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电子文件分阶段归档管理的探索与实践

时间:2010-05-26 20:31来源:2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会 作者:haoweibin 点击:

一、电子文件的产生与办公自动化的发展水平相适应

电子文件是依赖于计算机及其技术而存在的,它的产生与发展和计算机及其信息技术的发展息息相关,有着密不可分的联系。人们在研究和管理电子文件过程中,无法回避生成环境对电子文件的直接影响。

电子文件是办公自动化的产物。办公自动化于20世纪50年代在美国等西方国家兴起,从上世纪70年代传入我国,纵观我国的办公自动化发展历程,大体经历了四个发展阶段:第一阶段是以Lotus 1-2-3、WPS、MS Office软件等为代表的个人桌面办公时代,实现了数据和文档的电子化,完成了办公信息载体由纸质向电子的转变,管理方式由手工向电脑的转变。第二阶段是以Lotus Notes(后来的IBM Domino)为代表,以及后来逐渐应用的MS Exchange及各种e-mail系统为代表的时代,即群件及e-mail的时代。它实现了信息交流与共享,也出现了基本的流程管理。第三阶段是以B/S应用模式为代表的OA系统时代。在这一阶段普遍出现了较为成熟的办公自动化系统,网络得到广泛应用。在技术上,Domino平台虽然在延续其生命力,但J2EE及NET平台开始占据优势。在应用上,工作流(可配置的流程管理)逐渐成为标准,同时也出现了知识管理等应用。可以讲这一阶段是一个功能应用逐步成熟的时代。第四阶段是以协同为核心的时代。应该说它的范畴已经不局限于传统的OA,而是传统OA的新的扩展与发扬。这一阶段的特点是,工作流、知识管理、门户技术全面成熟应用,行政办公与业务办公一体化,由原来孤立的功能应用发展为跨功能的全面信息与流程整合。也有的学者,把办公自动化的发展划分为“个体工作电子化”、“工作流程自动化”


和“个体工作、工作流程智能化”等三个阶段的,虽然划分阶段、文字表述有所不同,但其内容仍然包括了以上几个方面。当然,发展阶段的划分并非是绝对的,就一个单位或部门来讲,只能大致确定发展到哪两个阶段之间。

电子文件的产生与办公自动化的发展水平相适应,不同的办公自动化发展阶段,形成的电子文件及其管理存在巨大的差别:在第一阶段的个人桌面办公时代,人们开始使用单机起草文件,产生了最早的电子文件,并编制电子的文件目录,实现对电子文件的计算机辅助管理;到了第二阶段,随着OA办公自动化系统的出现,使得文件走上流程管理,e-mail的应用更使电子文件的种类变得复杂起来;第三阶段,网络的普及,OA办公自动化系统成熟规范,大量电子文件标准的制订和实施,使得电子文件开始走上标准化、规范化管理的轨道;第四阶段,协同管理思想的兴起,使Worklflow(办公流程自动化)及KM(知识管理)相结合,办公真正实现无纸化,电子文件成为唯一的政策和法律依据。

电子文件与档案一样,都是历史的真实记录。由于生成环境和使用的数字技术不同,所产生的信息存在形式不同,形成的电子文件也不一样。因此,对于不同发展阶段、不同环境下形成的不同的电子文件实行不同的标准和方式进行分阶段归档管理,不仅是必要的,而且也是切实可行的。

二、从生成环境考察当前电子文件的管理现状

上世纪90年代以来,办公自动化发展非常之快,给电子文件的管理带来了前所未有的压力。据国家档案局报告:2006年调查,中央和国家机关、中央企业有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统,共产生各类电子文件近2亿份,文件格式有数十种,操作系统、自行开发的应用系统也有几十种;电子文件50%由档案部门管理,其余的由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理。

近年来,我们对浙江省省直单位的电子文件生成和管理现状进行了全面调查。调查显示:被调查的机关,电子计算机应用均已全面普及,有40%的单位办公自动化已经发展到第二阶段至第三阶段,已经用上了办公自动化或电子政务系统,其中15%甚至达到了办公自动化第三阶段至第四阶段,完全实现网上无纸化办公。在已建立OA系统的单位中,有40%的单位把档案纳入OA系统,实行文档一体化管理,占所有被调查机关的17%

浙江省级机关电子文档积存情况:完全实行网上办公的单位,最早上溯到1998年,如浙江省卫生厅、浙江省发改委等单位;有的单位目前办公自动化虽然仍处于第一阶段至第二阶段,但其保存的电子文档则可上溯到上世纪90年代初,如浙江省台湾事务办公室,保存的电子文档从1993年至今全部是MS Office形成的word文档。各单位形成的电子文件数量视单位大小而定,大的单位,一年一般有5000件左右,如浙江省交通厅等,小的单位一年大约1000件左右。

对电子文件的保管:一般的word文档,有的存在档案室,大部分散存在打字室或领导个人的电脑中;如果是OA办公自动化系统形成的电子文档,浙江省直单位目前基本上都保存在本单位的信息中心,机关档案室一般都没有能力接收与管理。

从调查来看,象浙江这样的经济发达地区,办公自动化发展至多处在第二至第三阶段而已;而从保存的电子文件来看,80%以上电子文件还属于办公自动化第一至第二阶段形成的;档案部门对电子文件的控制力还很低,尤其对于网络环境下形成的电子文件的管理还处在萌芽和初级阶段。

三、不同发展环境下生成的电子文件的特点

不同的办公自动化发展阶段形成的电子文件有各自不同的特点:

当办公自动化第一阶段的个人桌面办公时代,纸质文件仍处于主导地位,电子文件仅仅作为辅助补充,各单位行政管理和运作仍然是纸质文件为主,归档管理重点也是纸质文件,电子文件仅仅作为资料加以收集和保存,处于可有可无的地位。而这一阶段形成的电子文件,就其格式和内容来讲,都比较简单,在背景信息上,文件形成过程中的起草、修改、审核、签发等信息,主要记录在纸质文件上,电子文件有的根本反映不出来。在元数据的管理上,生成电子文件的环境也比较简单,系统软件和应用软件都相对单一。正因这一阶段的电子文件比较简单,管理上技术要求不高,档案部门参与管理的相对比较多。

(责任编辑:admin)
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