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欢迎来到档案界!2025年02月08日
档案管理学
2017年会计档案管理是十分重要的,它涉及到会计资料的真实性、完整性和可用性。在会计档案的管理过程中,需要注意以下几点:
1. 归档范围:会计档案的归档范围包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等。
2. 归档时间:年度终了,单位要按照规定将本年度的会计档案及时归档。
3. 归档要求:会计档案的归档要求包括完整性、准确性和系统性。具体来说,会计档案应当按照一定的顺序和格式排列,并保持其完整性和整洁性。同时,会计档案应当按照一定的顺序和时间顺序进行整理和归档,确保其准确性和系统性。
4. 保管期限:会计档案的保管期限根据其重要性分为不同等级,一般为永久保存或定期保存。定期保存的会计档案需要定期进行鉴定和销毁,确保会计档案的数量和质量符合规定。
5. 移交单位:会计档案在归档后应当由专门的机构或人员负责保管,并按照规定向其他单位或个人移交。
此外,电子会计档案也需要符合特定的要求,如归档范围、存储要求、备份要求、保管期限等。
总的来说,会计档案管理是一项重要的工作,需要按照一定的程序和要求进行,以确保会计档案的真实性、完整性和可用性。
会计档案管理要求主要包括会计档案的立卷,会计档案的查阅和会计档案的销毁。
会计档案的归档范围
(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证、银行存款余额调节表和汇总凭证
(2)会计账簿:现金日记账、银行存款日记账、明细账、总账等等
(3)财务报表
(4)其他会计资料:工资计算表、移交清册等等
会计档案立卷的要求
(1)会计凭证应该在没有结账之前按照时间顺序进行编号,按照编号的顺序,选取相当厚度的会计凭证为一册,并进行装订。
(2)会计账簿应该按照相关的种类和年份分别进行立卷,一本账簿作为一卷。
(3)财务报告应该按照月度、季度和年度分别进行装订立卷,一本财务报告为一卷,决算审核意见书,审计报告等应该与财务报告一同进行装订。
(4)其他会计资料则需要移交到财务管理部的档案柜中进行保存。
会计档案的查阅
会计档案与集团其他档案使用统一查阅、复印登记制度,登记内容总经理与财务管理部各存一份;
会计档案不得借出;如有特殊需要,经财务经理批准后,可以进行查阅或者复制,并办理相关登记手续;查阅或者复印会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
会计档案的销毁
1.当企业会计档案的保管期限已满之后,会计档案如果需要销毁,则应该由企业的档案机构和会计机构一起提出档案销毁的意见,与会计部门一起进行鉴定和审查,并编制会计档案的销毁清册。
2.当机关、团体、事业单位和非国有企业的会计档案需要销毁时,需要报告给单位的领导,得到批准后才能销毁;而国有企业的会计档案,除了要经过企业领导的审查之外,还需要报请上级主管单位,并在请求批准后才可以进行销毁。
3.会计档案的保管期限满了之后,还需要检查原始凭证中是否存在未了结的债权债务,如果存在,则应该单独将其抽出,另行立卷,将其交由保管部门继续进行保管,直到这些债权债务结清为止。而建设单位仍在建设期间的会计档案,不可以销毁。
4.在会计档案销毁之前,需要按照会计档案的销毁清册逐一进行核查,各单位销毁会计档案时需要有会计档案部门的成员和财务会计部门的成员进行监销;各级主管部门销毁会计档案时,应由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财务部门销毁会计档案时,应由同级审计部门派员参加监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。
第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。
第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条 单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第一条
为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。
第二条
国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位),应当依照本办法管理会计档案。
第三条
各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
第四条
各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
第五条
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第六条
各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
第七条
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第八条
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后第一天算起。
第九条
本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。
会计档案的整理方法
一、决算报表
1、按“卷”整理。一册(本)为一卷,编制一个档号,档号构成:全宗号—目录号—案卷号。
2、编页号:以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号,双面书写的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。
3、填写会计档案盒的封面及盒脊
(1) 全宗名称:全宗名称相当于立档单位的名称,填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。
