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欢迎来到档案界!2024年03月29日
科技档案管理
科技档案管理流程:收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。
科技档案管理流程的实现需要明确的制度作为支撑。
这些制度包括两种类型,其一是独立的科技档案管理制度,其二是包括了科技档案管理规定的其他制度。这两种类型的制度都很重要。
(一)独立的科技档案管理制度
科技档案管理制度规定了科技档案管理活动的开展方式和相互关系。
按照其内容,又可以分为两种类型,其一以科技档案为规范对象的制度,如分类方案、保管期限表、元数据方案、编号规则、其二,以科技档案管理活动为规范对象的制度,如科技档案管理规定、科技档案管理指南、档案管理系统操作指南等。
这些制度也要体现科技文件管理和科技档案管理的集成。
1.分类方案
分类方案揭示了科技档案各级类目及其相互关系,是对科技档案进行类别分和正确归类的依据性文件。
分类方案可以不止一个,不过在立档单位,科技文科、科技档案至少应共用一种分类方案。保证分类结果的一致性和继承性,减少重复劳动。
2.保管期限表
保管期限表揭示了各类科技文件(档案)的名称、种类、来源、形式和保管期限,是划分科技文件和科技档案保管期限的依据性文件。
保管期限表和分类方案之间有密切的关联,都以一类科技档案而不是单份科技档案为适用对象。在集成化程度比较高的科技档案管理流程中,科技文件形成后即可判断其所属类别,根据其类别便可判断这类科技文件的保管期限。
3.元数据方案
元数据方案是立档单位或档案馆根据国家颁布的元数据标准制定的元数据规范,规定各类科技文件(档案)元数据元素的名称、相互关系、来源、著录规则、编码体系等,是元数据管理的依据性文件。
元数据是描述文件内容、结构、背景和管理过程的数据,其形成和管理与文件的形成和管理同步。
元数据是保证文件真实性的关键,是文件管理的基本工具。在传统工作环境中,元数据的存储相对分散,文件题名、更改通知单、著录卡片、案卷封面、案卷目录、检索工具等都包含了元数据,传统的档案著录是以结构化的方式描述元数据的代表性工作。
电子环境下,元数据可以在源头采集,实现集中管理。ISO 23081-2:2007《信息与文献—文件管理—文件元数据—概念及实施》则进一步指出,无论在物理上元数据和文件是否分开存储,都应被当作是文件的一个组成部分。
(二)其他制度
科技档案管理流程另外一个方面的制度支撑,就是要以制度化的方式实现科技、生产管理活动对科技档案管理的纳入,如纳入科技、生产管理程序,纳入质量管理制度,纳入风险管理制度,纳入责任制度,纳入激励机制等。
其中“三纳入”、“四参加”、“四同步”等就是我国科技档案管理制度创新的经验总结。
1.“三纳入”
“三纳人”是指将档案工作纳入立档单位领导的工作议事日程;纳入规章制度及工作流程;纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制。
纳入立档单位领导的工作议事日程,就是将科技档案管理工作纳入分管档案工作的领导以及各部门和项目负责人的工作计划中,以保证在安排科技、生产计划和项目计划的同时,把有关科技文件档案化管理任务列入计划之中,同科技工作任务同时下达,在计划执行人员、时间、监督检查等方面配套保障措施。
纳入规章制度及工作流程,就是在相关的科技管理制度中,具体规定科技、生产活动全过程的每一个阶段应该形成、积累、管理哪些科技文件,将这些文件的名称以及管理程序、内容明确地规定下来。
纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制,是指在相关制度中明确将科技文件、档案管理职责纳入科技、生产人员和科技、生产管理人员的经济责任和岗位责任。
这里的“有关人员”,主要是指两方面的人员:
其一,形成和利用文件的科技、生产人员,如工程设计人员、产品设计人员、生产操作人员、课题研究人员以及各种自然现象的观测、勘探人员等;
其二,对某一项科技、生产活动负责的管理人员,即以总工程师为首的各级、各专业的管理人员,如质量管理人员、工程项目经理以及课题组长、设计(研究)室主任等。
在上述有关人员的经济责任制或岗位责任制中,明确规定各自在科技文件档案化管理中的职责任务,将其完成任务的情况作为考核与奖励的一个条件。档案部门会同计划、标准化、质量检查等有关部门,对有关人员岗位责任制的执行情况进行监督和检查。
2.“四参加”
“四参加”是指立档单位档案部或档案人员参加产品鉴定,参加科研课题审定,参加基建项目验收,参加设备开箱验收或引进项目接收,负责检查归档科技文件是否齐全、完整、准确、系统。
这里“四参加”的对象都是一项科技、生产活动的检验审定工作,要求将科技档案及其管理质量作为检验审定的重要内容。不同性质、经营业务的单位在执行时可以根据自己的情况灵活变通。
以徐州发电厂为例,该厂采取了以下将科技档案管理纳入科技、生产管理体系的做法,保证了科技档案的质量。
(1)专门下发文件《徐州发电厂设备检修资料归档工作管理规定》,把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容,规定机组大修资料归档范围;并规定设备异动后,工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。
(2)专门下发文件《徐州发电厂基本建设档案资料管理规定》,同基建管理部门一同检查验收基建工程的科技文件材料和图纸,尤其看上级机关的批复、土地使用证、建设许可证、地下管线图及竣工的科技文件材料和竣工图纸是否完整、系统,图纸是否有统一的编号,图面是否清晰,图样审核、签署项目是否齐全,有无注明文件和图样的编制日期,各种印章是否有漏盖和不清楚的,图纸幅面大小是否符合规定,标题栏构成格式、施工记录的种类、内容是否齐全、系统,有无使用铅笔、圆珠笔现象等。没有经过厂办综合档案组签字或盖章,工程不予验收,不得进行工程结算付款。
(3)参加重要的仪器设备的开箱验收,档案人员根据随机文件的装箱清单,一一对照验收归档。
3.“四同步”
“四同步”是指立档单位下达科技、生产项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步,检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步,验收、鉴定项目文件材料归档情况同步,项目总结与项目文件材料完成归档同步。
“四同步”实质就是以制度化的方式规定了在科技、生产活动的每一个阶段,包括计划、检查进度、验收、总结等阶段,都要同步开展相关的科技档案管理工作,实现科技档案管理流程和科技、生产流程的集成。不同性质、经营业务的单位在执行时可以根据自己的情况灵活变通。
比如有些科研单位规定:申报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核档案部门出具专题归档情况证明材料同步。