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干部人事档案信息管理系统

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匿名  ·  2022-08-05 14:46:45

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  •   为全面加强干部人事档案管理,提升科学管理水平,更好服务于干部人事工作,市自然资源和规划局对干部人事档案进行统一规范整理、档案材料查补、数字化加工、录入和挂接等工作,建成干部人事档案信息管理系统,目前已投入使用。该系统的使用,大大提升了干部人事档案工作的科学化、规范化和信息化管理水平。

    干部人事档案信息管理系统

      干部人事档案,是党和组织教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要依据。近年来,随着信息技术的发展,干部人事档案信息化建设的步伐正在不断加快。在此关键时期,如何通过数字化手段,推进干部人事档案信息化建设,提高管理工作的标准化、科学化、现代化水平,已成为新时期组织人事工作的重要命题。

      1、涉及材料全面,收集难度大

      干部人事档案,收集了干部成长过程中的履历、自传、考核、学历、政审、党团等材料,涉及内容较全面、材料数量多,且大部分以纸质形式存在;加上覆盖了干部成长的不同时期,档案材料往往分散在各地、各组织中,容易造成材料收集不及时、收集不全等问题。

      解决思路:

      (1)主动收集:结合组织具体情况,建立干部人事档案信息管理系统网络,把干部人事档案材料的被动收集变为主动收集。

      (2)形成数字档案:引入信息化干部人事档案管理系统,结合档案扫描、图像处理等技术,将干部人事实体档案转化为数字图像和数字文本,形成干部人事数字档案。并通过严格审核,确保数字档案与实体档案一致,保证原始档案的完整性与安全性。

      2、归档的标准不统一,管理难度高

      干部人事档案的主要内容分为十大类,涉及到干部成长与工作的方方面面。但由于各地、各组织的具体归档规范与管理水平存在差异,如归档材料表格不统一、材料要求不同等,容易出现归档材料不全、归档不规范等问题。这不仅影响到档案的完整性,亦不利于后续的更新、查询与应用。

      解决思路:

      (1)严格审核:归档前,严格按照相关规定对材料进行严格审核。鉴别判定材料是否应归档、审查材料是否齐全完整、审查材料是否手续完备;不符合要求的,需相应进行材料补充或手续补办。确保材料准确、完整,严格把好材料的“入口关”。

      (2)统一归档:通过干部人事档案信息管理系统,对实体档案进行数字化采集、对数字档案进行上传或录入,并按照法规明确的十大分类进行分类归档,从而实现实体档案与数字档案的统一化、标准化归档。

      (3)同步管理:通过统一的干部人事档案信息管理系统,对实体档案与数字档案实施同步、动态管理,随时更新干部的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息。

      还可通过信息化技术,如通过位置地图快速定位实体档案,或通过物联网技术快速获取数字档案信息等,让档案的查询和利用更加方便快捷。

      3、机密性高,安全管理要求高

      干部人事档案材料中,个人经历、考核材料、政审材料等内容属于干部的个人隐私,机密性高。仅在工作需要或特定条件下,才可对其查阅、借用等,并需严格按照程序提请审批后进行,对组织的档案应用管理水平提出了较高要求。

      解决思路:

      (1)严明规定:按照相关要求,结合组织实际情况,制定查(借)阅干部人事档案的具体规定,明确档案查阅、借用等的流程与审批程序。

      (2)流程化借还:在干部人事档案信息管理系统中建立标准化流程,流程化实现从申请、审批、查(借)阅到归还的全过程。系统会自动登记借还信息,并可形成统计表、统计图进行分析。还可通过归还提醒功能,对借出的档案及时进行追溯。

      (3)权限管控:针对档案管理工作需要,可通过权限设置,为不同职责的人员匹配不同的操作权限,不具备权限的人员无法进行相关操作。在保证信息安全的同时,防止篡改与伪造。

      干部人事档案管理小结

      2020年新修订的档案法新增了“档案信息化”专章,以立法的形式明确了档案信息化建设的重要性。加强档案信息化建设、推进信息化档案管理系统建设,已成为接下来干部人事档案管理工作的重要方向。

      为助力干部人事档案信息化建设,干部人事档案信息管理系统,可为各类组织构建符合法规要求、符合组织工作需要的信息化管理体系,协助组织实现档案从收集、管理、利用、编研、鉴定等全生命周期的数字化管理,提升档案管理效率,推动干部人事档案管理向更高效、更安全、更科学的方向发展。

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