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智慧档案馆建设
档案本科生毕业论文选题参考目录
学生可从以下题目选择,但多数只是研究方向,不能作为正式论文题目,学生应结合自己的思想作适当调整与修改,并具体化,也可自定题目,但应与本专业密切相关。
1、电子文件登记备份制度研究
2、数字档案销毁方法及制度研究
3、档案数据迁移模式及规范研究
4、声像档案数字化研究
5、档案职业资格认证制度研究
6、我国秘书职业资格制度的实施及建议
7、国内外档案人员教育培训研究
8、基于物联网的实物档案管理研究
9、面向公众的电子政务研究
10、电子政务软环境建设研究
11、电子政务绩效考核与评估机制研究
12、中外档案法规比较研究
13、地方档案法规建设研究
14、中华人民共和国档案法第二轮修改问题研究
15、中外政府信息公开立法范围制度设计问题研究
16.档案信息安全保障体系构建
17.档案信息安全风险评估
18.档案信息异地备份机制研究
19.档案信息安全应急响应机制研究
20.档案信息资源共享安全研究
21.数字档案馆网络安全研究(侧重网络物理隔离与逻辑隔离)
22.档案信息安全等级保护研究
23.城建档案信息资源三位一体管理(电子文件、声像档案、纸质三部分)
24、信息资源管理的经济问题研究
25、电子文件管理流程与电子文件流程管理问题研究
26、电子文件运动理论与电子文件管理技术问题研究
27、信息安全管理问题研究
28、声像档案的保护研究
29、新型字迹材料的耐久性研究
30、新型载体材料的耐久性研究
31、数字图书馆理论和实践研究
32、web2.0环境下图书馆服务创新
33、网络环境下图书馆资源建设革新
34、网络信息资源的开发和利用
35、网络舆情的分析和预测
36、档案信息安全管理策略研究
37、档案信息安全保障体系研究
38、科技档案形成规律研究
39、文件中心问题研究
40、商业性文件中心问题研究
41、文件生命周期理论问题研究
42、文件生命周期理论与文件连续体模式比较研究
43、档案管理的成本-收益分析研究
44、科技文件运动规律研究
45、电子文件与纸质文件的优缺点比较研究
46、网络环境对文件就近保存原则影响的研究
47、对“电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究项目”InterPARES 1-3的跟踪研
48、对第一个文件管理国际标准《ISO15489》的跟踪及应用研究
49、电子政务中电子印章使用和电子文件真实性间、完整性关系研究
50、电子政务中使用电子印章文件归档研究
51、电子文件迁移过程中真实性保障研究
52、电子文件保密性、完整性和可用性鉴定方式和方法研究
53、档案信息安全保障体系构架研究
54、电子文件中心与数字档案馆建设衔接研究
55、数字档案馆容灾系统研究
56、档案信息安全风险评估研究
57、信息社会与信访工作
58、职能鉴定论与宏观鉴定论比较研究
59、档案保管期限表研究
60、档案保管机构研究(例如发展历史、设置原则、趋势等)
1. 网络环境下科技文件的质量控制策略 2. 电子文件登记备份制度研究 3. 数字档案销毁方法及制度研究 4. 档案数据迁移模式及规范研究 5. 声像档案数字化研究
6. 档案职业资格认证制度研究 7. 国内外档案人员教育培训研究 8. 基于物联网的实物档案管理研究 9. 中外档案法规比较研究 10. 地方档案法规建设研究
11. 中华人民共和国档案法第二轮修改问题研究 12. 档案信息安全保障体系构建 13. 档案信息安全风险评估
14. 档案信息异地备份机制研究 15. 档案信息安全应急响应机制研究 16. 档案信息资源共享安全研究
17. 数字档案馆网络安全研究(侧重网络物理隔离与逻辑隔离) 18. 档案信息安全等级保护研究
19. 城建档案信息资源三位一体管理(电子文件、声像档案、纸质三部分) 20. 信息资源管理的经济问题研究
21. 电子文件管理流程与电子文件流程管理问题研究 22. 电子文件运动理论与电子文件管理技术问题研究 23. 声像档案的保护研究
24. 新型字迹材料的耐久性研究 25. 新型载体材料的耐久性研究 26. web2.0环境下图书馆服务创新 27. 档案信息安全管理策略研究 28. 档案信息安全保障体系研究 29. 科技档案形成规律研究 30. 文件中心问题研究
31. 商业性文件中心问题研究 32. 文件生命周期理论问题研究
33. 文件生命周期理论与文件连续体模式比较研究 34. 档案管理的成本-收益分析研究 35. 科技文件运动规律研究
36. 电子文件与纸质文件的优缺点比较研究
天津城建档案馆2000年开发完成《城建档案信息管理系统》,对档案的原始信息进行著录,系统建立十三类档案数据库,对各类档案进行三级著录,系统的著录功能打破了传统的分离式三级著录方式,以建筑工程项目为主线,采用层次著录法,保持工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系,在检索查询时通过工程名称、案卷、查询到文件级,并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌,全面准确揭示了档案的原始信息。
同时根据城建档案的特性,通过建立特色档案数据库,建立各类档案的关联,实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工。系统在查询功能上除了支持任意条件的快速查询、组合查询、模糊查询外,还突出了各类城建档案、多种载体档案互相的“关联技术,将建筑工程档案,建筑管理档案,建设用地档案,照片录像档案等各类城建档案通过一定的关联号,将其关联起来, 只要查询到其中的一类档案就能同时找出其他各类档案的所有信息。使之成为一个整体,达到“牵一发而动全身”,来满足社会各部门多层次对城建档案信息的综合需求。既提高了查询率,查准率,又为不同的利用者提供了综合信息。实现高效、快捷的服务。此外还通过强大的信息统计汇总功能,对城建档案信息可进行全方位统计。
此外我们还通过对档案信息的深度开发利用,编辑出版了《天津市城市历史地图集》《天津市城市建设大事记》《北运河、卫津河改造图册》等多项专题编研成果,为城市规划、建设提供了超前服务。实现档案信息处理的多元化。