(2)案卷题名:由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别。
(3)起止时间:填写形成本盒会计档案的起止年月日。
(4)卷数、张数:填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。
(5 )保管期限:按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
(6)全宗号、目录号
(7)案卷号:填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号,在案卷起号和止号之间用“一”隔开。
(8)盒号:暂不填。
(9)填写会计档案盒盒脊项目。
4、录入电子文档管理系统
点“档案著录”中的“案卷著录标引” 点“添加” 档案类别“会计档案” 二级类目“财务报告类” 保管期限“永久” 年度“2016” 题名2016年决算报表” 文件开始时间文件截止时间件数(该卷盒内文件份数)载体数量(最后一个页号)点保存。
二、会计账簿
1、有页号的可不再另编页号。
2、其他操作与决算报表一样,只是目录号不同。银行存款帐、现金日记账使用同一目录号,案卷号连续编。
3、如果银行存款帐、现金日记账几年记在一个账簿上的,则用完后归档。(最多两年使用一册账簿)
4、总账、明细账与银行存款帐、现金日记账操作步骤一样,只是目录号不同。
5、录入电子文档管理系统
步骤同“年度决算报表”,只是二级类目选“会计账簿类”.
三、会计凭证
1、排列:按年度的先后排列,同一年度内按月份的先后排列。
2、会计凭证的编号:
每本凭证一个档号,全部编完,年度与年度之间拉通编。会计凭证封面有档号的填在档号处,没有档号的填在会计凭证封面左上角空白处。
3、装盒并填写:
编号完成后,按顺序装入会计档案凭证盒,装满一盒再装下一盒。填写会计档案凭证盒封面及盒脊。根据会计凭证封面的有关项目对应填写,填写方法与会计凭证封面一致。
(1)单位名称:填写形成会计档案的单位名称,必须用全称或通用简称。
(2)会计凭证名称:填写能够反映会计凭证用途或内容的名称,如:“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
(3) 时间:填写本盒会计凭证所属年月。
(4) 起止时间:填写本盒会计凭证的起止年月日。
(5) 归档时间:填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月。
(6) 立卷人:填写整理本盒会计凭证的人员姓名。
(7) 保管期限:根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。
(9)全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。
(10) 目录号:填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
(11)案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内不允许出现重复的案卷号。
(12) 会计凭证盒盒脊填写方法
盒脊项目与正面有关项目对应填写。
4、录入电子文档管理系统
步骤同“年度决算报表”,只是二级类目选“会计凭证类”,并录入凭证起止号。
会计档案的整理技巧
对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容,是保存、利用会计档案的前提,会计机构和会计人员必须认真对待,努力做好。
(1)会计凭证的整理。
会计凭证是会计档案的重要组成部分。《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固,妥善保管,便于查阅。
整理会计凭证,首先,要把所有应归档的会计凭证收集齐全,并根据记账凭证分类。记账凭证一般分为现金收、付款凭证,银行收、付款凭证,转账凭证,共三类五种。根据不同的种类,按时间或按顺序号逐张排放好。其次,整理记账凭证的附件,剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料,补充遗漏的必不可少的核算资料。再次,清除订书针、曲别针等金属物。最后,将记账凭证按适当厚度分成若干本。将会计凭证整理好后,应按照有关规定的要求,认真做好会计凭证的装订工作。
(2)会计凭证的归档。
首先,要认真填好会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。其次,填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“20xx年xx月凭证”和案卷号。再次,将装订好的凭证入盒,由专人负责保管。
(3)会计账簿的整理。
年度终了,各种账簿(包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账)在结转下年、建立新账后,一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先,将活页账按页码顺序排好,加封面后装订成本。然后,将各种账簿按照会计科目顺序排列,据以逐本登记会计档案(会计账簿)封面。会计账簿封面的有关内容要写全。
(4)会计报表的整理。
会计报表一般在年度终了后,由专人(一般是主管报表的人员或财会机构负责人)统一收集、整理、装订,并立卷归档。平时,月(季)度报表,由主管人员负责保存。年终,将全年会计报表,按时间顺序整理装订成册,登记会计档案(会计报表)目录,逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后,由主管报表人员负责装盒归档。
(5)其他会计资料的整理。
其他财会资料,包括年(季)度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同,也应随同正式会计档案进行收集整理。但是,这部分资料不全部移交档案部门,有的在一个相当长时间内,由财会部门保存。这就需要认真筛选,把收集起来的这些资料,逐件进行鉴别,将需移交档案部门保管存放的,按要求另行组卷装订,而后移交档案部门。
