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档案安全工作中不容忽视的九个隐患

时间:2010-07-09 11:55来源:中国档案资讯网 作者:haoweibin 点击:
  档案是国家的宝贵财富,具有非常重要的凭证和参考作用。档案是不可再生资源,一旦遭到破坏,将会造成不可挽回的损失,档案的开发利用等工作也就更无从谈起。档案安全关系着档案的存亡,是国家档案事业可持续发展的基础和条件。保证档案的安全是档案工作人员第一要责,是档案工作的重中之重。广大档案工作者为此做出了不懈的努力,并取得了显著成绩。但是,档案安全工作中还存在一些不容忽视的问题,档案安全形势依然严峻。因此,档案工作者必须时刻保持清醒的头脑,强化安全意识,克服麻痹思想,消除各种隐患,这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。
  当前,档案安全工作中存在以下几个方面的问题:
  一、档案安全意识淡薄。一些基层单位表现得尤为明显,他们认为档案在安全方面是不会出现什么重大事故的,因此,吝于对此花过多的时间和精力,对安全工作不屑一顾。无论是在工作计划还是工作总结中,很少提及甚至不提及档案安全方面的内容,而只热衷于档案的数字化、信息化、建设数字档案馆之类的工作。少数单位只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作,而把安全工作晾在一边。
  二、未建立必要的档案安全管理制度。由于档案安全意识淡薄,一些单位领导对档案安全方面的关注度自然就小,这点可以体现于档案管理制度的建设上。一般单位都有档案管理的各项制度,如档案的接收、分类、借阅、保密、鉴定、销毁等制度,但是,部分单位却没制订档案安全管理制度,档案安全管理工作没有提到议事日程,未能做到有章可循,存在不少漏洞,缺乏有效的制度保障。
  三、缺乏经常性的安全检查。库房中的档案易受到酸化、粉尘、细菌、害虫、光线等多种因素作用而被腐蚀、损害,因此,需要对档案进行经常性的安全检查,一旦发现异常情况,应立即采取应对措施,将事故消灭在萌芽状态。时下,一些单位没有进行经常性的安全检查,未能及时发现事故苗头,事故危害不断蔓延扩大,以至造成不可挽回的损失。例如,2004年9月,某市档案馆发生了一宗严重的档案害虫事故,全馆4个库房的档案不同程度地被害虫侵蚀,虫害档案涉及全宗25个,3619卷,经过鉴定,害虫种类为烟草甲。该馆受损档案数量之大、范围之广、程度之深、受损档案价值之高,在国家综合档案馆中是十分罕见的,造成的危害非常严重。之所以会出现这种事故,原因之一就是该市档案馆没有进行经常性的安全检查,未能及早发现、杀灭害虫,等到上级业务部门要来进行档案管理达标复查时才发现问题。此时,档案害虫已经大量滋生、繁殖,造成了不可估量的损失。
  四、在某些特别时期麻痹大意,疏于管理,忽视预防。在特殊时期(如档案馆进行装修、搬迁等期间),未能保持高度的警惕性,让不法之徒有可乘之机,造成档案失窃等不应有的损失。例如2006年,某县教育局1059份学籍档案,由于安全防范措施不到位,在搬迁过程中丢失。这是管理松懈、麻痹大意造成的,同时,也是档案工作人员安全意识薄弱的表现。
  五、档案安全管理的经费投入不足。由于经费投入不足,一些单位,尤其是经济欠发达地区的基层单位档案室,库房破旧,没有空调机、抽湿机,无法控制库房的温度和湿度,利于细菌、害虫的生长繁殖,危及档案的安全;有些单位虽然安装了设备,但由于难以承受电费开支而停止使用这些设备,形同虚设。另外,还有的单位使用陈旧的木柜来存放档案,不利于防火、放虫、防盗。因此,要做好档案的安全工作,需要增加必要的经费投入。
  六、缺乏必要的安全知识。不少单位的档案工作人员由于没有经过必需的安全业务知识培训,因而,他们缺乏安全用电知识:空调等用电设备增加了,供电线路却没有进行相应的扩容改造,导致线路超负荷而引起短路,造成火灾。有的单位使用微波消毒档案,却没有考虑到这样做会引起档案里面的金属发热而烧毁档案。一些人甚至不知道灭火器的正确使用方法,预防雷电灾害的知识更是知之甚少。还有,少数单位对馆库的各种设备、设施缺乏定期检查,一些设施出现故障、不能正常运作,也未能及时发现和修复,从而引起灾害事故。2003年9月,某市档案局办公楼遭到雷击,导致供电系统短路引起火灾,其原因是该办公楼的防雷设施不够完善。
  七、缺少必要的防盗设施。防盗是做好档案安全工作的一项重要内容,决不能掉以轻心,时下,一些单位的防盗设施很不完善,没有铁窗、铁门、铁柜,也没有防盗报警装置。这样,档案库房一旦被盗贼“光顾”,就会很容易得手。档案被盗的事例屡见不鲜,不能不引起单位领导和档案工作人员的重视。例如,2004年11月,中原地区某大学第一附属医院累积了40年的30多万份病历档案和10年的会计档案,共计11.19吨,被不法分子撬开档案库房的门锁,在一个月之内分四次将这些档案全部盗走。案发后仅追回80多份档案,其余的经废品收购站转卖到当地造纸厂,全部遭到粉碎销毁,造成了无法弥补的重大损失。事故发生的原因,一是档案工作人员的安全意识淡薄,没有负起应尽的保管责任,二是档案库房的安全防范措施不力,起不到足够的防御作用。
  八、应急预案缺位或应急预案不切实际。档案部门与其他部门一样,同样会出现各种各样的紧急情况,因此,平时就要做好充分的准备工作,制定应急措施,以应对突发事件,做到防患于未然。然而,时下有的单位没有应急预案,或者应急预案不切合实际,难以有效施行,面对突发事件时不知所措,束手无策。例如,2006年7月,广东省因受台风“碧利斯”带来的特大暴雨影响,部分地区发生严重的洪涝灾害,面对突如其来的洪水袭击,一些档案部门由于缺乏防汛抗洪的应急预案,未能妥善安置档案,致使所保存的档案遭受浸泡而造成重大损失。档案部门及工作人员必须吸取其中的深刻教训,认真总结经验,及早制定切实可行的应急预案,一旦发生紧急情况,马上采取相应措施,最大限度地减少事故造成的损失。
  九、对档案安全事故责任人员的处罚力度不够。发生档案安全事故,应该及时查找原因,明确事故责任,给予有关责任人员相应的处罚。这样,才能起到警示作用,防止类似事故的再次发生。而时下,往往是仅对有关责任人员给予通报批评就算了,一些较为严重的事故也作如此的处理,这样的处罚力度明显偏轻,没有起到足够的震慑作用,不利于预防事故的发生。
  综上所述,我们不难看出:由于档案安全意识淡薄,经费投入明显不足,防范措施不到位,档案在保管、利用等过程中存在着各种各样的隐患,严重危及档案的安全。因此,档案部门的领导和工作人员必须牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,加大对档案工作投入的力度,建立综合性的安全事故预防体系,积极参加安全知识技术培训,把档案安全融入到所有活动领域并占据主导地位,创造一个良好的档案保管环境。只有这样,国家档案事业的发展才有良好的物质基础,档案工作才能充分发挥档案服务社会,造福百姓的作用。

  原载于《中国档案报》2010年6月4日   总第2011期   第三版

(责任编辑:admin)
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