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档案数字化

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档案信息化社会效益

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匿名  ·  2022-08-18 14:52:34

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  •   政府数据开放将档案管理推到社会治理和公共服务的重要位置,档案信息化建设已成为国家信息化建设的重要组成部分。标准化是档案信息化建设的重要基础。为指导当前和未来一段时间的档案标准化工作,国家档案局编写了《档案信息化标准体系建设指南》,以解决档案信息化建设中标准缺失、滞后、越位错位、交叉重复等问题,发挥标准化的导向作用,促进我国档案信息化建设健康发展。

    档案信息化社会效益

      01、总体要求

      (一)指导思想

      为贯彻实施《国家标准化体系建设发展规划(2016-2020年)》(国办发〔2015〕89号)提出的推进档案信息化与电子档案管理标准体系建设的部署和要求,针对档案信息化标准跨行业、跨领域、跨专业的特点,立足国内需求,兼顾国际标准体系,建立涵盖基础共性、资源建设、信息服务、信息保障和应用五部分的档案信息化标准体系,充分发挥标准在推进档案工作中的指导、规范、引领和保障作用,以及对推进技术融合、业务融合、数据融合的引领和支撑作用,实现我国档案信息化建设全面、可持续、协调发展。

      (二)基本原则

      统筹规划,系统完整。系统梳理档案领域相关标准,优化标准体系结构,将档案信息化建设所需的各项标准分门别类地纳入体系表中,避免相互间的交叉,做到层次合理、分明,构建协调一致、相互配套的标准体系表,满足档案事业发展需求。

      需求导向,重点先行。充分考虑档案管理业务的特点,针对当前电子文件归档、数据交换、电子档案长期保存等关键瓶颈问题,明确需优先制定的互联互通、信息共享和安全等基础共性标准,注重操作性和指导性。

      聚焦前沿,动态开放。既要考虑到目前的信息技术水平,也要对新兴信息技术在档案行业中的可能应用有所预见,使标准体系能适应信息技术的迅猛发展。坚持自主制定与采用国际标准相结合,不断充实和更新,建立兼容性好、开放性强的档案信息化标准体系。

      (三)建设目标

      建立并不断完善档案信息化标准体系,为档案信息化建设提供支持与服务;明确需制定的档案信息化建设关键标准清单,为系统实现互联互通、信息共享、业务协同、信息安全打好基础。

      02、建设步骤

      档案信息化标准体系按照“三步法”原则建设完成。第一步,通过研究信息化环境下档案管理业务流程,提取其共性抽象特征,构建由资源层、服务层、保障层和应用层组成的档案信息化参考架构,从而明确档案信息化建设对象和边界,识别档案信息化建设现有和缺失的标准,认知现有标准间的交叉重叠关系。

      第二步,在深入分析标准化需求的基础上,综合档案信息化参考架构各层逻辑关系,形成由基础共性、资源建设、信息服务、信息保障和应用构成的档案信息化标准体系结构;第三步,对档案信息化标准体系结构分解细化,进而建立档案信息化标准体系框架,指导档案信息化标准体系建设及相关标准立项工作。

      03、建设内容

      (一)档案信息化参考框架

      档案信息化是指在档案领域应用先进的信息技术手段,将档案资源和档案各项管理过程数字化,形成计算机可识别、可处理的档案信息资源,通过档案信息系统的数据处理和档案计算机网络的传输,实现档案信息资源的合理配置与有序、有效开发利用。

      档案信息化需按照国家信息化建设的总体任务要求,依托国家信息化建设环境,以实现档案信息资源的社会共享为目标,以档案网络建设为基础,通过先进信息技术在档案领域的广泛应用,全面加强档案信息资源建设,建立和完善档案信息资源共享服务机制,建立和健全档案信息化保障体系,推动档案管理现代化,充分开发和利用档案信息资源,发挥档案的社会效益和经济效益,不断满足国家、社会和大众日益增长的信息需求。

      与档案信息化建设相关的各类信息系统的类型包括业务系统、电子文件归档管理系统、数字档案室和数字档案馆。档案信息化特征包括档案资源、系统集成、互联互通、融合共享和新兴业态5方面要求。

