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欢迎来到档案界!2024年04月26日
档案数字化加工
为进一步推进档案工作的信息化和规范化建设,更好地服务审判工作,为当事人提供便利,随着司法公开化的不断深入,广西档案数字化公司不断完善,数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开都必须经过反复的论证。
广西贵港市港北区人民法院与广西档案数字化公司合作运用四项措施扎实开展档案数字化工作。截至目前,该院累计完成2014年-2016年刑事诉讼档案20万页卷宗的数字化工作,档案数字化工作取得明显成效。
党组重视,积极谋划筹备。成立由院长任组长、分管院领导任副组长,信息技术室、办公室等部门负责人为成员的档案数字化工作领导小组。定期召开专题会议,对档案数字化工作进行谋划、部署、安排和落实。
制定《港北区人民法院档案数字化方案》,从办公场所的确定、项目招标、施工、进场等进行责任分工,明确各部门工作职责和任务,做到组织领导、目标任务、部署实施三到位。积极向区党委、政府申请专项资金,争取将档案数字化所需经费列入财政预算,落实经费保障。
注重细节,确保档案安全。组织办公室、信息技术室等职能部门到南宁、柳州等法院调研学习,了解档案数字化工作的流程、可能出现的问题及处理方法、管理制度等。
在办公场所十分有限的情况下,积极合理调配办公用房,对原有办公室进行了升级改造优化,配置档案数字化工作室所需的各种办公用品,安装无死角监控设备,确保档案数字化工作安全不出问题。
建章立制,规范档案管理。该院出台了《档案数字化实体安全管理制度》、《档案数字化数据安全管理制度》、《档案数据备份制度》等相关制度,规范数字化过程中的各项标准及要求,对档案的扫描录入、公开后的使用等进行规范化管理,切实解决档案数字化过程中的保密性、安全性和原始性等问题。
同时,对数字化过程中遇到的案卷装订质量存在的问题,及时组织业务庭书记员进行诉讼档案归档培训,从诉讼档案立卷要求、立卷范围、案卷保管期限划定、案卷借阅管理等方面进行重点培训,进一步提高书记员诉讼卷宗整理归档的能力。
正式启动,服务审判工作。2017年8月1日,该院在试运行20天,成功将数据挂接到自治区高院通达海档案管理系统后,正式启动库存档案数字化工作,按照“由新归档案卷到旧存案卷”的工作方法,分三期对该院建院以来到2016年库存的8万多卷、700多万页的纸质诉讼档案进行数字化处理。
档案数字化工作完成后,将实现法院内部网络调阅电子卷宗,当事人及代理律师在平台上可进行电子卷宗查阅等功能,从根本上解决调卷难问题。
贵港市覃塘区人民法院积极开展档案数据化工作
近日,贵港市覃塘区人民法院由办公室牵头召开了档案数字化工作会议,完成历史档案数字化,为进一步加大诉讼档案公开力度、实现网上阅卷夯实了基础。
一是党组高度重视,认真谋划合理统筹。
党组专门听取主要负责部门的专题汇报,严格按照上级法院下发通知的相关标准和要求,拟定档案数字化工作计划,规范和指导档案数字化建设,明确责任分工、工作进度,保证档案信息化建设的规范化、标准化和制度化,争取在相关人员配备。
办公场所和设备配置等方面给予大力支持,为今后全面开展档案数字化工作打下坚实的基础。
二是加大资金投入,完善档案管理硬件设施。
将档案数字化建设所需办公经费纳入年度经费预算范围,加大硬件投入,更新扫描仪等硬件设备。
完善法院内网系统电子档案管理平台建设,优化系统性能,提高系统支撑能力。克服办公场所紧缺的困难,安排专门的档案数字化扫描室。
三是注重档案管理分类,加强信息保密与安全。
现已对库藏档案(文书、诉讼、基建、设备、会计、实物)进行了统计梳理,对现存卷宗档案、文书档案进行分类处理,其中已扫描和待扫描分类处置库藏档案,对部分短期到期档案进行整理,予以销毁,对涉及保密档案进行登记,做足保密措施。
进一步制定相关的规定对已经数字化的涉密档案和访问授权等涉及到多系统的地方进行规范,对早期的卷宗进行正、副卷分装检查等。
四是内部负责和外包相结合,确保工作保质保量完成。
拟抽调充实工作人员,统一接受电子档案计算机运用、电子文件归档、档案数字化加工等技术培训,提高运用现代化技术管理档案的技能水平,加快档案数字化工作进程。同时联系扫描、监理公司,认真做好考察与对接工作,与内部人员共同组成专业化队伍。
并对相关工作人员进行法院档案信息保密和安全教育,强调纪律要求、技术规范并签订保密协议。本院档案管理人员负责验收,定期抽查和督促公示,确保工作数量和质量符合进程要求。