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欢迎来到档案界!2024年04月19日
档案整理服务
档案整理的基本要求
归档材料应当齐全、完整、优化
齐全是指门类齐全,不论是内容还是载体
完整是指归档的材料要完整、不缺损
优化是指仅在数量充分的基础上要求质量优化,具有特色
加强档案调查和指导
各机关、团体和企业事业单位的档案机构依法统一管理本单位的档案,一方面负责对本单位各部门文件材料收集、整理、归档工作进行业务指导,对所属机构的档案工作进行监督、指导;另一方面,档案管理部门要采取多种措施,通过各种途径大力加强调查,强化征集民间特色档案,促进档案资源建设,以丰富馆藏内容,改善馆藏结构,将应接收的档案及时接收进馆。
保持全宗不可分散性
全宗就是一个立党单位形成的全部档案,一个单位的各项活动是密切联系的,因此在活动中形成的各种文件材料也必然存在着固有的联系。为了确保文件的完整,在收集档案时必须坚持全宗不可分散的原则,一个单位所形成的档案应集中到一个档案室,不能人为地分散处理。
加强档案工作的标准化
档案载体和书写材料应当符合档案保护和装订的要求。应当使用符合耐久性要求的书写材料,严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。归档材料中有电子文件的,应当与相应的纸质文件一并存档。
一.建设项目档案概念: v是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。 v项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。内容包括:立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。 二.基建档案工作基本要求: 一、熟知基建项目档案工作的有关法规、标准和规范。 二、建立健全基建档案工作的规章制度 三、采取措施,加强前端和过程控制 四、严把验收关,认真做好档案的预验收工作,这是保证档案质量的重要步骤。 三.建立“四纳入”制度,是指将档案工作纳入项目法人制、招投标制、工程监理制和合同管理制。 1、纳入项目法人制,各级领导岗位责任制(达标考核内容之一) 2、纳入合同管理制,充分发挥合同的法律作用(档案专项验收考核内容之一) 3、纳入工程监理制,充分发挥监理的控制手段作用 4、纳入项目管理程序,实施同步管理 v主要措施体现在档案工作的“三同步”、“三参加”。 四.档案工作法规: 1、《档案法》及《档案法实施办法》 2、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号) 3、《国家重点建设项目档案管理登记办法》(档发字[1997]15号) 4、《城市建设档案归属与流向暂行办法》(档发字[1997]20号) 5、 《重大建设项目档案验收办法》 (国档发[2006]2号) 五.档案工作标准(主要) 1、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 28-2002 2、《科学技术档案案卷构成一般要求》 GB/T 11822-2000 v电力档案工作标准: 1、《电力工程达标投产考核标准(2006版)》(工程档案篇) 2、《电力工业企业档案分类规则及分类表》 3、《电力工程竣工图文件编制规定》 DL/T5229—2005 v建设部档案工作标准: 1、《建设工程文件归档整理规范》 GB/T 50328-2001 六.建设单位: 建设单位是项目建设的法人主体,对各参建单位负有组织、协调、检查和指导的职责。并应将档案工作纳入项目计划和岗位责任制,建立有效考核措施,实施制度保障和组织保障。主要职责: 1、落实领导责任制,组建有监理单位、设计单位、施工单位、调试单位等参建单位参加的档案管理领导小组;建立健全基建档案管理制度;统一业务标准和规范;构建档案管理网络体系,对建设项目的文件形成、档案编制、验收与移交的全过程进行监督、协调、指导和检查。 2、按《国家重点建设项目档案登记办法》规定,做好登记工作。将建设项目各阶段档案工作进展和变化情况,以及项目档案验收情况,报送国家或地方档案管理机构。 3、对建设项目的前期文件、施工管理性文件、竣工验收文件和生产准备及试生产等阶段形成的文件负责收集、整理和归档。 4、对各参建单位移交的竣工档案进行检查、验收,并汇总统一编目,编制档案检索工具。 5、按《重大建设项目档案验收办法》规定,组织申报建设项目档案验收工作。
项目文件的整理原则,建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质、内容分别整理,勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理,施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理,归档项目文件质量要求,需要长期保存的文件材料必须齐全、完整、准确、系统,归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能用热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹,工程项目文件资料必须使用原件归档,并应加盖单位公章,如有特殊原因不能使用原件的应在备考表中注明原件存放处,工程竣工报告、验收证书、交接书、合同、协议等要履行双方签字手续,合同、协议等应为正本归档,不应是复印件归档,归档的文件材料是传真件(热敏纸)、复写纸的必须复印,与原件一同归档,设计变更通知单要求齐全、完整,与竣工图上注释内容相符,编制的竣工图应图面整洁,线条字迹清晰,图纸色度反差良好,并能满足计算机扫描要求,图纸折叠前均要按蓝图线裁切整齐。
档案验收流程及规定
①拟移交档案单位每年第四季度向市档案馆申报下一年度进馆计划;或市档案馆下达进馆任务通知。
②市档案馆每年度2月底前确定拟接收档案进馆单位(移交档案单位)数量。
③市档案馆(在与业务科、计算机部充分沟通基础上)与移交档案单位做好前期交流沟通、指导工作。
④移交单位经检查传统载体和电子档案质量,认为符合进馆质量后,完成移交档案全宗指南(全宗介绍)拟写工作,并形成移交档案涉密鉴定的工作报告或说明后,开展组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据工作,向市档案馆提出进馆申请。
⑤市档案馆第一次派出工作人员对移交单位的电子档案和传统载体档案开展检查验收工作。总页数在10万页以下5个工作日检查时间;10-15万页,8个工作日检查时间;15-20万页,10个工作日检查时间内向移交单位出具书面检查结论,以此类推。
⑥检查合格,移交单位按照⑦、⑧工作程序办理,不合格,转流程⑨。
⑦电话通知移交单位开始启动移交档案实体进馆的消杀、上架;目录、全宗指南、组织机构沿革、涉密档案鉴定报告及目录移交工作,同时按照《攀枝花市档案实行双套制移交与接收的通知》(攀档发〔2016〕31号)的要求将档案数字化成果存储于光盘或者移动硬盘,同时移交进市档案馆。
⑧以上工作程序经市档案馆保管利用部经办人员签字认可,办理《档案交接文据》、《电子档案数据交接表》,经分管领导签字确认后,双套制档案进馆验收工作结束。
⑨不合格。移交单位开展整改工作1个月后,市档案馆再电话通知第二次检查时间。
⑩市档案馆第二次派出工作人员对移交单位的电子档案和传统载体档案开展检查验收工作。总页数在10万页以下,5个工作日检查时间;10-15万页,8个工作日检查时间,15-20万,10个工作日检查时间内向移交单位出具书面检查结论。以此类推。