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辽宁省归档文件整理实施细则(试行)

时间:2010-12-25 15:39来源:未知 作者:admin2 点击:
第一章 总则 第一条 根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T222000)的要求,结合辽宁省实际,制定《辽宁省归档文件整理实施细则(试行)》(以下简称《细则》)。 第二条 本《细则》所指的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办

 
 
 
第一章   总则
第一条 根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)的要求,结合辽宁省实际,制定《辽宁省归档文件整理实施细则(试行)》(以下简称《细则》)。
第二条 本《细则》所指的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第三条 本《细则》规定了归档文件的分类、装订、排列、编号、编目、装盒等具体整理方法。
第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
第五条 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予以修复。对永久、长期保存的文件,字迹模糊或易褪变的应予以复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。
第二章 实施范围
第六条 本《细则》适用于辽宁省各级党政机关、社会团体和其他社会组织。
第七条 企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作,可参考本《细则》执行。
第八条 本《细则》不适用于科技、会计等专业(专门)文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理。
第三章 归档文件整理的组织工作
 第九条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《机关档案工作条例》(厅发[1983]64号)、中共中央办公厅关于印发《中国共产党机关公文处理条例》的通知(中办发[1996]4号)和国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知(国发[2000]23号)规定,凡是机关工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料),均由文书处理部门和业务部门进行整理,定期向档案部门归档。
整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。可采取分散式(整理工作分散在形成归档文件的各部门进行)、集中式(整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行)或集中与分散相结合的形式(整理工作一部分集中在综合部门或档案部门,一部分分散在业务部门)。
第十条 立档单位要根据《国家档案局关于印发〈机关档案工作业务建设规范〉等三个文件的通知》(国档发[1987]27号)文件要求,结合实际制定本单位的文书档案归档范围和保管期限表。
第十一条 承担归档文件整理工作的部门和人员应严格遵照国档发[1987]27号文件要求及有关规定,做好文件材料的平时收集整理工作,随办随归,安全保管。
第四章 归档文件的分类
第十二条 归档文件分类,是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。
第十三条 归档文件原则上采用保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。立档单位文件材料较少的,经同级档案行政管理部门或上级主管部门同意,可以采用保管期限—年度分类法。每个立档单位的分类方案应保持相对稳定。
第十四条 按保管期限分类,是指根据归档文件划定的不同保管期限进行
第十五条 按年度分类,是指根据归档文件形成的年度进行分类。文件签发日期(即落款日期)为文件所属年度。
(一)跨年度形成的文件分类,应视不同情况作不同处理。跨年度的会议形成的文件材料放在会议闭幕年;跨年度的请示  与批复放在批复年度;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年。
(二)有专门年度的单位(如教学单位等)形成的文件,应按照专门年度进行分类。
(三)文件没有标注日期的,需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。
第十六条 按机构分类,是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类。采用机构分类法,原则上一个机构设置一个类,机构名称就是类名。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。
(一)由业务部门起草,以机关或办公厅(室)名义发文的,如果内容属该部门职责或业务范围,则应归入负责起草文件的机构。                     
(二)由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。
(三)立档单位内设置的临时机构,一般应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存。如果临时机构与该立档单位某一内部机构合署办公的,并以该机构为常设机构,形成的文件应归入该内部机构类中。
第十七条 按问题分类,是指根据归档文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法,各类不能互相包含。问题的类别与类名,原则上应根据内设机构的职能性质来设置。不允许按文种设类,更不能以“通知类”、“文件类”等设类。采用问题分类法不能同时采用机构分类法。
第五章 归档文件的整理和装订
第十八条 归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件,或与一个事由紧密联系的相关文件为一件。下列文件或文本在实体装订时,可为一件:
(一)正本与定稿为一件;
(二)正文与附件原则上为一件(如果附件内容比正文重要且件数较多,则各为一件);
(三)原件与复制件或手抄稿为一件;
(四)转发文与被转发文为一件;
(五)文件处理单与文件为一件;
(六)来文与复文一般可为一件;
(七)会议记录一次为一件(如果几次会议研究同一问题则为一件);
(八)报表、名册、图表等按其原装订方式,一册(本)为一件;
(九)中文文本与外文文本对应为一件。
如果重要文件(如法律、法规等)须保留历次修改稿,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。
第十九条 归档文件应按“件”为单位装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件或手抄稿在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文为一件时,复文在前,来文在后;结论性材料在前,依据性材料在后;汉文在前,少数民族文字在后;中文本在前,外文本在后(特殊规定除外);文件处理单在前,文件在后。
第二十条 归档文件装订前,应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物(短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外)。
第二十一条 对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应根据实际情况,按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折叠应尽量位于字迹间隙处。减少文件受损,便于阅读。
第二十二条 装订要采用对档案文件无损的材料和方法,如无酸纸袋、不锈钢材料和夹装、线装等方法。装订要牢固,做到文件不损页,不倒页,不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用袋装的,袋内文件尽量大小一致。采用左侧装订的,要将左、下侧对齐;采用左上角装订的,要将左、上侧对齐。
