文书类档案整理步骤和方法

　　档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。更全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。文书类档案整理步骤和方法，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。

　　一、文书档案整理的步骤

　　1、收集—2、分年度—3、确定归档范围—4、分类（归档方法）—5、立卷（整理成件）—6、分保管期限—7、文件排列—8、装订—9、编号—10、数页码—11、装盒—12、编目—13、放置备考表—14、上架。

　　二、文书档案整理的具体方法

　　1、收集

　　文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

　　第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。

　　第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。

　　第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。如：“白头文件”：

　　（1）会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。

　　（2）本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

　　（3）合同、协议、出版物原稿（附原本）

　　（4）重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

　　（5）会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)

　　（6）本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

　　2、分年度

　　按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

　　3、确定归档范围

　　（1）、文件材料归档范围

　　（2）、不归档的文件材料的范围

　　不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

　　4、分类(归档方法)

　　第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。

　　第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度—组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。

　　5、立卷（整理成件）

　　在立卷归档工作中应注意问题：

　　（1）本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。

　　（2）立卷归档中，不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料，还要注意其它载体的文件材料，如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。

　　（3）要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时，除了要收集正本即打印本外，还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单，同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复，在归档时应齐全完整，不能“分家”，要一并归档组卷。（有请示不一定有批复，但有批复就一定要有请示。）

　　（4）、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件，是指没有经过收发登记的文件，是无据可查的文件，主要包括：领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料；机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件；各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表；重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿；有些不经过收发、却是本单位业务活动，直接由单位领导“亲启”的文件材料等。

　　6、分保管期限

　　按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。

　　（1）永久、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　（2）定期、凡是反映本单位一般工作活动，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。在定期保管期限内，根据利用价值可分为30、10年保存。（注意：2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种，其中长期为16-50年、短期为15年以下。）

　　7、文件排列

　　应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。

　　（1）第一种方法：按时间先后排列，文件落款时间就是归档时间，按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。

　　（2）第二方法：按上下级关系排列，从大到小顺序排列，先排上级机关从国家级—自治区级—市级—本级—下级机关。在排列各级机关文件时，大家可以先排有文号的文件，在同一文号下，按文号先后顺序排列，然后再排白头文件，对那些白头文件可以按时间先后排列。

　　8、装订

　　(1)按件装订：一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在

　　前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　发文装订顺序：正文—领导签发单—底稿；来文装订顺序：来文—单位处理签（有领导重要批示才存，只是传阅签名的不存。）

　　(2)去除金属钉，换不锈钢钉。

　　9、编号

　　归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项，其中年度、室编件号、期限为必备项。（同年度和期限的连续编号，换盒时也要连着编；不同年度和期限的另外编号。）

　　归档章的格式:

　　(全宗号)(年度)(室编件号)

　　(机构或问题)(保管期限)(馆编件号)

　　10、数页码

　　可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。

　　11、装盒

　　归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。

　　档案盒盒脊项目及填写方法，如：

　　全宗号**

　　年度2017

　　保管期限永久

　　机构(问题)

　　起止室**至**

　　件号馆

　　盒号1

　　12、编目

　　归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。（归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成，无软件的单位要手工逐件编制）。

　　归档文件目录，如：

　　件号责任者文号题名日期页数备注

　　6 XX市XX区XX局XX发[2017]**号关于……的通知2017.03.26 9

　　每年的归档文件目录应按一定顺序统一装订成册，并要编制封面，便于查找利用。

　　目录封面格式，如：

　　归档文件目录

　　全宗名称：XX市XX区XX局

　　年度：2017

　　保管期限：永久

　　机构（问题）：

　　13、放置备考表

　　每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。

　　14、上架

　　将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。