机关单位档案整理

　　近期，笔者在实际工作中发现有的单位有的同志在机关单位档案整理方面还存在一些不足。那么，档案工作究竟要怎么做才算规范呢？笔者查询相关文件，总结了一些机关档案工作（传统档案）基础知识。

　　一、什么是档案，什么是机关档案？

　　《档案法》第二条规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　《机关档案管理规定》第二条规定：机关档案是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

　　二、机关档案包括哪些？

　　根据《机关档案管理规定》，下列文件材料应当纳入收集范围：机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；机关所属机构撤销形成的归档文件材料；机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

　　具体的，机关档案归档范围如下：

　　（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

　　（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；

　　（三）照片、录音、录像等音像档案；

　　（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

　　（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

　　（六）其他档案。

　　但是，以下这些文件不需归档：

　　1、上级机关的文件材料：

　　（1）上级机关任免、惩处非本单位工作人员的文件；

　　（2）上级机关普发性供参阅、不需办理的文件。

　　2、本单位的文件材料：

　　（1）无查考、利用价值的事务性、临时性文件及重份文件；

　　（2）未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件；

　　（3）一般性文件历次修改稿；

　　（4）有关工作参考的文件材料；

　　（5）单位主要负责人兼任职务的外单位形成的与本单位无关的文件材料。

　　3、同级单位文件材料：

　　（1）参加非本单位主管机关召开的会议，不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；

　　（2）同级单位抄送的，无需办理的文件材料。

　　三、要归档的文件材料怎样规范整理？

　　四、怎样的文件才能算一件档案？

　　实际工作中，归档文件一般以每份文件为一件来处理，那么，怎样的文件才能算一件档案？一般情况下，是这样确定的：

　　正文、附件为一件；

　　文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；

　　转发文与被转发文为一件；

　　原件与复制件为一件；

　　正本与翻译本为一件；

　　中文本与外文本为一件；

　　报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

　　简报、周报等材料一期为一件；

　　会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

　　来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　五、档案文件要怎样排序？

　　（1）归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

　　（2）转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；

　　（3）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

　　（4）中文本在前，外文本在后；

　　（5）来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

　　（6）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；

　　（7）正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　六、档案文件要怎样分类？

　　档案文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

　　按年度分类，将文件按其形成年度分类

　　跨年度一般应以文件签发日期为准

　　涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度

　　跨年度形成的会议文件归入闭幕年

　　跨年度办理的文件归入办结年

　　当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明

　　按机构(问题)分类，将文件按其形成或承办机构(问题)分类

　　机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用

　　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门

　　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类

　　按保管期限分类，将文件按划定的保管期限分类。

　　规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类

　　七、编排目录

　　为了方便检索利用档案，还需要对归档文件编排目录（编目）。

　　编目方法：

　　归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

　　归档文件应逐件编目。

　　归档文件目录使用电子表格进行编制。

　　归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。

　　编目要求：

　　编目应准确、详细，便于检索为准；

　　来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容；

　　归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目；

　　目录表格采用A4幅面；

　　订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

　　至此，传统档案整理归档工作才算完成。

　　特别指出，新时代，信息化技术已经融入到社会各行各业，在加强传统档案管理的同时，随着电子文件的爆炸式增长，还要重视对电子档案的管理，电子档案管理工作笔者将在下一篇详细介绍。