3、服务方式的多元化
随着公众利用档案意识的增强,城建档案开放力度的加大,社会对城建档案需求呈多元化趋势,传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式,随着信息时代的到来,将被改变。档案馆不在是简单的实体保管员,而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战,更好地满足社会公众的档案信息的需求,实现档案馆的社会功能,档案的利用模式必须进行变革。
一方面要优化传统的服务方式,传统的提供利用是提供档案的一份份原件,或是提供专题汇编,而专题汇编又是一份份文件的汇集:都属于实体性档案信息服务,而对文件的深加工作的很少,随着社会信息化程度的提高,这种服务的有效性和适应性便出现问题,新的服务方式要开展信息的深加工,提供信息资源的范围和载体要比以往广泛的多,,档案馆将从文献资料的收藏者和提供者,转变为信息产品的生产者、开发者和提供者,要主动接近档案用户,以用户为中心,结合城市建设的进程,编研出信息成果进行提供利用,要利用城建声像档案的优势,用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题,从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。
另一方面在延续面对面的服务方式的同时,利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇,为社会提供优质服务的。努力实现不同服务方式之间的优势互补。网站“不仅能实现大量馆藏信息资源的的广泛共享,更加快速、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能,而且可以直接迅速地获取反馈信息,准确掌握用户的需求,,提高服务质量,密切与社会公众的联系,提高自身的形象,”④2004年天津市城建档案馆网站正式开通,该网站具有管理功能强大,速度快,可扩充能力强等特点。可进行档案查询、信息发布、网上办公等,即将开通基于数据库的即时发布的在线查询系统,用于各类信息的实时发布,是一个突出本行业特点,高度互动的网站。是城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径,成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。
四、新的管理模式给城建档案工作带来的变化
1、观念的转变
新模式下,受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下,任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发,通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境,与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命,确立正确的指导思想,实现观念的转变,才能适应新形势下的城建档案管理模式。天津城建档案馆密切结合我市城市建设实际,积极探索城建档案管理新路子,提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变,档案实体管理向信息管理转变,档案管理手段由手工向技术型转变,档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变,不断推进档案管理和服务工作的开展。
2、工作内容、目标的转变。
新的管理模式下,我们的工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆,转变为建立一个多元化的、适应现代发展需求的数字城建档案馆。建立一个具备数字化档案的管理能力,具备数字化信息的处理能力,具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。2003年“天津数字城建档案馆”项目正式启动,项目对原有信息管理系统进行升级,提升了信息查询、数据存储等多项功能,开发了业务办公、行政办公自动化系统,建立了网站。实现了馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化。通过馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用,满足社会各方面的利用需求。目前该项目被列入建设部信息化建设示范项目,我馆被列为天津市数字化档案馆示范单位。
3、人员需求的变化。
传统档案工作以纸张为工作对象,新模式下大量新技术、新设备的应用,信息系统开发,对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化,在同等设备的情况下,其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术,每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求,特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。
城建档案馆必须树立“以人为本”的观念,从对档案馆人员需求的多样性,和变化性出发,培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。
多元化并行的模式是文件载体转换时期,必经的一个阶段,尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速,但主要是针对纸质档案的数字化处理,真正接收、管理电子档案还都刚刚起步,在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前,传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台,多元化并行的管理模式也将在实践中不断完善发展。
我这有一篇相关的,不知能否用得上?