第六章 归档文件的排列
第二十三条 归档文件的排列,是指在分类方案的最低一级类目内,按照事由结合时间、重要程度等排列。会议材料、统计报表、非诉讼案件、刊物等成套性文件可集中排列。
第二十四条 同一事由的归档文件排列,可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。
第二十五条 不同事由的归档文件排列,可按不同事由形成时间的先后顺序排列,或按事由的重要程度排列,也可按事由具有的共同属性排列。
第二十六条 对具有保存价值,但未及时归档的文件,应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件的最后。对排列在最后且与相应类别中的某件归档文件相关联的文件,可在归档文件目录备注中注明“此件与X件为同一事由”或标注“相互参见号”;也可将未归档文件与同一事由的某件归档文件装订在一起,并在归档文件目录题名后用括号注明。
第七章 归档文件的编号
第二十七条 归档文件编号,是指归档文件在全宗内的位置标识,并以归档章的形式在归档文件上注明。主要内容有:编件号、盖归档章及填写归档章内项目。
第二十八条 件号:是指文件的排列顺序号。件号又分为室编件号(档案室编件号)和馆编件号(档案馆编件号)两种。室编件号的编制方法为:按不同保管期限,在分类方案的最低一级类目内(如机构),按文件排列顺序每年都从“1”开始编制。类别与类别之间件号不连编。馆编件号暂不编制,待档案移交进档案馆时按馆的要求编制。
第二十九条 归档文件要逐件编号,在文件的首页上端右上角或空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章不应压盖字迹,不应与收文章等重叠,文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸,填写文件题名后加盖归档章。
第三十条 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号、页数等项目.
全宗号:是指档案馆给立档单位编制的代号。
年度:是指文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2000”。
保管期限:是指文件在归档时划定的保管期限,直接标注“永久”、“长期”、“短期”。
机构(问题):是指作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。不设机构(问题)的立档单位此项可空。
件号:是指文件的排列顺序号。
页数:是指每一件归档文件的有效页数。文件中有图文的页面为一页。每一件归档文件以原有页码为序;无页码的文件以件为单位,从“1”开始编制流水页码,正面在文件右上角,背面在文件左上角。
第三十一条 归档章的格式为长60mm,宽22mm,分为7格。每格上端刻上项目内容,字体为宋体字。加盖归档章应使用印泥。填写归档章内项目时,应使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。
第八章 归档文件的编目
第三十二条 归档文件的编目,是指归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录包括件号(室编件号、馆编件号)、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项内容。
每页归档文件目录在右上方标注所属机构(问题)
件号:填写室编件号。
责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者填写责任者一般应使用全称或通用简称,不能使用“本局”、“本部”等简称;联合发文一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但立档单位是责任者的必须抄录;对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件,责任者可填写领导人姓名。
文号:文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成,填写文号要照实抄录,不能省略。
题名:文件标题。文件题名原则上应照实抄录。文件没有题名或题名不规范,不能全面反映文件内容的,应根据文件内容重新拟写或补充题名,并在新拟写或补充题名之外加“[]”号。题名拟写要求:
(一)会议记录的题名拟写,应写明议题及会议的时间、主要内容。
(二)总结、计划的题名拟写,应录入作者、具体内容及时间。如:“XXX1998年安全工作计划”。
(三)简报的题名拟写,会议简报录入会议名称、简报名称及期号。工作简报还应根据其内容拟定综合性或揭示部分主要内容的题名。
(四)报表的题名拟写,应以件为单位。要写明报表内容、时间;涉及个人的要写明具体人员。
(五)人事任免、处分材料的题名拟写:文件涉及的人员要尽可能全部录入或录入主要人员、与本单位有关人员。
日期:文件的形成时间。具体填写日期要用8位阿拉伯数字标注年月日,如:20030416,也可将月、日的数字回行填写,即填为两行:( 2003\0416)
页数:填写每件归档文件的实际页数。
备注:填写归档文件需补充和说明的情况,如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。
第三十三条 归档文件目录及封面用纸幅面尺寸采用国标标准A4型297mmX210mm(长X宽)。归档文件目录原则上采用竖式。归档文件目录可置于盒内文件前面。
第三十四条 填写归档文件目录时,采用计算机管理档案的单位,可使用档案管理软件生成并打印出目录;采用手工填写归档文件目录的单位,应使用耐久的书写材料。
第三十五条 归档文件目录的编制。归档文件目录采用按年度、保管期限编制。如:2000年归档文件目录按永久、长期、短期分别装订成册;对文件较少的单位,可按保管期限、年度编制归档文件目录。
第三十六条 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
第九章 归档文件的装盒
第三十七条 档案盒是归档文件的装具,应采用无酸纸制作。封面应标明立档单位的全宗名称(全称或规范化简称)。档案盒的外形尺寸为310mmx220mm(长x宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mmx40mm等
第三十八条 归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
第三十九条 装盒时,应按照分类方案,将同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)的文件按照件号顺序装入一盒或若干盒。按照保管期限——年度分类的单位,可将同一保管期限、同一年度的文件按照件号顺序装入一盒或若干盒。
第四十条 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊背或底边填写全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等必备项。
第四十一条 起止件号:在室编栏内填写盒内归档文件第一份或最后一份文件的件号,中间用“——”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆的要求编制。为方便档案室管理,可用铅笔编制盒号,同一保管期限的档案盒排一个流水号。
第四十二条 备考表置于盒内文件之后,备考表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mmx210mm(长x宽),项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。
检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期:填写归档文件整理完毕的日期。
第十章 附则
第四十三条  本《细则》由辽宁省档案局负责解释。
第四十四条本《细则》自发布之日起施行。

(责任编辑:admin)
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