档案室规范化建设标准

　　档案室规范化建设标准，档案室设施的基本含义档案室设施是维护档案安全、保障档案提供利用所需硬件的总称。主要包括档案用房、档案柜架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉及计算机、网络、储存设备等。

　　档案室规范化建设标准

　　1．档案室的概念

　　档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。它是国家档案事业组织系统中最普遍、最大量、最基层的档案管理机构。

　　2．档案室的性质

　　档案室的性质是双重的，它既是各级机关单位的内部组织机构（党派、立法、司法、行政、军事等机关档案室又是机关的机要部门之一），其任务主要是统一管理本机关单位档案和为本机关单位提供档案信息服务，是机关单位工作的组成部分，是维护机关单位历史面貌的重要工作，是提高机关单位工作质量、效率和效益的必要条件。

　　同时，档案室又是国家档案事业组织系统中的基层组织，是档案馆工作乃至档案事业的重要基础，担负着为国家档案馆积累和输送档案资源的职责，是保存档案的过渡性机构。档案室保存的档案，不仅对本机关单位的工作、生产和科研有现实查考价值，而且其中具有长远保存价值的部分，是国家的档案财富，具有历史文化价值，应根据规定，定期向有关档案馆移交。

　　其移交档案的完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等等，都将直接影响到档案馆的馆藏质量。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。

　　3．档案室的职能

　　根据《档案法》第七条规定，档案室的基本职能是：负责保管本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。根据《档案法实施办法》第九条规定，档案室的具体职责有四项：

　　（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；

　　（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；

　　（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；

　　（四）监督、指导所属机构的档案工作。

　　一、档案室设施的基本含义

　　档案室设施是维护档案安全、保障档案提供利用所需硬件的总称。主要包括档案用房、档案柜架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉及计算机、网络、储存设备等。

　　二、档案室设施建设的基本原则

　　从本单位实际出发,最大限度地维护档案的完整与安全,方便档案的利用。

　　维护档案的完整,一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整;二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。维护档案的安全,一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故;二是指防止档案内容泄密。

　　方便档案的利用,一是指运用计算机等现代化管理手段,提高档案检索和利用的效率。二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

　　三、档案用房建筑

　　1.档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,新建办公楼时,档案用房要纳入计划,提出档案用房的建筑要求。

　　2.档案用房要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”(档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。为了便于安全管理,档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。在档案库房面积应能容纳本机关形成的全部档案,并能容纳由本机关自行保管(不向档案馆移交)的全部档案。

　　3.档案库房以东或南朝向为宜,墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置,远离易燃、易爆场所,不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

　　4.档案库房要符合档案防护的基本要求,即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。

　　5.档案库房净高不应低于2.40m。当有梁和通风管道时,其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房,室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时,应采用坡道连通。

　　6.档案库房门窗既要便于通风,又要便于密闭,门应具备防火防盗功能,密封性能好,且宜采用金属防盗门,库房门与地面的缝隙不应大于5mm;窗应为双层窗,开启窗应有密闭措施,设纱窗;当采用高窗时,墙的下部应增设通风口,通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。