污损残缺照片档案进行修复。
档案数字化能充实各档案馆网站的内容。我国大多数已上网的档案馆网站普遍存在网上信息资源匮乏、简陋的通病,信息加工深度不够、指引性信息多但实质性信息少,要改变这种尴尬的局面只有尽快将丰富的馆藏信息化与数字化,充盈档案馆网站的内容。
档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中,但其馆藏数字化特征是未来的大势所趋,档案数字化也会更加成熟。
在以后的数字档案馆中,档案工作者将扮演着信息专家的角色,这就需要其不断学习新技术、新方法,加强创新意识,培养创新能力,从而将档案信息更加规范化、信息化。