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欢迎来到档案界!2024年04月19日
档案数字化加工
档案数字化的意义与作用
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。
它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作,工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员,组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等,是档案数字化的专业人员。
数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先,数字档案可实现档案管理的数字化和自动化,便于检索和借阅,有效的提高工作效率。其次,数字档案可以联通档案孤岛,进行整合,实现资源联通共享。再者,数字档案可以使档案管理流程更加顺畅,系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。
档案数字化可以提高档案信息化管理水平,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久保存和安全保管,有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
1、您好,很高兴回答你的这个问题;
2、档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享;
3、档案数字化是数字档案建设*基础的工作,传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式,通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案,为迎接档案信息服务新环境的挑战,提高管理水平、提高效率,增强档案业务部门的服务水平,为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务;
4、档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源,其重要性正日益凸显出来,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务。
档案数字化具体是做什么的
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
档案数字化的优势
一、节省存储空间,改善办公环境
以往的纸质档案管理需要占据大量的铁柜,大量的文件夹。当你需求时还得一一进行寻找,不仅费劲,还会污染办公环境,特别是对纸质盒子敏感的群体,是否患有咳嗽和打喷嚏?
而使用电子档案,节省管理人员整理时间、归档和存储纸张所需的空间,对资源有保存价值的电子档案将逐步做到即时归档,这样将大大提高工作的时效性,并减少档案信息归档过程的工作量。最重要的是,可以通过摆脱所有混乱来释放急需的办公空间!
二、随时查找和检索任何文件
使用电子档案管理解决方案,只要有权限都可以立即查找和检索任何文件,用户就可以访问桌面或移动设备以及每个不同公司办公地点的文档。同时,支持全文搜索,不管电子档案存在哪里或文件名是什么等等这些都不重要。您只需搜索文档中某处关键词即可,搜索数百万个文件,只需几秒钟内便能检索出您所需要的档案。
三、使用权限将始终可用
电子档案对企业来说一大优势就是保持始终可用。相信大家都会经历过,放在员工桌面上的文件,经常会因为员工生病或休年假,他们正在处理的文件或者台面上的文件联系不到、找不到等事件发生。
而利用电子档案,不管员工如何变动,都可以轻松且立即获得。尽管他们缺席,他们负责的工作流程也可以得到处理,确保电子档案始终可用。
四、实现信息共享,集中管理
传统的档案管理模式中,各单位的文件档案信息资源都是独立的,就如信息海洋里的一个个孤岛,无法进行统一管理,有时候容易发生永久保存原本可能错放或丢失的文档和信息。
而通过电子档案,可以把企业的相关数据档案资源整合起来,集中管理,形成一个统一的利用平台,实现信息共享。
综上所述,以上就是电子档案对企业的几大作用,相信有使用电子档案的企业,自然能明白其中的作用及好处。但是,仍然有一些企业现还依赖传统的纸质文件系统,虽然说“传统”并不总是意味着“坏”,但是随着社会的发展,企业还是应该迎和这个新趋势才好。
传统载体档案数字化转换后得到的数字副本,具有替代原件的全部作用,这种说法不对呢,不是全部作用呢,只是保护原件作用呢,
参考如下:档案数字化的作用为档案信息化建设打下坚实基础档案信息化建设是档案管理发展规划的重要任务,其核心是资源建设。资源建设包括两大任务:
一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;
二是电子文件归档与电子档案管理。利于长远发展,保护档案原件
2. 数字化副本异地保存,输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏,有利于档案的长远发展;
3.恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。
改善档案的利用方式,提高利用率
2.数字化文件可以通过网络传输,能异地调阅利用,扩大了档案的利用空间;
3.档案数字化以后,将已开放的档案上传系统,利用者可以随时使用开放的档案文件,实现档案信息资源共享。
4.缩短检索时间,利用效率有很大的提高。节约成本,提高档案人员工作效率数字化管理后,纸质载体的档案可以转为机读档案,既节约了保管费用,也节省了占地空间,查阅方便迅速,避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档,并能尽快提供利用服务。
数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便,做到足不出户可查所需,数字化使信息共享成为现实。
档案数字化管理的好处
传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长,该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期,档案管理工作任务愈加繁重,而传统管理模式工作量大、时间长,阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术,能够显著提高档案管理工作效率,特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能,可以节约档案管理人员的查询时间,满足用户档案资料的需要,实现对档案信息资料的充分利用。具体而言,数字化档案管理具有如下优势。
1. 提升企业的经济效益
随着社会的进步与发展,人们每天要接收与处理大量信息,而传统办公方式由于工作效率低,无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下,要想实现海量信息处理,不得已要增加办公费用与人员,这必然会增加企业成本,影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言,最大的优势是实现了对传统纸张档案机读,既节约保管费用与占地空间,又可以提高查阅效率,减少了人员与纸张浪费。
2. 提升了档案利用效率
传统纸质档案多保存于档案馆与档案室,对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷,用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术,档案查找摆脱了时空限制,用户可以随时随地查找档案,充分利用档案资料。
3. 提升档案管理工作效率
数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档,满足用户需要。比如,人事档案在企业发展中属于重要内容,而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象,包括职工入厂、调动以及退休等,传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询,而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时,数字化档案的另一优势是可以简化资料查询,便于办公人员进行随时查询。