档案数字化规范和要求

　　早期，档案工作信息化曾经走过一段不小的弯路，把大量的精力投入到传统载体档案数字化工作当中，对馆（室）藏所有档案进行数字化，最后投入与产出不成比例，造成人力、物力的浪费。经过十几年的发展，档案界逐渐总结出若干传统载体档案数字化的原则。

　　规范化原则

　　规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致，以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反，数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范，将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。

　　统一的规范包含三个方面，一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一；二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准，将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来；三是数字化过程要规范，每一个环节都必须遵循相应的规范。

　　准确性原则

　　档案著录的信息应与档案原有属性信息相一致，建立的对应关系应准确。

　　完整性与系统性原则

　　档案数字化过程中录入信息的完整性，确保内容信息、背景信息和元数据等信息的系统性，能够全面地记录和描述档案的各种属性。

　　需求牵引，成本效益原则

　　档案数字化以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则，根据需要，先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低的档案。根据这一原则，应贯彻“五个优先”原则，下列档案应优先考虑建立数据库。

　　（1）常用优先

　　这是贯彻需求牵引原则，把利用频率较高的档案优先数字化，以满足当前利用的需求，增加数字档案馆的效益。

　　（2）目录优先

　　即把档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大，见效比较慢，如优先将档案的目录进行数字化，实现档案的计算机检索，以尽快见到效果。

　　（3）急用优先

　　企业在某一个时期有特定的专项任务，从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求，档案数字化时应考虑这一需求，将急用的档案优先数字化，以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多，可考虑优先将该老产品档案数字化，以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。

　　（4）孤本优先

　　即把珍贵的档案优先数字化，以满足珍藏需求。数字化后，孤本档案利用可不用调用原件，可有效保护档案原件，达到珍藏的目的。

　　（5）特色优先

　　即将体现本企业特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案，这部分档案较易引起利用者的兴趣，可优先数字化，有利于增强档案部门的影响力。

　　安全保密原则

　　传统载体数字化前，应建立安全保障和保密措施，以确保数字化过期的档案信息的保密，安全保密包括安全与保密两个方面，其含义包括以下几个方面。

　　（1）要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系，建立一套管理制度与机制，从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。

　　（2）要注重档案数字化过程中档案信息的安全。

　　防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。保证传统载体安全，注意数字化场所的安全，注意机器、人员对档案造成的损毁；建立档案出入、交接整记制，分清档案安全保管责任。数字化后，需做好信息备份工作，及时备份数据；防止计算机病毒破坏档案数据信息。

　　（3）要注重档案数字化过程中档案信息的保密。

　　要从人防、物防、技防和加强管理入手，在人防方面要为档案数字化配备素质可靠的工作人员；在物防方面要选择具有保密措施的环境作为档案数字化建设的场所，场所要符合保密要求；在技防方面要特别注意用于档案数字化信息系统的保密建设，投入使用的电子档案管理系统要符合涉密管理要求。

　　档案数字化“两个同步”原则

　　（1）档案数字化转换与档案鉴定同步推进

　　在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定，可谓一举两得。

　　（2）数字化转换与档案利用同步推进

　　由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长，如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索，数字档案馆的效益将长期得不到体现，增加缩减投资和项目失败的风险。为此，必须尽早将档案数据开放检索，实行数字化与档案利用同步进行，完成一批投入，开放一批，尽早使数字档案馆建设工作见到成效。

