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档案数字化

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档案数字化介绍及组织管理

2个回答

匿名  ·  2022-08-16 15:09:01

692

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  •   档案数字化是一项庞大的系统工程,数字化工作涉及需要数字化档案、人员、数字化设备与技术等,最终的产品是高质量的电子档案数据。档案数字化系统工程需要大量的人力、物力和财力的投入,同时需要对数字化的流程、质量实施有效的组织、监控和管理等工作。

    档案数字化介绍及组织管理

      1、明确档案数字化内容及标准

      确实数字化处理的档案范围、数量和数字化工作任务的时间周期。根据档案数字化相关规范要求及实际情况,制定出详细可行的纸质档案整理分类、分级、编号、编页、扫描与处理等工作规范。

      2、确定数字化实施技术途径及质量管控制标

      纸质档案介质多种多样,有打印纸、硫酸纸、绘图纸等,记录方式有打印、书写等。要有效完成档案数字化工作,除了具备相关扫描设备的图像处理软件外,同时必须具体分析档案特性。确定切实可行的实施技术途径,根据工作标准和个流程,确定好数字化过程中每个环节的质量管控指标。

      3、数字化加工环境搭建与工作计划

      数字化加工场所组建局域网便于集中作业、相互协调配合,高效管理扫描、图像处理及文件收发等工作。进行数字化加工前需要制定一个合理的工作计划,管理者利用该计划结合项目管理类软件动态地管理数字化工作进程,兵进行合理的调整,同时让参与数字化工作的人员了解自己的工作量和整个数字化进度,确保数字化工作进展顺利。

      4、数字化加工环境搭建与工作计划

      档案数字化加工工作人员必须通过严格的面试、考试合格后才能录用,同时提供个人简历及相关证件,双方签订保密协议。工作人员由档案数字化加工公司经验丰富的项目经理进行统一上岗培训,具备档案数字化加工的相关知识。档案数字化工作涉及环节多、工作量大。往往需要大量工作人员来协同完成,这种情况下尤其需要明确工作内容与职责,否则人多反而协调困难,差错多。

      5、现场设备管理

      档案数字化加工过程中现场所使用的扫描仪设备、服务器、存储介质等,应当严格按照涉密设备进行管理和使用,不使用无保密保障的设备。

      6、实时监控

      按照信息安全管理体系ISO270001的要求,对加工现场实施24小时监控,及时掌握现场加工状态,保证现场加工信息安全。

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  •   档案数字化介绍及流程

      档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。

      先后顺序为:调卷--著录--扫描--处理--质检--归还--备份--挂接。在之前的档案管理数字化是需要拆卷的,但是现在有专业的非接触式扫描设备(比如book2net和iscan系列的产品)可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。下面介绍详细的流程:

    档案数字化加工流程

      档案调卷

      档案调卷这个过程是指定一个专门的负责人与档案库房管理员共同完成。首先将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。

      整理及著录

      档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种:

      (一)使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。

      (二)使用Excel表格方式制作。

      如果用户提供的有纸质目录或电子目录,要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正,具体操作细则如下:

      1、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。

      2、著录项相关内容录入要完整。在实际著录中以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照:以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。

      3、如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准。

      4、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

      5、如遇到无题名的档案,应根据文件内容提炼总结出准确的题名录入。

      6、页码标注。整理著录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。

      7、分卷事项。档号保持不变。如果纸质档案分多卷,需核对卷内顺序号,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。

      8、档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。

      档案扫描

      档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程,扫描的操作顺序:

      1、导入档案目录到档案数字化加工软件;

      2、通过生成计算机磁盘树型文件目录结构;

      3、开始扫描档案;

      扫描中的操作细节及要求如下:

      1、扫描后的文件存储格式应为TIFF格式,分辨率为300DPI,以黑白扫描为主,特殊情况下,如扫描照片时,设置颜色为“灰度”。

      2、档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐,避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

      3、扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。)

      影像处理

      影像处理要以视觉清晰、页面完整为准,对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

      影像处理时,要保留文件编号与文件页码。特殊情况下,如扫描的照片不用进行影像处理。

      影像处理的过程中切勿操之过急,为了确保影像确实处理成功了,要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求,应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可视度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。

      具体操作细节如下:

      1、对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理,初扫要保留。

      2、发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像,发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整,处理时要保留文件编号与文件页码。

      3、大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性,不得删除任何原文或清除任何原文内容。

      4、处理过程中遇到问题时,要查阅原文及时做出更改,并进行登记。

      数据质检

      1、逐条检查每个案卷目录下的扫描文件,是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。

      2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。

      3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

      数据挂接

      1、将扫描数据通过数字化加工软件生成挂接数据。

      2、将数据复制到档案服务器上,运行服务器上的挂接软件进行操作。

      3、打开档案信息化管理系统,检查挂接的文档。

      数据备份

      1、将全部数据刻录成档案级蓝光光盘备份或移动硬盘。

      2、将全部数据在计算机硬盘上备份。

      3、将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。直至全部合格完成整体档案数字化流程。

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