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欢迎来到档案界!2024年04月26日
档案数字化加工
在全面实施网络强国战略背景之下,为积极响应重庆市智慧城市建设,渝中涉密档案数字化公司与重庆市档案馆合作开启了一场具有里程碑式意义的新馆数字化档案设备集成项目建设。
档案外包加工管理中的保密措施
一、档案管理者(委托人)政治可靠,熟悉并掌握档案整理加工业务,严格执行保密规定,具有一定档案管理工作经验和经历。
二、存放、整理、查阅档案的库房、工作场地、查档室,应安装全方位摄像监控设施。
三、涉及档案管理使用的计算机、打印机、复印机、平板扫描仪等均属涉密设备,不允许按非涉密设备管理、使用或处理。
四、非涉密的U盘、移动硬盘等存储介质严禁在涉密电脑等设备上使用。
五、档案整理数字化外包公司必须拥有企业保密乙级以上资质,方有权利参与档案整理数字化加工竞标活动。
六、档案整理工作(含档案数字化)的从业人员,进场前需要进行政审,无犯罪记录,并签订《保密协议》后方可进入委托方档案工作场地。
七、外包公司档案从业人员按接触文件范围、涉密程度分核心涉密人员、重要涉密人员和一般涉密人员。核心涉密人员及重要涉密人员需在省市保密局备案。外包公司有责任对员工定期进行保密培训及考试,每次培训及考试结果应有据可查。
八、外包公司档案加工从业人员不得将手机等有摄录像功能的设备带入工作场地。
九、档案整理工作中产生的废纸,待整体工作结束后,应由专人统一用碎纸机进行碎纸处理。
十、人事档案整理数字化加工涉及个人信息和隐私。档案整理工作人员严格要求遵守保密制度,不得私自涂改、泄露、损毁档案中任何材料。
十一、档案数字化加工过程中规定遇委托方带密级的文件可不扫描,委托方有特殊要求者除外。
十二、数字化外包公司带入工作场地的所有计算机硬盘均由委托方提供。工作结束后,所有计算机硬盘拆下来交委托方保管、使用,所有数据导入单位(委托方)计算机网络服务器后,还应有备份。
十三、如外包公司的从业人员发生档案泄密等事故,按情节轻重,给予当事人行政处罚或追究其法律责任。
在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《国务院关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》、《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》、《重庆市新型智慧城市建设方案(2019—2022年)》等政策指导下,重庆市档案馆积极响应市委市政府号召,坚持“科技引领、创新驱动”,以期通过应用云计算、虚拟化、大数据等新技术,构建集收集、管理、利用、保存于一体的数字档案馆。
围绕标准规范建设、应用系统建设、信息化支撑平台建设、基础设施建设等,进行档案馆信息化建设,为重庆市档案馆初步建立起横向覆盖市级立档单位,纵向连通各区县档案馆的一体化档案接收、管理、保存、利用及安全体系,着力实现档案资源数字化、档案管理智能化、档案服务网络化,打造智慧、融合、互联的数字档案馆系统,为重庆市档案事业创新发展和智慧重庆建设,添上浓墨重彩的一笔。
标准规范让系统各司其职高效运转
标准规范的制定和执行,确保了数据的一致性和管理的规范化,是后续系统全面应用、稳定运行的制度保障。信息发展在国家档案局相关标准的指导下,为重庆市档案馆制定了一系列制度规范,并将相关制度规范应用到软件系统中。
通过软件系统和制度的规范执行,标准化日常工作流程和工作习惯;制定了一系列的技术接口,从生成阶段开始保证数据的规范性,并贯穿数据整个生命周期,确保管理工作、保存工作、利用工作的规范。
强本固基夯实数字档案馆建设基石
基础设施建设是数字档案馆建设的基石。项目的基础设施建设主要包括模块化主机房建设、可视化数据中心、配电室和机房操作区近700平米,其中主机房按照《数据中心设计规范》建设,面积305平米,达到国家B级标准。
可视化数据中心部署有DLP大屏显示及会议系统,可对机房环境监控、运维管理、态势感知及档案管理等系统进行可视化展示;构建了以万兆光纤为主干、千兆光纤到桌面的局域网、政务外网及互联网网络系统。
和衷共济打造数字档案馆建设核心
应用系统建设是数字档案馆建设的核心。信息发展项目组聚焦业务需求,引入大数据、区块链、人工智能等先进技术和理念,坚持数字档案全流程管理的建设思路,基于局域网、政务外网、互联网搭建了满足档案全面收集、档案智能管理、档案安全保存、档案便捷利用的数字档案管理平台,促进档案工作协调、有序的开展。
基于局域网建设的档案信息综合管理系统、查档大厅接待服务系统、声像档案资源中心系统、电子档案长久保存系统等业务系统,提升了馆内“收、管、存、用”各项业务开展的效率,实现了档案信息资源的安全管理和长期保存。
基于政务网建设的电子文件归档处置系统、馆室一体化系统、电子档案移交接收系统等业务系统,通过电子文件归档移交接收系统建设,拓展了档案信息资源收集的方式和渠道,规范了电子文件归档和移交程序。
基于互联网搭建的全新档案信息门户网站、微信公众号和档案专题展示系统,为民众提供多种档案查询利用渠道,实现足不出户,在家查档,推进了档案信息资源的开放、共享。
安全第一坚守数字档案馆建设底线
档案安全建设是数字档案馆建设的底线。重庆市档案馆非常重视信息安全建设。在本项目中,网络核心及安全设备采用全双机冗余设计,利用超融合技术构建计算存储系统;配电采用双市电接入、1+1冗余设计,确保供电安全;通过配置防火墙、漏洞扫描、入侵检测、网页防篡改等。
加强信息安全防护,确保数据系统安全,完全满足数字档案馆测评及等保三级测评要求,为档案系统应用及数据资源保存提供了智慧、高效、安全的基础架构支撑。
创新求变大数据+区块链赋能业务
科技引领,创新驱动。在本项目的建设过程中,创新的引入了区块链技术和大数据技术,搭建了重庆市档案联盟和电子档案大数据支撑平台。
重庆市档案联盟由重庆市档案馆发起,市内各立档单位作为联盟成员。联盟借助区块链技术,将电子档案的归档、移交、保存及利用信息等实时地记录在区块链上,实现电子档案的来源可靠,内容可信,管理过程可溯。
电子档案大数据支撑平台则基于大数据技术应用,构建各类数据分析模型和决策模型,通过数据多维分析、数据挖掘、数据可视化等手段,展现各项档案业务、数据指标,使领导能够全面、准确、快速的了解整个档案馆的运行状况,辅助领导进行决策,为工作服务。
重庆市档案馆新馆数字化档案设备集成项目的成功验收,标志着重庆市档案馆的信息化整体水平,迈上一个全新台阶。国之所托重于泰山,肩负“为党管档、为国守史、为民服务”的重庆市档案馆,以此为新的起点,进一步沉淀资源、夯实基石,为智慧重庆建设、为提升公共服务和社会治理水平,继续添砖加瓦。