　　档案数字化要求

　　一、档案交接

　　在移交过程中，双方需要对移交的档案资料的种类、数量等资料进行核对，交接时要逐个清点，确认无误后要记录书面资料并签字确认。

　　二、案卷整理

　　卷中文件排序应遵循文件顺序形成规则，并按上级要求进行整理，保持文件间的有机联系，便于保管和使用。

　　1、封皮要打印整齐，并且要包含所有的信息。

　　2、编卷目录要详细、规范，题名要完整、准确，与索引项相对应。

　　3、装订物影响扫描工作的文件，必须拆卸装订物。拆卸装订物时，请注意不要损坏文件，不要切断文件。

　　4、损坏严重、无法直接进行扫描的档案，应先修复原貌。

　　5、页码必须根据纸质材料每页上的要求进行编制，连续、不可恢复、缺失，页码的位置相对固定。同时，电子图像需要反映页码。

　　6、归档文件幅面以A4规格为准。

　　7、所收集文件资料无内容、不清楚或有破损，须经单位主管确认。没有内容直接删除，内容不清楚或文件破损应作相应处理。

　　三、数字化扫描

　　1、扫描前检查文件目录是否与实际内容一致，完成拆分扫描，保证纸张流畅。如果扫描的图片序列与原始文件序列不一致、不清晰，应及时调整。

　　2、使用最可靠的扫描设备和扫描方法完成文件扫描。

　　3、扫描仪应根据纸的质地，底色，厚度。等因素，设定最优的明暗度和对比度，以保证原扫描图像与原稿相符。

　　4、利用高速扫描仪扫描，尽可能保证纸张在扫描时的摆放正确，减少后处理造成的图像失真。

　　5、扫描颜色模式。扫描方式为黑白模式。如有特殊情况，由单位决定扫描使用彩色或黑白模式。

　　6、扫描清晰度。扫描仪的分辨率不能低于300dpi，可以适当提高分辨率。

　　7、扫描出文件的格式。将其保存为TIFF格式，并减少容量。扫描完的每一个电子文件按照对应的目录层次按照要求分发共享目录。

　　8、扫描后的文件需再次检查，以确保图像完整无缺漏。

　　四、影像优化

　　1、纠偏：确保图像拼接信息完整。

　　2、去污：对于图片页上出现的影响图片质量的杂质等要进行去除操作。

　　3、服务单位需要进行二次核检以确保影像的质量及完整性。

　　五、本地索引著录

　　1.图像第二次优化检查后，即可进行索引链接。

　　2.输入的信息必须与扫描图像中显示的信息完全一致。

　　3.所有索引条目应按要求与纸质材料对应输入，不得遗漏。

　　4.标题的输入要完整、详细、准确，相应的密级分类要选准。

　　5.输入的页码与图片顺序一致。

　　6.索引完成后，服务单位需要检查条目两次，以确保条目的准确性。

　　六、提交线上索引

　　1.在提交数据进行在线索引之前，可以对索引描述进行两次检查。

　　2.在线索引是通过现有系统在线进行的。应充分考虑网络延迟、网络故障或索引期间提交失败等因素。

　　3.在线索引完成后，服务单位需要对索引著录两次检验。

　　七、案卷装卷归档

　　1、按整理顺序装订成册。

　　2、装订文件左下方对齐，两面成直角，三孔一线。

　　3、对于某些页在装卷时必须折叠的情况，应本着尽量减少折叠痕迹的原则，尽量不要折叠可以折叠的页。

　　八、档案移交

　　1、交接应双方在纸质表格签字。

　　2、对电子档案的移交，应按要求刻录光盘，然后进行移交登记。

　　九、质量管理

　　1、注重档案资料在运输过程中的安全；

　　2、应从自身技术、优势等方面论述如何保证项目的进度控制和效率；

　　3、要考虑信息系统是否具有良好的业务兼容性。

　　十、校验要求

　　1、对扫描处理后的图象页面进行检查，对文件的拆分、扫描、修改、去污处理等质量进行全面检查，对不合格的图象页面进行重扫、补扫等操作。

　　2、检查每一份文件实际扫描页数与纸质文件页数是否一致。

　　3、确保文档信息和索引项与实际数据保持一致。

　　档案数字化规范和要求进一步贯彻落实全市干部人事档案数字化工作调度会议精神，推进全县干部人事档案数字化工作顺利进行，就此项工作采取了以下做法。

　　一要快速推进，进一步加快核查工作进度。在时间服从质量的基础上，要自我加压，加大力度，务必在11月20日前完成档案材料查漏补缺工作。对人手不够的，要尽快充实力量，在考虑抽调人员时，一定要精心挑选，严格把关，并要做好经常性教育，绝不允许在审档过程中因审档人员素质问题致使干部档案中又出现新的问题。

　　二要过细工作，进一步提高档案复审质量。对每卷数字化制作好的干部档案都要严格按照规定和要求进行复核，严格标准，保证质量，切实做到审清审细无差错，特别是对重点人员、重点环节、重要材料更要认真鉴别、仔细核对，详细登记。对复审中出现的不明确、难以认定的问题，要注意逐级请示。

　　三要统筹兼顾，进一步提升管档工作水平。在搞好干部人事档案数字化制作的同时，要注意对照干部档案达标升级标准，认真谋划，提前安排，统筹考虑，从硬件建设、档案内在质量等方面认真查找存在的差距和不足，对档案库房面积不够的，要抓紧考虑运作，对未按新型档案标准整理的档案，要抓紧规范整理，确保在上级规定时间内实现达标升级，促进全县干部人事档案数字化管理工作再上一个新台阶。