新文书档案整理标准和要求

　　归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。新文书档案整理标准和要求中提到档案整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

　　文书档案以“件”为单位整理要点，新文书档案整理标准和要求：

　　以“件”为单位进行文书档案整理，是对以“卷”为单位整理档案工作的延续，以“件”为单位整理的前提是适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要。

　　件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位，它有以下特点：

　　①形成是自然的；

　　②形式是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录）；

　　③效用是独立可用的；

　　④是文件归档时的基本保管单位；

　　01、按“件”装订

　　一般情况以自然形成的每份文件，为一件。

　　特殊情况

　　正文与定稿，为一件；原件与复制件，为一件

　　正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件

　　式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件

　　正文与文件处理单，为一件

　　正文与发文稿纸，为一件

　　来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件；

　　会议记录和会议纪要，原则上各为一件；

　　一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话新闻报道稿等文件各为一件；

　　归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；

　　重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件

　　装订前调整

　　整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。

　　例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。

　　装订前的整修内容主要有修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。

　　装订顺序

　　正本在前，定稿在后；

　　正文在前，附件在后；

　　原件在前，复制件在后；

　　转发文在前，被转发文在后；

　　复文在前，来文在后；

　　中文版本在前，其它文种版本在后；

　　发文稿纸在前，正文在后；

　　文件处理单在前，正文在后；

　　02、分类

　　按年度分类：

　　（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度

　　（2）跨年度形成文件的处理；

　　请示与批复，放在复文年；

　　规划放在针对的第一年；

　　总结、决算、报表，放在针对的最后一年；

　　会议文件，放在开幕年；

　　一两个内容文件，归入主要内容针对的年度；

　　按组织机构分类：

　　（1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后。

　　（2）跨部门形成文件的处理

　　业务部门起草单位名义发文，归综合部门一联合办理文件，归主办部门；

　　单位名义召开综合性会议文件，归综合部门；

　　参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门；

　　领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；

　　03、排列

　　归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要程度等因素进行排列。

　　①不同保管期限的文件，需分别排列。

　　②不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列。

　　同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

　　事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。

　　会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。

　　④因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。

　　04、编号

　　05、编目（归档文件目录）

　　依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。

　　06、装盒

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。

　　注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内；同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；

　　07、排架

　　归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。

　　一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列，具体排列顺序根据分类方案。