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欢迎来到档案界!2025年02月08日
档案管理学
公司档案管理存在的问题主要包括以下几点:
1. 档案管理制度不健全:缺乏有效的档案管理机制,会导致档案管理制度不够健全,从而影响到档案的收集、整理、保存、利用等各个环节,给档案管理工作带来诸多不便。
2. 档案管理流程不完善:在档案管理过程中,如果没有完善的档案管理流程,可能会出现档案分类不清晰、归档不及时、档案丢失等问题,给档案的查找和使用带来诸多不便。
3. 档案信息化程度低:随着信息化技术的发展,传统的档案管理方式已经不能满足公司发展的需要,档案管理信息化可以提高档案管理效率和质量。但是,一些公司由于对档案信息化建设的投入不足,导致档案管理信息化程度较低,仍然采用传统的档案管理方式,导致档案管理效率不高。
4. 档案利用率不高:一些公司对档案的利用不够重视,导致档案的利用率不高,甚至有些档案长期处于闲置状态,无法为公司的发展提供有效的支持。
5. 档案管理人员素质有待提高:一些公司的档案管理人员素质不高,缺乏专业的档案管理知识和技能,无法保证档案管理工作的质量和效率。
6. 档案安全风险较大:由于档案中包含了很多重要的信息,如公司商业机密、客户信息等,一旦泄露或丢失,将会给公司带来巨大的损失。但是,一些公司对档案安全的管理不够重视,缺乏有效的安全保障措施。
为了解决这些问题,公司应该建立健全的档案管理制度和档案管理流程,提高档案管理信息化水平,加强档案的利用和安全管理,提高档案管理人员素质。同时,公司也应该加强对档案管理工作的监督和评估,确保档案管理工作的质量和效率。
档案管理工作遇到的问题
1、企业档案归档困难:
工程建设的文件材料收集不全,归档困难
我们都知道没有哪个企业的工程建设是一蹴而就的,一些大型的工程建设往往需要持续很长时间,半年、一年甚至几年都是非常常见的。在此期间。由于产生的文件材料很多,经手人员也很复杂,而且有许多工程建设的图纸、图样是要被带到施工现场去的。如果没有专门的人员负责跟踪和监督,很容易出现文件收集不全的情况,更别提完整归档了。
下属单位和派出机构的文件归档困难
许多企业纷纷改制,摒弃了原有的单一管理模式,集团公司下面可能设有多个股份或分公司。产权关系的错综复杂和企业组织机构的分散布局给企业文件材料归档工作带来了不少困难。目前,企业档案部门对下属企业、外派机构的档案工作监督指导检查的力度普遍偏弱。对全资、控股、参股企业的档案工作的监督指导几乎是空白。放任状下。有的企业外派机构多年也不见有文件材料归档:全资、控股、参股企业成立多时也未见有文件材料移交。可以说,复杂的企业管理模式带来的文件材料归档难的问题是企业档案管理部门近年来新添的又一道难题。
非正常收发渠道的文件材料归档难
随着经济活动的频繁和对外交往的日益增多。文件材料载体和内容都发生了较大变化。诸如合同、协议、联络书、备忘录。企业间互赠的纪念品、名人题词、书画等。这些文件材料文书处理部门很难控制。档案部门又无从知晓,加之有的部门或个人会有独居奇货的欲望,它们的归档要比红头文件难得多。
2、企业档案保管方面的问题——企业信息化建设进程加快,实体档案保管模式难以为继。
随着信息化的到来和深入,企业在各项活动中形成越来越多的数字化信息,传统的企业档案实体保管模式已无法满足企业档案保管的需要。电子环境下的企业档案信息的保管问题日益凸现,亟待解决。在很多企业中,由于没有实现办公自动化(OA)、管理信息系统(MIS)、客户关系管理(CRM)等应用系统的开发和利用,也没有实施管理或管理不当,导致电子文件、档案处于“游离”状况,企业“记忆”面临丢失的危险。
3、档案提供利用方面的问题——档案信息资源封闭分散,提供利用水平低。无法提供系统服务。
传统意义上的档案往往带有私密性的色彩,按照有关规定,相当一部分的档案是不允许个人或部门随意查看的。比如干部人事档案、科技档案、数据报表等。当确实有查找利用档案的需要时。利用者必须出具相关的证明,履行特定的手续。并且绝大多数的档案是不允许带出去的,只能在档案馆室内由专门人员协助查阅,时间和空间上有很大的限制。由此导致档案的查找利用率很低,档案信息价值难以实现。是一种资源的严重浪费。
近年,信息管理的不断深入,越来越多的企业建立了局域网,推行了OA系统、开发了档案数据库,以往查找档案、检索档案费时费力的状况明显改善。但由于企业建立的多是文件级档案目录数据库,其在方便利用方面也存在着很大的局限性。也就是说,利用者在网上只能查到档案的目录,仍需到档案室才能查阅到档案原文。因此。企业档案数据库建设还不完备,仍需进一步完善,才能不断满足利用者的需要(续致信网上一页内容),提高档案利用的效率和水平。实现档案的价值。
4、企业档案开发方面的问题
目前企业档案信息资源的开发工作,其内容尚停留在简单的介绍或汇编上。形式上也只局限于编制索引。这些对企业预测、分析和决策的依据作用十分有限。
5、企业档案编研方面的问题
企业档案编研,是以特定的题目为线索。通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组,形成各种二次、三次企业文献,从而满足企业各项实际需要的工作。企业档案编研是企业档案工作中相对独立的一项业务内容。对企业信息的循环、企业档案管理系统的改善和企业文化的建设都有十分重要的意义。但目前企业档案编研工作的力度不够。在企业档案编研成品的传播过程中,由于信息转换的技术过程和技术手段等原因造成企业档案信息失实、失准。再有就是一些企业不注意收集有关企业特色和企业文化的材料,也不曾对其进行系统的编研。导致企业“记忆”丢失,文化失传。
人事档案管理存在的问题
(一)僵化的国有企业人事档案管理体制与国有企业灵活的用人机制不适应
