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欢迎来到档案界!2025年02月08日
档案管理学
检察院档案管理系统是一个集成了文件管理、分类、存储、检索、统计和安全控制等功能的系统,用于管理和保护检察院的档案资料。它可以帮助检察院提高档案管理效率,降低档案丢失和损坏的风险,并方便地检索和利用档案信息。
该系统通常包括以下功能:
1. 文件管理:可以接收、分类、归档和存储各种形式的档案资料,包括纸质文件、电子文件、音频文件和视频文件等。
2. 检索功能:提供方便的检索工具,可以根据档案的标题、日期、来源、内容等信息快速查找档案。
3. 统计功能:可以对档案的使用频率、保存时间、借阅情况等进行统计和分析,为决策提供数据支持。
4. 安全控制:可以对档案的访问权限进行控制,确保只有授权人员才能访问和利用档案信息,同时保护档案的安全性和完整性。
使用检察院档案管理系统,可以提高档案管理效率和质量,同时保障档案的安全性和完整性。该系统通常需要与检察院的业务系统相集成,以便实现数据共享和交换。
会博通检察院综合档案管理系统
会博通检察院综合档案管理系统,整体上实现了模块认证、用户认证和功能认证的统一管理门户框架,并能根据检察院统一业务系统的接口要求进行文档及相关数据对接。会博通检察院综合管理系统全面实现档案从收集、管理、利用、编研、鉴定等全生命周期的信息化管理,平台功能包括检察院案件档案管理,检察院证照管理,法律法规档案管理,档案借还管理,自定义分类管理,流程化归档管理,检察院咨询台,用户权限管理等内容。
随着检察档案工作重要性的日益显现,基层检察院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫,采取措施强化档案信息化建设取得一定成效。但不可否认的是,基层检察院档案人才匮乏、档案制度不健全、利用率不高等因素制约了检察档案工作的进一步发展。随着档案电子化、信息化的快速发展,档案管理工作面临着全新的机遇和挑战,如何适应形势需要,提升检察档案管理水平,充分发挥检察档案为经济建设服务、为社会稳定服务的作用,是当前和今后一个时期摆在基层检察院面前的一个重要问题。下面,笔者就进一步做好档案管理工作谈几点肤浅认识。
一、强化领导,提高责任意识
加强组织领导,完善档案管理体制,是档案工作在新形势下顺利开展的重要保证。应明确分管检察长直接领导、办公室具体负责、其他部门协同配合的档案工作体系。注重检查档案工作进展情况,帮助协调工作中的矛盾,解决实际困难。每年度的工作计划、绩效管理考核办法、全年工作总结,院领导都要突出强调档案工作,真正做到档案工作与检察工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在检察工作中重要性的认识,增强干警主动参与档案管理的积极性。
二、注重培训,提高人员素质
档案管理工作是一项政策性强、业务面广的基础性工作,档案管理人员的素质是做好工作的前提条件和基础。一是注重加强专职档案人员培训,在思想上要求其具有强烈的责任心和良好的职业操守,能严格遵守各项规章制度,保守机密;在业务上要有较高的档案业务水平、业务技能,并具有一定的法律知识和电脑运用能力。只有真正做到以上几点才能成为一名称职的档案管理人员。同时应多安排档案管理人员参加上级检察院、档案局组织的档案业务培训,积极邀请档案局的有关领导具体指导,主动向先进单位学习,通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。二是注重加强相关部门档案责任人员培训。重视加强对各部门内勤,特别是档案责任人员的业务指导,有计划地开展培训,及时订阅有关档案管理书刊,督促其自觉学习,使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订方法,确保归档质量。
三、严把“三关”,提高档案质量
一要把好质量评查关。对部门上交的各类档案坚持原则,要严格把关,不符合归档要求的,及时指正,并督促整改;二要把好保管关,库存档案要定期和不定期经常检查,确保库房各项安全措施到位,保持库存档案整齐、美观、牢固,杜绝任何档案安全事故发生;三要把好利用关,重视档案利用工作,充分发掘档案资源,提高利用率,为案件的复查、专项检查、质量评查等提供全面、有效、良好、高效的服务。
四、健全机制,实现规范管理
加强制度建设,规范档案管理,是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程,依据《档案法》、《人民检察院诉讼档案管理办法》等要求,严格制定归档、保管、借阅等各项操作规范和工作规程,强化诉讼档案的管理,做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范,借卷登记审批手续齐备;二要规范通报制度,不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况通报。
五、硬件投入,完善基础设施
进一步优化档案管理工作环境,在抓好软件建设的同时,尤其要注重硬件设施的达标,严格按照标准要求配置设施,为提高档案管理水平创造良好的物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用,加强档案的全文数据库建设,在实现文书档案全文数字化的基础上,探索照片档案、诉讼档案、会计档案等资料的数字化。强化档案网络建设,充分发挥内部局域网优势,实现资源共享,进一步推进档案工作的信息化、现代化建设。