      档案资源是档案信息化的核心;系统集成是指实现业务系统、电子文件归档管理系统、数字档案室和数字档案馆的有机联系;互联互通是指通过有线、无线等通讯技术,实现跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务的相连交互及信息交换;融合共享是指在互联互通的基础上,利用大数据、云计算、物联网、移动互联网、人工智能等新一代信息技术,在保障信息安全的前提下,实现信息协同共享;新兴业态是为服务于“互联网+政务服务”及智能制造等创造性、技术性和科学性活动而进行的档案管理系统的创新整合。

      档案信息资源体系、档案信息服务体系和档案信息保障体系是档案信息化的主要建设任务,其中档案信息资源体系建设是核心内容,档案信息服务体系建设是实现档案信息资源社会共享这一档案信息化根本目标的重要基础,档案信息保障体系建设是确保顺利推进档案信息化建设的前提和条件。档案信息化参考架构见图1所示。

      1.资源层

      档案信息化的核心内容是档案信息资源建设。档案信息化将为国民经济与社会信息化提供强有力的服务支撑。档案信息资源作为国民经济与社会发展的基础性战略信息资源,决定了档案信息化对于国民经济和社会信息化的基础性、服务性作用和地位。存量档案信息化和增量档案电子化是档案信息资源建设的两个工作重点。

      2.服务层

      实现档案信息资源的社会共享是档案信息化的根本目标。应加大档案网络建设和系统开发应用力度,建立信息共享通道和服务平台,加快档案信息资源开发和档案信息资源网上共享步伐,强化档案信息服务机制建设,创新档案信息服务手段,推进档案服务社会化和档案信息产业化,以实现馆际共享为长远目标,不断创造档案信息的社会效益和经济效益,建立起高效、优质、快捷的新型档案信息服务体系。

      3.保障层

      档案信息资源体系和服务体系的发展离不开档案信息保障体系的建设。在档案信息化技术创新和制度创新中,首先要保证档案信息资源管理系统的运维安全可靠,建立和完善资源安全、网络安全、系统安全的保障体系,确保档案信息化快速、有序、健康地发展。

      4.应用层

      档案信息化是信息技术在档案领域的应用,是信息技术与档案业务的创新融合,形成了档案信息资源体系、档案服务体系建设体系和档案信息保障体系的典型应用。

      对于档案信息资源体系,着力推进各业务系统电子文件归档移交,如开展电子发票及电子会计档案等专业电子档案管理综合试点,尝试网站、微博、微信公众号等新媒体数字资源的归档。

      对于档案信息服务体系,推动互联网与档案工作的深度融合,运用互联网技术和渠道,变革档案工作服务模式,打造以产品数字化、传播网络化、服务个性化为核心的档案文化产品服务模式,践行“让信息多跑路、让群众少跑腿”的服务宗旨。

      对于档案信息保障体系,健全和落实信息安全等级保护、风险评估、应急事件管理、容灾备份及恢复演练等安全管理制度。重点突破海量数据存储与管理、电子档案长期保存、数据清洗、数据可视化、信息安全与隐私保护、数据分析挖掘等关键领域,以数字档案馆(室)建设推广应用,引领档案工作均衡发展。

      (二)档案信息化标准体系框架

      档案信息化标准体系框架包括基础共性、资源建设、信息服务、信息保障、应用五大类标准,如图2所示。

      (三)重点标准化领域及方向

      1.基础共性标准

      基础共性标准主要规范档案信息化的通用性、指导性标准,包括术语定义、通用需求、架构、测试与评估、管理等标准。

      (1)术语定义标准:主要规范档案信息化相关概念、为其他各部分标准的制定提供支撑,解决档案信息化基础共性问题。包括档案信息化场景、技术、业务等主要概念定义、分类、相近概念之间关系等。

      (2)通用需求标准:主要用于规范和引导电子文件归档、电子档案管理等业务环节的通用能力需求,包括电子文件管理通则、电子档案移交与接收规范、电子文件归档与电子档案管理规范等方面标准。