会计档案的整理要规范化。封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作,卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。要做到收集按范围,整理按规范,装订按标准。
会计档案的保管期限
会计档案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。
会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。永久档案即长期保管,不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限,该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,具体规定如下:
1、需要永久保存的会计档案有:
年度决算财务会计报告; 资本金、股金及股权明细; 开销户登记簿; 客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单(卡)收据; 账销案存的清单或资料。 会计档案保管登记簿、销毁清册; 7有价单证、业务公章销毁清册; 机构变动交接清册; 有权机关查询、冻结及扣划书; 己用凭证、账簿登记簿; 会计系统数据移植日的所有会计档案; 会计初始环境文本、 基础数据维护修改有关记录、 文件; 其他需要永久保管的档案。
2、保管期限为25年的会计档案有:
现金和银行存款日记账;税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。
3、保管期限为15年的会计档案有:
会计凭证类;总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款);会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证;会计移交清册。
4、保管期限为10年的会计档案有:
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证;各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨货款年报;税收会计报表(包括票证报表)。
5、保管期限为5年的会计档案有:
下级行上报的中期财务会计报告(月度、季度、半年度 报表及附件、说明);联行往来清单及查询查复书; 密押代号表使用保管登记簿; 存、贷款单位余额对账回单; 固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片;客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议; 其他需要保管五年的会计档案。
6、保管期限为3年的会计档案有:
各级行本身及汇总全辖的日计表;会计系统运行日志; 不定期报表;会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料;流水账; 其他需要保管三年的会计档案。
会计档案工作职责
1、贸易公司总帐工作的统筹及汇报;
2、负责审核出纳现金及银行存款余额是否账实相符,并与ERP系统相核对;
3、负责公司费用的核算,认真审核相关费用单据。并按部门归集、分配各项管理费用,编制各部门费用明细表,定期进行纵向分析;
4、负责公司往来债权债务账目的定期检查,包括总分公司往来账务的检查核对,按时与往来应付、应收会计核对明细账目;
5、负责公司的'成本结算及管理;
6、负责公司的税务审计工作;
7、完成会计经理安排的其它工作。
会计基础之会计档案
1、会计档案的内容
(1)会计凭证
(2)会计账簿
(3)财务会计报告,包括会计报表、报表附注和财务情况说明书
(4)其他会计资料:包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册
2、会计档案的归档
各单位每年形成的会计档案,应由财务会计部门按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了,可暂由本单位财务会计部门保管1年。期满之后,应由财务会计部门编造清册,移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的,应当在财务会计部门内部指定专人保管。
移交单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆装的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,分清责任。
3、会计档案的保管期限
各种会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限,应按《会计档案管理办法》的规定执行。注意掌握会计档案保管期限表
永久保管期限:年度财务会计报告;会计档案保管清册;会计档案销毁清册
保管3年的:月、季度财务报告
保管25年的:现金日记账和银行存款日记账
保管5年的:银行存款余额调节表;银行对账单;固定资产报废清理后的固定资产卡片
其余为15年。
08多选:企业应永久保存的是( )。
A、年度财务报告
B、现金日记账
C、原始凭证
D、会计档案保管清册
答案:AD
4、会计档案的查阅和复制
各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
5、会计档案的销毁
会计档案保管期满需要销毁时,由本单位档案部门提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定和审查,编造会计档案销毁清册。
对于保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应单独抽出立卷。由档案管理部门保管到未了事项完结时为止。