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加强工程项目档案的前端控制

时间:2010-11-28 22:01来源:中国档案 作者:haoweibin 点击:
——中国寰球工程公司对工程项目文档一体化管理模式的探索
中国寰球工程公司(以下简称寰球公司)成立于1953年,现隶属于中国石油天然气集团公司,是集设计、采购、施工管理等多种功能为一体的,具有工程总承包能力的国际工程公司。在工程项目文档管理方面,寰球公司注重学习国际先进工程公司项目文件控制的理念,结合国内工程项目档案的管理方法,建立了从项目文件到档案的一体化管理模式和控制体系。

 

  建立工程项目文档一体化管理模式

 

      工程项目文档一体化指工程项目文件控制与工程项目档案管理工作一体化, 寰球公司工程项目文档一体化管理包含以下三个方面的内容:

       1 文控人员与档案人员管理一体化

       项目签约启动后,项目组即可成立文控中心,因项目的大小设有文控经理(DOCUMENT CONTROL MANGER 简称DCM)、文控工程师(DOCUMENT CONTROL COORDINATOR 简称DCC)及文件管理员(DOCUMENT CONTROL SPECIALIST 简称DCS)岗位,负责项目过程中文件控制、最终版文件交付及归档;文控人员与档案管理人员的一体化管理是实现文档一体化管理模式的重要前提和保证。

       寰球公司随着业务的不断发展壮大,为进一步与国际先进工程公司项目文件控制工作接轨,实现“国内一流,国际先进”的公司文档工作发展目标,2006年公司成立了文控部,人员由原图档部门的档案管理人员与项目部的项目文控秘书人员组成,文控部对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责。文控部的成立为实现文档一体化的目标提供了组织和人员上的保证,为目标的实现搭建了一个强有力的平台。

       2. 纸质项目文件控制与纸质档案管理一体化

       纸质项目文件控制指项目执行中文控人员对项目产生的各类文件进行项目生命周期内有效的动态过程控制,建立有序、可控及可追溯的文件控制体系。文件控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作,目的是记录、追踪在项目生命周期内的过程文件和成品文件的内容及状态,主要活动包括文件的发布、文件的分发和传阅、文件的接收和返回、文件的归档、保存和销毁。相比之下,纸质项目档案管理是一种静态的管理模式,档案人员按照传统的档案管理要求对归档的纸质项目文件材料进行收集、分类、编目、登记、统计和必要的加工整理等,便于利用,以充分发挥档案在生产经营管理中的作用。

       文控部成立后,提出了静态的档案管理工作前移,将档案管理的方法、理念融入到文件过程控制中去,档案人员对文控人员进行文件图纸验收、收集、分类、组卷、编号、整理、借阅等专业化的系统培训,达到项目结束后文控人员直接归档入库上架,以期实现纸质项目文件控制与纸质档案管理的一体化。

       3. 电子文件与电子档案管理一体化

(责任编辑:admin)
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