      (3)架构标准:包括各类档案信息系统的参考架构及共性功能,以明确和界定档案信息化的对象、边界、各部分的层级关系和内在联系。

      (4)测试与评估标准:主要规范档案信息化相关技术、设备和系统的测试要求,包括测试方法、评估指标、评估方法等。

      (5)管理标准:主要规范信息化环境下档案管理相关责任主体以及相关要素的管理要求,包括离线载体管理、档案数据库转换、档案数据存储、应急管理等方面标准。

      2.资源建设标准

      根据档案资源体系的建设要求和大数据的发展趋势,资源建设分为传统载体档案信息化、电子文件的归档及电子档案移交、档案业务数据归档、档案数据整合和档案数据化。

      (1)数字化标准:主要用于指导各级各类档案保管部门开展传统载体档案信息化工作。

      (2)电子档案标准:主要用于引导和规范各立档单位及时归档其在业务活动中产生的各种格式的电子文件,包括长期保存格式、各类电子文件的归档指南及元数据方案等方面的标准。

      (3)档案业务数据标准。主要用于引导和规范档案部门及时归档其在实际工作中产生的各种数据,如档案网站、档案信息系统、档案信息共享平台的日志及浏览记录、档案统计系统或档案业务工作系统形成的数据。包括归档指南及元数据方案等方面的标准。

      (4)档案数据整合标准。主要是规范数字化档案数据与电子档案之间的逻辑整合,建立关联,实现不同平台、不同类型档案数据的整合共享应用。包括各类档案数据目录格式、交换标准等方面的标准。

      (5)档案数据化标准。主要用于引导和规范档案部门将档案内容对象进行解析,以便易于被机器理解、处理与利用。包括元数据描述与抽取、语义表达、本体描述与关联建设、语料库及知识库建设等方面的标准。

      3.信息服务标准

      信息服务标准主要包括网络、服务平台、馆际共享等标准。

      (1)网络标准:参照电子政务标准化指南第3部分:网络建设。

      (2)服务平台标准:主要规范档案部门在线服务平台的参考架构、功能、质量及其它技术要求等,包括移动服务平台、网站、一网查档平台等方面标准。

      (3)数据共享标准:主要规范如馆际共享、馆室共享、部门间共享、纳入公共数据共享平台等,不同场景下的档案数据流转、业务衔接,包括互通共享的数据接口、数据及服务流转要求等标准。

      4.信息保障标准

      信息保障标准主要包括资源安全标准、系统运维标准、系统安全标准、网络安全标准。

      (1)资源安全标准:主要规范各类档案信息资源在转换、保存、利用过程中的安全防护、检测及其它技术要求,包括数字化外包、风险治理、备份、迁移、检查、涉密及敏感信息等数据安全技术要求和数据安全管理规范等方面的标准。

      (2)系统运维标准:主要保障档案信息系统的正常运行以及故障应急处理,包括运行维护规范、异常情况处理等方面的标准。

      (3)系统安全标准:主要规范各类档案信息系统的运行过程中的防护、检测及其它技术要求的标准。

      (4)网络安全:主要规范承载各项档案业务的通信网络的安全防护、检测及其它技术要求,以及相关网络安全产品的技术要求。

      5.应用标准

      依据基础共性标准、资源建设标准、信息服务标准、信息保障标准,面向党政机关、企事业单位的档案信息化应用,制定行业应用导则、特定技术标准和管理规范,同时兼顾典型应用的需求,包括主要应用领域标准和专业(典型应用)标准等。

      (1)主要领域标准:包括面向党政机关、企事业单位的标准。

      ①面向党政机关的标准:主要针对各类政务活动,制定专用的业务应用标准。

      ②面向企业的标准:主要针对各类型企业的业务活动,制定行业应用导则、专用的技术标准和管理规范。

      ③面向事业单位的标准:主要针对各类事业单位的业务活动,制定专用的业务应用标准。

      (2)专业(典型应用)标准

      面向建设项目、电子会计档案等典型应用,制定配套标准。以上述重点标准化领域及方向为基础,通过分析档案信息化领域已有的63项标准,提出缺失的、并能直接反映档案信息化特征的46项待研标准,作为档案信息化标准研制方向。以“共性先立,急用先行”为原则,指导今后具体标准的立项和制定。

