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欢迎来到档案界!2024年04月26日
档案数字化加工
在数字化的大背景下,国家对档案管理提倡使用电子化的方式。数字化档案整理公司研发出新一代档案管理系统,提供纸质档案与电子档案统一管理,以档案全生命周期管理为核心,支持档案收集、档案整理、档案利用、档案鉴定、档案销毁等全过程,构建一个数字化成果100%归档、有效防篡改、可查可验的数字化档案管理系统。
2020年最新修订的档案法中:电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以将电子形式作为凭证。
同年11月,国家档案局办公室又针对电子档案的单套管理发出了征询意见稿,档案能够单独以电子形式归档。同时,大力开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作。
组织在档案管理过程中,存在着收集、整理、管理、利用等方面的痛点:
·档案分散在不同部门和各个系统,收集麻烦,缺乏统一标准;
·档案手动整理工作量大,重复量大,电子纸质档案如何同步?
·档案的鉴定、销毁步骤复杂,评定程序繁琐,如何有效管理?
·档案利用效率低,档案管理日志不完整,记录难追溯?
·档案查询难,一份档案无法多人同时借阅?
新一代档案管理系统
数字化档案管理系统核心亮点
·档案的全生命周期管理:通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作,实现档案“收、管、用”全过程管理。
·电子档案的100%归档:具备电子档案管理的天然要素,多种方式、渠道获取档案。
·3秒完成信息检索:多维度、多类型的检索方式,精准定位,支持字段组合、OCR内容全文检索、条码检索等。
·数据锁定能力:对内实现操作可溯可查,操作记录完整,系统日志锁定;对外能够满足监管、审计等各方面的要求,电子签名的能力使得电子档案不被篡改;
·实体库房密集架管理模块无缝对接:与实体库房一一对应,图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况,与库房密集架管理模块无缝对接,实现查档快速定位实体档案所处物理位置。
·集成条形码自动识别接口:可实现档案资料的大批量、快速借阅登记与归还,支持条码打印功能
·全方位数据安全保护:通过非法途径获取数据只能打开乱码。
(档案收集功能架构)
全生命周期的档案管理方案
一、档案收集
档案收集可支持在线或离线的方式收集,支持多种方式录入档案数据,保存接收的处理记录。
数字化采集加工:通过对档案文件进行扫描,图片数据的挂接,对图片数据成果进行检验。
接口集成采集:调用多种系统集成方式,提供标准的接口和其他系统调用,使得采集记录清晰可查。提供各种统计报表,有效监控、评估档案等
二、档案管理
根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置,并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。
系统能够按照预先设置好的处理规则,自动提醒档案到期,档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案,批量进行处理。
档案管理整体功能
三、档案利用
档案检索:多种途径检索档案,集成OCR识别技术,支持按内容进行关键字查询;实现电子文件在线归档,与档案管理平台无缝对接。
四、档案报表
数字档案管理系统,能够支持读取内部档案数据和集成系统数据,动态生成看板和报表。
多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。集成大数据分析模型,为业务应用提供分析决策支持。
五、档案安全
基于区块链技术,利用区块链技术来实现电子档案的四性检测功能,构建多中心化的服务器可信云存储平台,通过交叉认证与共识CA的方式给每份档案的相关经手人、责任人、责任机构进行签名背书,可追溯到所有责任人。
通过植入区块链数字签名接口,将各个孤立的档案馆链接起来,共享互通,提高档案的再用价值。
通过分级管理授权的与私钥公钥非对称加密的方式,对部分高度敏感和机密的档案文件采用大数据签名和信息保密。
近期,国家档案局发文,提出推进机关业务系统归档工作的4大举措,数字化档案整理公司认为,这将加速推动政企单档案管理数字化建设,提前完成十四五规划“中央和国家机关传统载体档案数字化率达80%”的目标。
国家档案局发文,4方面强化机关业务系统归档工作
国家档案局在《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》中表示:业务系统形成和收集的各类数据资源是国家数字档案资源的重要组成部分。《通知》要求从4个方面规范有序开展业务系统电子文件归档与管理工作:
一、要健全业务系统归档制度规范,推动建立完善的业务系统归档管理制度和技术规范;
二、要完善业务系统归档功能,保证业务系统能够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、整理、归档工作;
三、要推进业务系统与档案系统有效衔接,通过归档接口实现业务系统与档案系统之间的信息交互和集成;
四、要不断提升数字档案资源建设质量和管理水平,实现业务系统归档全流程安全可控、科学规范管理。
用“咨询+IT”落地数字化档案,提效机关业务水平
数字化档案整理公司认为,国家档案局给出的4维方法论,为机关档案管理水平的提升指明了发力方向,搭配好的档案数字化平台与服务,将会事半功倍。
目前,档案管理系统市场良莠不齐,给政企单位的选型造成了很大的困扰,如何选择合适的档案管理平台?只要功能够多就行了吗?蓝凌认为,至少以下几个点需要关注:
1、档案管理平台集成能力是否强大:一个好的档案数字化管理平台必须支持丰富的接口,除了通用OA系统,还能对接合同管理系统、招采系统、工程档案系统、统一用表系统等;
2、档案管理的增值服务是否够专业:档案管理是一个系统工程,IT平台的价值也需要专业服务来激发;好的档案服务商至少能提供档案整理与数字化加工服务、档案培训服务、目标管理和测评顾问服务、库房规划服务,可在建系统的同时把体系也搭起来、持续优化;能为单位培训更专业的档案员。
3、档案管理如何兼顾存量与增量:好的档案服务商能对存量、增量档案都有专门的解决方案,可以协助客户合理规划档案库房的利用空间,提供档案密集架、温湿度监控系统、视频监控系统、防盗报警系统等库房配套软件及设备的建设方案。
数字化档案整理公司不仅具备以上三方面能力,其数字档案室更拥有业内领先的档案应用功能;能满足各类政企单位不同管理阶段需求,提供原生电子档案管理、传统载体档案管理和纸电混合管理的三位一体数字档案室整体解决方案。
目前,数字化档案室已在深圳地铁、华润置地、东莞证券、海德集团等众多行业标杆企业成功应用,产生了较显著的效益,未来蓝凌将助力更多政企单位档案管理数字化升级。