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欢迎来到档案界!2024年04月25日
档案数字化加工
很多朋友不仅对档案的神秘感兴趣,还有档案数字化是什么工作也想一探究竟,今天就来跟大家分享一下档案和档案数字化业务的故事吧!
档案说神秘也神秘,说普通也普通,神秘的地方就在我们自己是无法接触和查看到自己的档案内容的,那普通的地方就在于,其实档案中记载的就是我们每个人从高中到大学再到工作过程中产生的相关记录,比如:高考报名登记表,成绩单,学生登记表、毕业生登记表、入团入党材料、考察政审材料、奖惩材料、工作经历材料等等,都是和自己息息相关的独一无二的材料。
那档案数字化是什么工作呢?档案其实又分为很多种,比如:人事档案、财务档案、文书档案等等,档案数字化的工作就是将这些类型的档案进行整理后实行电子化管理,通俗一点讲,就是按照行业相关标准将档案进行整理,整理后分类扫描电子化,这个工作听起来和看起来似乎都非常简单,但是实际操作起来,要求很严格,除了业务知识要扎实过硬,更重要是要有非常好的细心和耐心。
区档案馆开展档案数字化业务工作培训
为进一步加强档案数字化业务工作,从源头切实规范档案的保管和利用,提高档案管理人员业务能力和专业水平综合素养,区档案馆开展了档案信息化数字化业务培训。
培训前,该馆馆长做了培训动员,要求大家认真学习领会,积极将档案数字化业务学习融会贯通于档案管理工作中,切实推进档案管理的科学化、规范化。
针对档案信息化工作,该馆馆长对档案信息化建设提出几点要求,各科室要提高思想认识,增强做好档案工作的责任感和使命感;各科室要在以后的档案移交过程中逐步实现电子档案和纸质档案双轨管理的模式;要积极稳妥地推进档案管理信息化建设,力争平城区档案管理工作再上新台阶。
随后,主讲老师从档案的采集、著录、档案移交、档案查阅、档案借阅等方面内容,为大家进行了系统培训。
培训结束后,档案馆工作人员与技术人员结合实际,针对档案管理系统使用存在问题进行交流。大家纷纷表示,此次培训的举办有助于促进平城区档案信息化建设,在今后工作中将持续提高平城区档案管理水平,助力区档案管理工作迈上新台阶。
在十四五规划的档案数字化改革内容中,明确提出了档案工作要“走向依法治理、走向开放、走向现代化”,那在实际的工作当中,档案管理数字化究竟如何实现?
提升档案人员的综合管理素质必不可少,而同时,现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。
设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。
除了要做好软件设备的优化,顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统,便是在这样的环境背景下不断优化更新,顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。
不仅如此,在硬件的创新研发上,不仅拥有成熟的技术团队,专业解决档案数字化方向的技术问题,研发了为档案人量身定制的档案盒打印机,其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点,可满足档案服务行业大批量打印,企事业单位差异化打印的需求,极大提高了档案人的工作效率。
此外,在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验,注重资源转换与共享,建立健全数字化档案管理体系,从而提高档案利用率。