纸质档案整理方法

　　根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。

　　一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况

　　1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：

　　①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

　　2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：

　　①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。

　　3、文件有多个时间特征

　　一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。

　　4、跨年度形成的文件

　　机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。

　　5、几份文件作为一件时，“件”的日期

　　按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②正文与附件为一件，以正文为准；③转发文与被转发文为一件，以转发文为准；④来文与复文为一件，以复文为准；⑤多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。

　　6、无落日期的文件要标注日期

　　此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

　　7、专门年度的分类方法

　　如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。

　　8、临时机构（如“校庆办”、“评估办”、“普查办”等），存在时间不长（即两年以内），工作虽然跨年度，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档，如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。

　　9、保管期限的划分

　　原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，制定出本单位档案保管期限表。

　　永久，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远（即50年以上）利用价值的档案，定为永久保管。它主要包括：

　　(1)本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构演变、机关领导人任免等文件材料。

　　(2)同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件，上级针对本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。

　　(3)本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。

　　长期，凡是反映本机关的一般工作活动，在较长时间内（即15—50年左右）对本机关工作有查考利用价值的文件，定为长期保管，它主要包括：

　　(1)本机关一般工作问题文件材料；一般会议的主要材料；人事管理工作形成的一般文件材料（如行政介绍信、工资关系等）。

　　(2)直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻实行的一般性文件材料。

　　(3)下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。

　　短期，凡是在较短时间内（如15年以内）对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。它主要包括：

　　(1)本机关一般事务性的文件材料。

　　(2)上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料。

　　(3)下级机关报送的一般性的文件材料。

　　10、根据本单位的保管期限表，对当年文件材料进行分类时应注意以下几点：

　　(1)原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。

　　(2)应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。

　　(3)一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。

　　(4)本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期。

　　二、归档文件整理工作步骤

　　第一步分类

　　我校十大类档案中，党群、行政类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。

　　我校原则上采用：年度——机构或类目——保管期限分类法

　　机构分类法，是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类，它主要针对党群、行政类档案。

　　模式：年度——机构——保管期限分类法

　　示例：2005年，校长办公室，永久、长期、短期

　　即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类，这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便。同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同，依次排列在一起，更便于实体查阅。此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。

　　采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。同时，由于每个机构都承担某些方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理（即原来推行的文书处理部门立卷）的情况下，每个机构向档案馆移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。

　　1、采用机构分类，一般来说，有一个机构就设置一个，机构名称就是类名。采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类须视其具体情况而定，如：①有主办者的一般归入主办机构；②以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中；③业务部门起草，以机关办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草发文的机构内。

　　2、机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

　　3、各职能机构下又设机构的，一般应选择职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构的下设机构进行分类。

　　类目分类法，是根据各业务主管机构产生的不同类别、不同项目的归档文件的分类，它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。

　　模式：年度——类目——保管期限

　　示例：a、2003年，教学类研究生教育中的学位，永、长、短。

　　纸质档案整理方法

　　纸质文件整理流程之编目

　　编目是指编制归档文件目录，应准确、详细，便于检索。归档文件目录包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，其中序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项，文号和密级为条件必填项，备注为选填项。

　　著录要求

　　1、序号

　　归档文件顺序号，每册目录从“1”起填。

　　2、档号

　　按“编号”要求填写，不漏号，不重号

　　3、文号

　　文件的发文字号，一般由发文机关代字、年度、发文顺序号组成，应照实抄录。没有文号的不填写，不得著录诸如“会议文件之一”等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。

　　4、责任者

　　制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，应填写全称或通用简称，不能使用“本部”“本局”“本单位”等含义不明的简称。

　　5、题名

　　文件标题。一般应照实抄录，无标题、标题不规范、不能反映主要内容、不便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容用括号括入。

　　6、日期

　　文件的形成时间，以国际标准日期表示法，采用8位阿拉伯数字填写，如“20180101”。月、日无法考证的用零补足，如“20180000”。

　　7、密级

　　依据文件实际标注情况，填写汉字，如“机密”，文件明确标注保密期限的，应同时填写保密期限，如“机密1年”，没有密级的不填写。

　　8、页数

　　每一件归档文件的页面总数，与编页情况保持一致，用阿拉伯数字填写。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。

　　9、备注

　　注释文件需说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁及与其他文件关联情况等。如需说明情况较多，可在备注栏加注“*”，将具体内容填入盒内备考表。

　　归档文件应逐件编目，来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录推荐使用“虚拟分布式档案室”进行编制，目录格式采用国际标准A4（297mm×210mm）幅面，横向设置，除保存电子版本外，还应打印装订成册。

　　一般按年度装订成册，也可每年区分保管期限或机构用彩色打印纸隔页装订成册。装订成册的归档文件目录应编制封面，封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。