      04、组织实施

      (一)加强统筹协调

      建立健全统筹协调的工作机制,在国家档案局、国家标准化管理委员会的指导下,充分利用多部门协调、多标委会协作等工作机制,开展档案信息化标准体系的建设及规划。

      (二)加快人才队伍建设

      面向档案信息化标准体系建设和质量发展需求,吸纳兼备信息技术和档案管理经验的专业人才进入标准化队伍,培育结构合理的复合型人才队伍。

      (三)实施动态更新

      实施动态更新完善机制,随着信息技术发展水平和行业认识水平的不断提高,定期滚动修订《档案信息化标准体系建设指南》。

      (四)加快标准研制

      汇聚档案信息化生态链各方力量,按照《档案信息化标准体系建设指南》的规划设计,大力推进档案行业发展急需的标准研制;注重档案工作与不断创新的前端业务的有机结合;推动建立和完善标准试验验证平台与环境,为标准的制定和实施提供技术支撑和保障。

      (五)加强宣贯培训

      充分发挥主管部门、文件档案管理分技术委员会作用,进一步加强标准的培训、宣贯工作,通过培训、咨询等手段推进标准宣贯与实施。用标准引领行业实现档案工作升级转型。

      (六)加强国际交流与合作

      加强与国际标准化组织的交流与合作,组织开展档案信息化标准国际交流合作,通过参与国际标准化组织/信息与文献技术委员会(ISO/TC46)组织的标准化工作,积极向国际标准化组织提供我国档案信息化标准体系建设的研究成果。

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  •   促进档案信息的充分利用是数字化建设的根本目的所在。因此亟待加强对数字化档案信息利用问题的研究。文章从权衡费用与价值,做好数字化档案的鉴定工作、加大数字化档案信息数据库建设的力度两个方面进行阐述加强数字化档案信息利用的措施。

      数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维,采用科学的方法,促进数字化档案信息的利用,从而更好地为经济和社会发展服务。笔者认为,要做好数字化档案信息的利用工作,主要应把握好以下几个方面:

    档案数字化社会效益

      一、权衡费用与价值,做好数字化档案的鉴定工作

      首先,要做好现有馆藏档案的鉴定工作。由于档案信息数字化建设是一项庞大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此首先要考虑对现有馆藏档案的鉴定,没必要也不可能对全部馆藏档案都进行数字化处理,因为馆藏档案中真正具有长期和永久保存价值、且利用率很高的档案的数量是有限的。

      因此,档案部门要组织力量加大对现有馆藏档案的鉴定力度,对馆藏档案中保管期限为长期或永久的、并且利用率较高的、利用能产生广泛的经济和社会效益的档案进行数字化处理,而对那些利用价值不是很广泛、利用率不高的档案暂时不予考虑,从而保证数字化档案信息资源开发利用的效益。

      其次,要权衡数字化处理费用与开发利用价值,循序渐进地进行。通过对现有馆藏档案开展鉴定工作,明确要进行数字化处理与不进行数字化处理的档案以后,也不能急于求成,而应分清轻重缓急,根据本部门的实际和档案利用需要的实际,循序渐进地进行。

      具体应从以下几方面考虑:

      1、在对传统介质档案信息化上

      可以分两步走,第一步先实现馆藏目录数字化,编制电子目录检索工具,实现目录级数字化管理与检索利用。第二步,有条件的档案馆可以有步骤地实现档案全文信息数字化。要根据馆藏基础,分析用户需求,研究馆藏体系,在充分调研的基础上选择最优的方案。在对电子文件的归档上,要规范电子文件制度与范围,根据自身的条件有计划地接收具有长久保存价值的电子档案进馆,改善馆藏结构。

      2、要考虑馆藏档案的利用率

      选择数字化档案的内容要“经典”,主题与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,这可根据定期或不定期的统计结果来挑选,把那些利用率较高的且利用后能产生的巨大经济效益和社会效益的档案信息化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费人力、物力和财力。

