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欢迎来到档案界!2024年04月20日
档案数字化加工
早期,档案工作信息化曾经走过的路比较慢,把大量的精力投入到传统载体档案数字化工作当中,对馆(室)藏所有档案进行数字化,最后投入与产出不成比例,造成人力、物力的浪费。经过十几年的发展,档案界逐渐总结出传统载体档案数字化制作的原则。
规范化原则
规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致,以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反,数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范,将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。
统一的规范包含三个方面,一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一;二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准,将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来;三是数字化过程要规范,每一个环节都必须遵循相应的规范。
准确性原则
档案著录的信息应与档案原有属性信息相一致,建立的对应关系应准确。
完整性与系统性原则
档案数字化过程中录入信息的完整性,确保内容信息、背景信息和元数据等信息的系统性,能够全面地记录和描述档案的各种属性。
需求牵引,成本效益原则
档案数字化以档案利用为目的,贯彻需求牵引和成本效益原则,根据需要,先数字化利用率高的档案,后数字化利用率低的档案。根据这一原则,应贯彻“五个优先”原则,下列档案应优先考虑建立数据库。
(1)常用优先
这是贯彻需求牵引原则,把利用频率较高的档案优先数字化,以满足当前利用的需求,增加数字档案馆的效益。
(2)目录优先
即把档案目录优先数字化,以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大,见效比较慢,如优先将档案的目录进行数字化,实现档案的计算机检索,以尽快见到效果。
(3)急用优先
企业在某一个时期有特定的专项任务,从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求,档案数字化时应考虑这一需求,将急用的档案优先数字化,以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多,可考虑优先将该老产品档案数字化,以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。
(4)孤本优先
即把珍贵的档案优先数字化,以满足珍藏需求。数字化后,孤本档案利用可不用调用原件,可有效保护档案原件,达到珍藏的目的。
(5)特色优先
即将体现本企业特色的档案优先数字化,以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案,这部分档案较易引起利用者的兴趣,可优先数字化,有利于增强档案部门的影响力。
安全保密原则
传统载体数字化前,应建立安全保障和保密措施,以确保数字化过期的档案信息的保密,安全保密包括安全与保密两个方面,其含义包括以下几个方面。
(1)要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系,建立一套管理制度与机制,从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。
(2)要注重档案数字化过程中档案信息的安全。
防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。保证传统载体安全,注意数字化场所的安全,注意机器、人员对档案造成的损毁;建立档案出入、交接整记制,分清档案安全保管责任。数字化后,需做好信息备份工作,及时备份数据;防止计算机病毒破坏档案数据信息。
(3)要注重档案数字化过程中档案信息的保密。
要从人防、物防、技防和加强管理入手,在人防方面要为档案数字化配备素质可靠的工作人员;在物防方面要选择具有保密措施的环境作为档案数字化建设的场所,场所要符合保密要求;在技防方面要特别注意用于档案数字化信息系统的保密建设,投入使用的电子档案管理系统要符合涉密管理要求。
档案数字化“两个同步”原则
(1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进
在档案数字化过程中,要对每个保管单位进行梳理,在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值,尤其是已到期或将到保管期限的档案,通过鉴定可剔除价值较低的档案,将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定,可谓一举两得。
(2)数字化转换与档案利用同步推进
由于档案数量庞大,档案数字化工作周期一般较长,如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索,数字档案馆的效益将长期得不到体现,增加缩减投资和项目失败的风险。为此,必须尽早将档案数据开放检索,实行数字化与档案利用同步进行,完成一批投入,开放一批,尽早使数字档案馆建设工作见到成效。
干部档案中心采取“五登记”、“双跟踪”、“三审核”工作措施,推进干部人事档案数字化工作,严格遵循“严谨、细致、认真、保密”原则,创新档案数字化制作机制。
五登记,严密档案管理。注重把制度建设贯穿于干部人事档案数字化工作的始终,进一步强化制度的执行力。实行了干部档案出入库“五登记”制度,即出入库的干部档案数量、单卷干部档案的姓名、干部档案材料数量、档案经手人和干部档案出入库时间必须详实登记,坚决维护了干部人事档案信息化工作的严肃性。
两跟踪,严守信息安全。把干部档案的信息安全作为干部人事档案数字化工作的重中之重,严格要求,全程跟踪,始终强化信息安全管理。通过对干部人事档案数字化工作的环节综合研判分析,实行“两跟踪”工作法,即对干部档案从档案库房到数字化加工场所的搬运过程进行全程跟踪,对干部档案的数字化加工过程进行全程跟踪,确保与工作无关人员不接触档案,保证干部档案和干部信息安全。
三杜绝,严保信息准确。严把干部档案信息的录入、扫描、技术处理环节,明确具体操作流程及规则,对照标准,反复审核,精益求精,坚决做到“三杜绝”,即在信息录入环节杜绝数字档案与纸质档案信息不符;在图像扫描环节杜绝纸质档案损坏、扫描信息遗漏;在技术处理环节,杜绝数字档案信息识别度不高、页面失真,确保干部档案数字信息的“鲜活度”、真实性和准确性。
围绕进一步贯彻落实全市干部人事档案数字化工作调度会议精神,推进全县干部人事档案数字化工作顺利进行,就此项工作采取了以下做法。
一要快速推进,进一步加快核查工作进度。在时间服从质量的基础上,要自我加压,加大力度,完成档案材料查漏补缺工作。对人手不够的,要尽快充实力量,在考虑抽调人员时,一定要精心挑选,严格把关,并要做好经常性教育,绝不允许在审档过程中因审档人员素质问题致使干部档案中又出现新的问题。
二要过细工作,进一步提高档案复审质量。对每卷数字化制作好的干部档案都要严格按照规定和要求进行复核,严格标准,保证质量,切实做到审清审细无差错,特别是对重点人员、重点环节、重要材料更要认真鉴别、仔细核对,详细登记。对复审中出现的不明确、难以认定的问题,要注意逐级请示。
三要统筹兼顾,进一步提升管档工作水平。在搞好干部人事档案数字化制作的同时,要注意对照干部档案达标升级标准,认真谋划,提前安排,统筹考虑,从硬件建设、档案内在质量等方面认真查找存在的差距和不足,对档案库房面积不够的,要抓紧考虑运作,对未按新型档案标准整理的档案,要抓紧规范整理,确保在上级规定时间内实现达标升级,促进全县干部人事档案数字化管理工作再上一个新台阶。