随着市场经济体制的建立,人们的思想观念发生了重大改变,企业在招聘使用员工的时候,更多地注重个人的能力,国有企业对员工的约束主要是靠合同、协议,而不是人事档案。员工如履行了合同、协议,即可自由流动,选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争,出现了许多员工为谋求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况,而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况,于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、 “虚假档案”的情况。加之国有企业人才流动较快,使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能,因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。
(二)国有企业人事档案单一的管理模式与国有企业职工层次的多样性不适应
目前,我国国有企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行,这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一,仅限于本机构人员,同时这种模式也方便查找和利用,涉及面比较窄,也很有利于人事档案的保密工作。国有企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。国有企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理,以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。
(三)国有企业人事档案的内容不够完备
现代国有企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”,人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来,要能够正确反映出一个人的个人经历、成长、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力,达到最佳的经济效益作为目标,这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别,所以企业的人事档案除目前的基本内容以外,还应结合国有企业自身管理需求充实一些内容。同时,通过调整国有企业人事档案的内容构成,才能形成具有国有企业自身特色的人事档案管理体系,而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。
(四)档案利用价值不高
有些企业管理本来就不是很规范,人事档案管理更是不规范。有的员工职务升降、工资待遇随意性很大,甚至还存在着企业主口头上说了就算的现象,使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成。由于企业人事档案管理的不规范,产生了不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞,制造虚假材料。例如,将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真,使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行,对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。二是有的档案转递不及时,操作程序不规范。例如,有的人早已跳槽,但其人事档案还未按规定转递到新单位;有的企业违反规定,把人事档案当作普通邮件寄送,不作机要转递,这就容易造成档案丢失;还有的企业在人事档案转递过程中,不填写转递单,不经密封钤印,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失档案的现象时有发生。由于档案材料的不完善,不能客观地反映本人经历的全貌,使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核,轻视人事档案记录,人为地造成了人员与其档案的两者分离,这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。
(五)档案管理人员素质薄弱
由于受传统观念的影响,对档案管理的认识不足,重视程度不够。专职档案管理人员被裁减,且一岗多职,造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁,因业务素质不高,工作不熟练难以胜任档案工作。随着当前国有企业规模不断发展,员工数量不断增加,档案数量也与日俱增,档案管理难度增大,有关的管理措施跟不上。
有关档案管理存在的问题及对策
管理档案的有关问题你解了吗?下面是挑选较好的有关档案管理存在的问题及对策范文,供大家参考阅读。
一、当前档案管理存在的问题
目前我国档案管理的水平普遍较低,主要存在的问题如下:
(一)档案管理人员专业素质不高。目前,我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍,但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入21世纪,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
(二)档案管理不够规范。目前,在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题,主要表现在:第一,档号不规范。第二,案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。
