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欢迎来到档案界!2024年05月04日
档案数字化加工
干部人事档案数字化管理以后可以减少查档人员翻阅答案的时间,提高档案利用提取的效率,满足干部人事档案工作的安全性、保密性,制定规章制度来规范纸质档案收集整理和档案数字化等,保证纸质档案和数字档案一致、完整、规范。
干部人事档案数字化管理
严格落实干部人事档案信息化工作相关要求,全面开展档案数字化“回头看”,严把“四关”,自查自纠进行整改,确保档案数字化工作高质、高效、如期完成。
着眼“严”字,把好“入口关”
准确的数据源是做好档案数字化的“地基”,针对档案初审过程中出现的不严、不细、不全等问题,及时与第三方人员进行沟通协调,对档案进行二次审查,确保档案查缺单精确度。对补充材料“过筛子”,严格鉴定,认真审核,对不符合要求的材料实行“零容忍”,去伪存真,查漏补缺,确保干部人事档案数字化稳打稳扎。
“四字四关”推进干部人事档案数字化
聚焦“管”字,把好“纪律关”
建立健全保密制度,做到各项制度与保密条例张贴上墙,要求管档案人员和第三方人员严格执行制度与条例,并安装监控设备,做到24小时实时监控,对违反相关制度与条例的工作人员严肃处理。完善档案查(借)阅、出入及转递台账,保证每本档案出入有记录,做到管档人员心中有数。靠实责任,制作工作流程单,做到档案分类整理、著目扫描、高清处理、裱糊装订每一环节签字登记,倒逼管档人员与外包人员增强责任感和紧迫感。
围绕“学”字,把好“业务关”
注重管档人员业务学习常态化,制定自学计划,开展政策业务知识学习,不断提高整档、管档、审档能力。为提高第三方人员业务能力素质,增强业务知识水平,高度重视,及时与第三方公司沟通,督促外包公司对业务不精的工作人员进行专业培训,确保顺利推进档案数字化工作取得成效。
“四字四关”推进干部人事档案数字化
立足“审”字,把好“验收关”
为保障档案数字化工作能够及时推进,安排政治素质高、责任意识强、纪律观念牢、业务本领硬的干部进行档案数字化专项验收工作,对验收过程中发现的问题进行记录,并督促第三方人员及时整改,确保干部人事档案数字化成果高标准、高质量。
1组织人事工作的必然之选
信息技术快速发展,传统的人事管理无法适应经济快速发展,新型数字化手段必须加入来做好新时期的组织人事工作。干部人事档案管理作为人事管理中一项非常重要的内容,也面临着挑战。干部人事档案数字化建设工作,是将人事档案信息电子化,进而提高工作效率,加强和改进干部人事档案工作。
2干部人事信息规范必然要求
在日常的干部人事管理工作中,产生了大量的干部人事信息,导致信息分散以及人事档案形成归档流程混乱,信息内容不全面,不能满足精细管理的需要。
3新时代组织人事工作的必然要求
对于提高干部队伍素质,增强组织人事部门创新能力,更好地服务于人事工作具有积极的促进作用。
1)有利于进行人事数据系统分析。目前,干部人事档案管理工作周期长,检索查询慢,缺乏对整体档案数据的系统化分析。人事档案数字化管理后,可以处理大量数据信息,更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息,提高工作水平、整合人才资源。
2)提高档案资源的利用率。档案传统的管理方式都是以馆藏的形式存在的,效率低,而且会造成原始档案资料的折旧、破损、涂改,甚至丢失。档案数字化管理可以实现即时查询,避免查阅、转递过程中会出现的一系列问题。
3)有利于人事档案的持久保护。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点,是原始的证据材料,频繁翻阅,会增加对档案的损害率,数字化管理可以使纸质档案保存得更为完整,充分发挥档案数据共享性、重复利用性、查找便利性等特点,进而减少纸质档案材料的翻阅次数,节省查找时间,消除档案篡改等情况,利于人事档案的长久保存和利用。