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首个电子文件管理研究机构扬帆起航

时间:2011-01-04 11:43来源:中国档案报 作者:张雨 点击:
12月18日,中国人民大学电子文件管理研究中心成立大会暨首届中国电子文件管理论坛在人民大学举行,我国首个电子文件管理研究机构也就此扬帆起航。其中,首届中国电子文件管理论坛是本次活动中最为重要的内容,来自学界、企业界、政界的代表们从多个方面具体

12月18日,“中国人民大学电子文件管理研究中心成立大会暨首届中国电子文件管理论坛”在人民大学举行,我国首个电子文件管理研究机构也就此扬帆起航。其中,“首届中国电子文件管理论坛”是本次活动中最为重要的内容,来自学界、企业界、政界的代表们从多个方面具体阐述了电子文件管理的过去、现在和将来。那么,在本次论坛上都有哪些亮点发人深省、给人启迪呢?
理论研究是先导
  在论坛上,大家对如何提升电子文件管理系统的质量表达出了更多的关心。来自人民大学信息资源管理学院的刘越男、钱毅、夏天3位副教授所提出的“基于系统的电子文件管理方法体系”“电子文件管理系统通用功能需求规范的研究”和“电子文件管理系统的一致性测评研究”等,对当前正处于发展中的我国电子文件管理系统建设,给予了理论上的支持和建设性的建议。例如,采购标准一致的电子文件管理产品、通过专家测评推荐相关电子文件管理产品以及通过政府统一采购电子文件管理软件等建议,均是为了使所采用系统的标准具有长久的生命力,使系统存在于一种比较固定的维护机制之中,系统的运行才会更加稳定。这些研究建议都是在当前形势下可具体实施的做法,理论研究的先导作用在我国的电子文件管理系统研究方面开始凸显出来。
   一位学习档案学专业的研究生告诉记者,论坛的内容真是很前卫,其中提出的好多思路及想法,不仅对实际的电子文件管理系统的开发具有指导作用,同时对于我们继续深入研究相关课题也具有重要的借鉴意义。

实际应用是目标

  理论研究最终是要为实际应用提供智力支持。中国石化工程建设公司的张华和香港特区政府效率促进署的郁惠丰,毫无保留地与大家分享了他们目前正在应用的电子文件管理系统,这些既给电子文件管理系统建设提供了可供参考的思路,同时也引导大家提出了一些问题,使电子文件管理系统的发展受到人们的深入关注。
  找到电脑适合人脑、人脑适合电脑的契合点,建立自己的建设及管理标准、实现项目的分级管理等,电子文件管理系统才能发挥其最大的作用,这是张华提倡的一种管理方法。而郁惠丰则通过现场演示的方式,告诉现场的人们,电子邮件存储到电子文件管理系统中最终转换成档案进行存储。例如,在打开邮件时,电子文件管理系统与电子邮件平台相关联,只需点击一个按钮,电子邮件便以PDF的格式存储到系统之中了,其中所包含的各种附件也同时被保存。所保存的档案及包含的附件可以随时查看,但不能修改和删除,保证了电子文件的应用和安全。

展望未来是动力

  杭州市是全国首个政务信息资源共享兼业务协同试点城市,杭州市档案局馆副局馆长朱荣兴和技术科梁凯,除了介绍杭州市近年来的政府电子文件中心建设情况外,还对未来的电子文件管理系统的建设进行了展望。
   首先要将服务器虚拟化,对服务器进行重新整合,以降低运行维护成本;当完成基础设施后,统一开发出适合在此平台上运行的软件,最终构建出以“云计算” 为基础的电子文件管理系统构架平台。但目前标准化支撑的缺乏,资金及科研开发人员不足成为制约该项研究的最大壁垒。虽然杭州市的“云计算”平台还只是一个展望,但他们所提出的观点和思路带给大家启迪,相信档案部门实现电子文件管理“云计算”平台将不再遥远。
  同道者相为谋,此次论坛提供了大量的信息、可贵的思路以及非常宝贵的经验,但留给大家更多的还是思考。大家有着共同的目标——尽快完善电子文件管理系统,为档案部门提供服务带来更多的便捷。

  原载于《中国档案报》2010年12月31日    总第2099期   第一版

 

(责任编辑:hwb)
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