(三)档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前,传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的`工作,编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象,误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。
(四)在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
二、提高档案管理效率的对策
改观目前档案管理工作状况,提高档案管理效率,实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标,我们还有很长的路要走,首先我们要注意的问题解决的问题主要有:
(一)提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期,新的行业和领域不断形成,这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,提高自身素质,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。
(二)调动档案管理人员工作积极性档案界长期单调而枯燥的工作方式,传统而落后的工作方法,谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场,服务于社会和企业,而服务的落伍,必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此,应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者,形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。
1.增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制,改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象,积极推行全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关,从而激发每个人的工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。
2.更新观念,实现自我价值。有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性,这是因为他们以前纯粹为了工作而工作,忽视了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好档案管理工作的宣传和教育工作,使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取,对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位,一改过去收摊看点,仓库保管员的现象,在埋头苦干的同时,多一些敏感和睿智,有为才能有位,使档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
(三)档案的现代化要与企业的信息化同步企业档案必须适应信息化要求,把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展,对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前,在企业信息化建设过程中,也有档案部门不了解、不懂的东西,特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下,档案部门要知难而上,积极参与企业信息化建设,使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学,在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识,使档案现代化与企业信息化有机结合,同步发展。
企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去,档案部门要参与到企业信息化当中去。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题;其次要解决纸质和电子文件一致性的问题,电子文件看不见,就一张光盘,对于它的完整性、版本等从外观上看不出来,所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件,如果保存的电子档案有误,将来在工作中可能要造成失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展,另外也要适应企业信息化建设的流程,两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式,企业信息化应用起来可以很潇洒,实现无纸化办公,财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公,最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题,就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去,而是要借助现代化信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识,要求我们不断学习,吸纳新知识,努力使档案管理工作迈上一个新台阶。