      3、要考虑馆藏特色

      确定本馆的特色档案,并选择这些特色档案进行数字化。从某种意义上说,有特色就有优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。因为这些特色馆藏是其他档案馆所没有的。选择其他档案馆没有的档案信息进行数字化,是档案馆在合作与竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障,同时也节约了资金,避免重复建设。如反映某一地区特色文化的档案,其他的档案馆一般不收藏,应该尽可能齐全、系统地将这些档案信息数字化。

      4、要考虑用户的需求

      针对用户的需求进行数字化,在实际工作中,某些专业利用者不再满足于一般性的服务,而要求档案馆提供综合性强、全方位的信息服务,因此在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,以用户为本,分析需求的方方面面,做到按“需”数字化。

      5、对电子文件的接收也要权衡费用与价值

      保管文件需要很多方面的支出,如保存空间、装具、人力等,对于纸质文件来说,空间的问题最为突出,对于电子文件来说,保存空间不是很重要的一个问题,但是,管理电子文件的费用大量转移到为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中。

      所以必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子文件的技术要求,尤其是那些对特定的复杂软件具有特殊依赖性的文件。

      如果不能采用与软件无关的格式统一保管的话,档案保管机构还需要设法获得该文件的运行软件,而这类软件往往是昂贵的,或者是专利性的,软件拥有者可以有种种理由不愿无偿移交。

      在这种情况下,档案机构需要根据电子文件的价值和自身的实力做出决断:或者购置相应软件甚至全套系统以保障文件的维护和使用,或者与文件形成机关达成协议,由他们按照国家的有关规定实施管理。

      档案信息的数字化工作面广量大,耗时耗财,必须十分讲究数字化工作的效益,应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,这包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等;

      笔者认为,在进行数字化建设过程中,一定要把握好档案信息化处理的度,通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡,避免不必要的浪费、减少日后的管理成本,如果不进行成本、效益分析,档案信息化建设所产生的价值等于或小于建设所需费用,档案信息化建设就没有任何意义,甚至是一种浪费。

      因此,在档案信息化建设中,要讲究成本观念和效益观念。

      二、加大数字化档案信息数据库建设的力度

      数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统,包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。

      首先,要加大数字化档案信息资源数据库建设的力度。

      数字化档案信息资源数据库是数字化档案信息利用的基础条件。档案信息数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。

      检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和网上检索途径;文件性数据库主要用于完整地载入档案文件,使人们可以通过网络获得档案信息。

      建设具有大容量、高速度、稳定安全、主题鲜明的数字化档案信息数据库,这是开发利用信息资源的一种重要手段,为此要做好两方面的工作,一方面本着可行性原则、合法性原则、规范性原则、效益性原则、安全性原则等档案信息化的基本原则做好传统档案信息化工作;另一方面要加强对电子文件的接收与管理。

      档案馆应该对移交单位产生的电子文件有目的、有重点地开展研究,尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法和系统。通过这两个途径,积极推进档案信息数据库建设,实现档案目录信息或全文信息查询,不断提高利用效率和质量。

      其次,要加大电子文档管理系统建设的力度。

      电子文档管理系统是管理数字文件和数字化档案的核心。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征,对以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、归档等操作的软件应用系统;该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行数字化转化,而且能够对新生成的数字文件的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理,并对这些文档的实际管理与利用状况进行实时监控。

      根据国务院印发《“十四五”国家信息化规划》,(以下简称《规划》)相关要求,加快数字化发展,建设数字中国,打造数字经济新优势,推进网络强国建设,加快建设数字经济、数字社会、数字政府、以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革,充分发挥海量数据和丰富应用场景优势,促进数字技术和实体经济深度融合,赋能传统产业转型升级,催生新产业新业态新模式,壮大经济发展新引擎。

      越来越多的国家高新技术企业响应国家号召和要求,积极推动档案信息化发展,其中以深圳市畅飞扬信息系统有限公司为代表,通过不断改进和测试,开发一系列解决目前档案采集、加工、存储、查阅等档案信息化加工过程质量管理问题。

      新一代电子档案系统以及7*24小时在岗的“畅影云检”设备解决了目前档案太过分散,检索效率低、归档、借阅、鉴定过程存在的障碍,呈现了电子档案信息化成果更高效、更专业。从而大大的提升了电子档案信息的利用价值!

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