属于诉讼档案管理。
人民检察院的诉讼档案应实行集中统一管理,以诉讼档案的完整与安全,便于利用,并为国家积累史料。
各级人民检察院必须做好诉讼档案管理工作,档案部门的基本任务是:
(一)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用。
(二)对本机关各业务部门诉讼文书材料的立卷归档工作进行指导、监督和检查。
(三)进行本机关诉讼档案的鉴定和整理。
(四)上级人民检察院对下级人民检察院的诉讼档案工作进行指导、监督和检查。下级人民检察院定期向上级人民检察院报告诉讼档案管理工作情况。
第一章 总则第一条 为了加强人民检察院诉讼档案的科学管理、根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《机关档案工作条例》的有关规定,结合检察工作的实际情况,制定本办法。第二条 人民检察院诉讼档案是指人民检察院在办理案件过程中所形成的具有查考利用价值,并按照有关规定立卷归档,集中保管的诉讼文书、视听资料及其它各种载体材料。
人民检察院诉讼档案是检察活动的真实记录,是做好检察工作的必要条件。第三条 人民检察院的诉讼档案实行集中统一管理,以保证诉讼档案的完整与安全,便于利用,并为国家积累史料。第四条 人民检察院诉讼档案工作,在国家档案行政管理部门的统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导下,由最高人民检察院实行统一领导,分级管理。各级人民检察院诉讼档案工作,在业务上接受上级人民检察院和同级地方政府档案行政管理部门的指导和监督。第二章 档案工作机构和职责第五条 最高人民检察院和各省、自治区、直辖市人民检察院应设专门的档案工作机构。检察分院、自治州和省辖市人民检察院应设档案工作机构或配备专职档案人员。基层人民检察院应配备专职或兼职档案人员。
各级人民检察院都应配备与档案工作任务相适应的档案人员并保持相对稳定。档案人员要熟悉《档案法》、《档案法实施办法》,学习法律、法规和档案现代化管理知识。第六条 诉讼档案管理工作是检察业务工作的一个组成部分。各级人民检察院必须做好诉讼档案管理工作。档案部门的基本任务是:
(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策,根据上级机关对诉讼档案的有关规定,制定本机关诉讼档案管理的规章制度;
(二)负责管理本机关的全部诉讼档案,积极提供利用;
(三)对本机关各业务部门诉讼材料的收集、整理立卷和归档工作进行监督和指导;
(四)进行本机关诉讼档案的鉴定和整理工作;
(五)采用新技术,实现诉讼档案管理的现代化;
(六)对下级人民检察院的诉讼档案工作进行监督和指导。第三章 档案的接收和整理第七条 档案部门要组织好诉讼文书材料的立卷归档工作,接收档案时,要按照《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》的要求,严格检查案卷质量。交接双方应对诉讼档案逐卷清点、核对,并履行接收、签字手续。第八条 人民检察院诉讼档案的分类应按年度(结案年度)--组织机构,或年度(结案年度)--问题(立案、侦查、审判、执行监督的刑事案卷,直接受理立案侦查的刑事案卷,控告申诉案卷,民事、行政诉讼案卷)进行。第九条 人民检察院诉讼档案的编号应以本单位诉讼档案保管期限的划分为前提,将不同保管期限(永久、长期、短期)的案卷每年各编一个顺序号。同一案件由于诉讼程序的改变或其他原因形成多个案卷的,按一案一号原则合并保管,每卷之间编分册号。第十条 随卷归档的声像档案,应按声像档案管理的有关规定,分类、编目、上架,并在声像档案目录中注明其所属诉讼档案的档号,不另设诉讼档案分册号;在诉讼档案目录的备注中,注明声像档案号。第十一条 人民检察院诉讼档案分类排列、编号的方法应统一,前后一致。第四章 档案的鉴定和销毁第十二条 依据《关于人民检察院诉讼档案保管期限的规定》的原则,鉴定诉讼档案。根据《人民检察院诉讼档案保管期限表》确定诉讼档案的保管期限。第十三条 严格履行人民检察院诉讼档案鉴定制度,对超过保管期限的诉讼档案,应由办公厅(室)负责人、有关业务人员和档案人员组成鉴定小组,逐卷审查、鉴定,确定存毁。第十四条 对确无继续保存价值的档案,应清点核对,登记造册,经分管检察长批准后送指定销毁厂,由两名以上检察干警监销。销毁档案要写出销毁报告,监销人员要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应立卷存档。第五章 档案的保管和移交第十五条 各级人民检察院应设专门库房保管档案。库房不宜设在地下室或建筑物顶层。第十六条 配置必需的设备(计算机、复印机、声像档案检测设备、空调、监控防盗、防火等),不断改善档案的保管条件,实现档案管理的现代化和科学化。第十七条 保持库房、设备整洁,力求做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害、无杂物。库房内禁止吸烟存放易燃、易爆物品。库房温湿度要达到国家规定标准。