导语:企业的档案管理工作是衡量企业管理水平的重要标准,对企业的经济发展与管理工作的开展有着积极的促进作用,因此,必须加强企业档案管理工作,使其朝着规范化、科学化的方向发展。
一、我国企业档案管理存在的问题
(一)管理者缺乏对档案管理工作的重视度
管理者的学识、眼界以及素质,是构建企业文化的核心。而在很多企业当中,由于管理者只注重市场发展及利益方面,而忽略了档案管理这一问题,促使很多档案管理部门如同虚设,并未充分发挥其作用与功能。随着时代的更迭、经济的进步,市场竞争愈发激烈,在这样的背景之下,加强对档案管理工作的重视已经成为企业立足、发展的根本,企业管理者应给予其高度重视。
(二)缺乏完善、有效的档案管理制度
在当今社会上,大部分企业均缺乏完善、有效的档案保密制度、外借制度、保管制度、整理制度以及收集制度等。虽然有些企业管理者意识到了档案管理的重要性,然而,由于投入力度不够,在人员聘任、执行力以及制度的建立等方面仍然不尽人意;有些企业虽然建立了档案管理制度,但是时常会发生缺乏借阅手续、档案丢失、整理资料不及时等现象,还有一些资料与数据被人为涂改,对档案的利用价值、有效性及真实性存在重要影响。
(三)缺乏信息化、现代化的档案管理机制
随着时代的更迭、经济的进步,现代化科技手段亦得到了长足的发展,然而,由于缺乏灵活的数据传递系统,促使档案管理部门形同虚设,其工作质量及效率始终难以提升。其中,缺乏先进的系统及技术支持;未能建立完善、规范化的管理系统是缺乏信息化、现代化管理机制的主要因素;除此之外,有些企业虽然建立了健全的管理系统,也给予档案管理工作高度重视,却由于未制定配套的管理政策,导致执行力不够,从而降低了档案管理工作的实际质量及效率。
(四)档案管理人员的素质、学识良莠不齐,对管理工作存在重大影响
现阶段,由于社会主义经济市场的完善与发展,很多企业对内部的投产方式及经营模式进行了大范围的变革,尤以油田企业为最,通过重组企业人资部门,聘任了很多刚刚毕业的大学生,然而,由于缺乏正确的认识,企业也并未着重培养,并未充分发挥出档案管理工作的职能及作用,导致企业信息及数据的记录、存储与处理始终处于较低的水平。
三、企业档案管理优化措施
针对档案管理存在的问题,企业应在发展生产技术与生产规模的同时,加强档案管理人员的素质建设及能力培训,建立信息化档案管理体系,优化档案利用工作,全面提升企业档案管理工作水平。
(一)加强档案管理人员素质建设与能力培训
在过去,由于科技手段发展的不成熟,档案管理工作极为繁琐、复杂,仅凭人工的力量完成,加大了员工的工作量。随着时代的发展、信息化的进步,企业引进了现代化办公技术及先进的管理设备,加之员工的有效配合,不仅减少了以往反复的工作内容,亦提高了档案管理的质量及效率。
简单来说,虽然如今已引进了现代化、智能化、信息化的档案管理设备及体系,但是,仍然需要员工辅助管理,通过增强设备和员工的配合力度,来提高档案管理工作的质量及水平。由此可见,档案管理人员的学识、管理能力以及综合素质极为重要。
企业应秉承“公正、公平”原则,系统、全面的评估档案管理人员的专业学识、管理能力以及综合素质,并将其归类,通过开展培训教育活动,来提升其管理能力及综合素质,令其快速了解档案管理实质及技术方式。聘请专业知识丰富、综合素质高的档案主管,对档案管理工作进行全面、有效的安排与指导;
除此之外,还需定期开展培训活动,了解每一位成员的能力、学识水平及擅长的业务类型,充分挖掘员工的`潜能,为其提供展示自身才华的舞台。与此同时,还应增强员工的法律意识,拓宽其眼界及知识范围,从根本上提升他们的工作素养、业务能力及文化水平。并通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强教育和培训效果。
(二)建立信息化档案管理体系
企业应从多个角度对自身的工作模式、运营特点及业务类型进行整合与分析,并在此基础之上,对传统的档案收集、归类、整理及处理模式进行专业性调整,促使其快速过渡于服务人性化、管理网络化、存储数字化、分类细致化、采集自动化这一方向,建立健全的、规范的档案管理制度,提升其办公智能化、自动化水平,实现档案管理工作的系统化、电子化及网络化。现阶段,OA系统因其自身的优势,而深受各大企业的青睐,能够定期将系统内生成的信息及数据传递到档案管理系统之内,并自动完整归档及整理工作,确保信息传送精准、及时、高效。
在建立、完善及调整档案管理系统的过程中,应按照企业档案检索目录要求、文化特征、投产运营模式以及管理特点,参考其他企业或地区建立检索目录的成功检验,建立独具企业特色的档案检索目录,并以此来实现信息的永久保存、及时传递以及高效交流。
(三)创新工作思路,适应新形势下档案工作的新要求
企业档案保管的目的是为了利用,而档案管理又是一项复杂的系统工程,这就要求档案管理人员要不断更新思想观念,解放思想,破除守旧的工作思想观念,要及时换脑筋,破除自我封闭,因循守旧,安于现状的旧观念,树立敢想"敢闯"积极主动大胆开拓工作精神。
作为企业专职档案管理人员,通过加强学习和日常工作的实践总结,必须要有扎实的业务功底和较强的管理能力和服务意识,不仅要熟悉档案业务工作的各个环节,而且还应掌握各门类档案的管理方法,夯实理论基础;勤总结、勤改进,不断创新,不断为企业档案工作注入新的活力和动力,坚持以利用为中心的业务指导思想,拓展企业档案工作的新领域走向经济建设的主战场。
就目前而言,创新可以说是提高企业竞争实力、合理配置资源不可缺少的重要因素,因此,企业管理者应给予其高度重视。传统的档案管理制度、模式及观念,过于陈旧、单一,已无法充分满足企业可持续发展的需要,所以,创新已经成为一种必然趋势。
可通过运用现代化、网络化手段,分析当前已有的档案内容,并对其进行归类与综合,及时在企业局域网发布与档案相关的信息与公告,便于资源的共享,可从根本上提高企业对档案的利用水平。
三、总结
总而言之,档案管理可谓是企业管理不可缺少的一部分,亦是推动企业现代化、网络化发展的重要力量。所以,企业档案管理工作与企业管理同步发展,只有做到同步发展,才能有效的开发档案信息资源,确保档案资源能够更好有效为企业的各项工作服务。