题目是高校档案馆局域网的组建与维护
摘要:随着网络的发展和办公自动化程度的提高,高校档案馆的管理模式也在发生转变,组建档案馆内部局域网有利于实现档案资源的信息化管理,加快数字化档案馆的建设。本文介绍了如何组建高校档案馆局域网,并针对网络的管理和维护提出具体做法。
关键词:局域网 组建 维护 安全
随着网络技术的快速发展和高校信息化程度的不断提高,人们对网络资源的使用频率和依赖程度也日益增加。作为保存和管理档案信息资源的高校档案馆,其管理模式也正在从传统的手工查询利用逐渐转变为档案管理自动化、档案信息存储数字化和档案利用服务网络化。
一、组建高校档案馆局域网的必要性
高校档案工作实行网络化管理,不仅是档案事业自身发展的必然趋势,也是社会信息化发展的必然要求。随着高校改革的不断深化和高校规模的扩大,档案信息量每年在以几何级数剧增。建立档案信息网,将档案的实体管理转化为档案信息网络化管理,可以方便、快捷、高效的实现档案信息资源的开发与利用,为学校的建设和发展提供更优质的服务。
组建高校档案馆局域网,可以实现档案馆内部的资源共享。随着办公自动化程度的提高,档案馆内的计算机也越来越多,但是一些必需的办公设备(如打印机、传真机和扫描仪等)不可能人手一台,有了局域网就可以方便的实现这些办公设备的共享。不仅如此,同一局域网内的不同计算机还可以实现软件和信息资源的共享,极大提高工作效率。
组建档案馆的内部局域网而不是直接使用校园网,便于档案馆内部的管理和协调,同时可以有效的防范黑客和计算机病毒的攻击,确保档案数据的安全。
二、高校档案馆局域网的组建
1.组网设备
当前的局域网布线,主要使用网卡、集线器、交换机、路由器、RJ45水晶头、网线等将计算机连接起来。
网线有双绞线、同轴电缆和光纤,一般的小型局域网都是采用超5类的双绞线,按照T568B标准制作RJ45接头。集线器(Hub)是网络连线的中央连接点,有多个端口,其带宽由端口平均分配,传输速率受同一网段上计算机数量的影响。交换机(Switch)也属于集线器的一种,但其每个端口为固定带宽,传输速率不受计算机数量的影响。网卡(NIC)是计算机与网络连接的接口卡,按总线类型不同可分为ISA、EISA、PCI三种。目前采用最多的是PCI网卡,按照传输速度分10M网卡、10/100M自适应网卡以及千兆(1000M)网卡。路由器是用来连接不同的网络以及接入因特网的设备,分为软件路由器和硬件路由器。
2.网络类型和组网结构
高校档案馆的局域网规模比较小,是由集线器和多台计算机组成的,属于独立局域网。
局域网的组网结构(拓扑结构)大致可分为总线型、星形、环形等几种,采用比较普遍的是星形结构组网。星形就是所有计算机都接到一个集线器(或是交换机、路由器等),通过集线器在各计算机之间传递信号。它的优点是网络局部线路故障只会影响局部区域,不会导致整个网络瘫痪,维护起来比较方便。
3. 配置路由器
要实现档案馆局域网与校园网的连接,路由器必不可少。在高端应用方面只有硬件路由器才能胜任,但对于一般用途软件路由器就能够发挥很大的效用。一般认为普通PC机安装一套专用的路由器程序组成的系统称为软件路由器。根据使用操作系统可分为基于Windows平台的软件路由器和基于Unix/Linux平台的软件路由器,基于Windows平台的主要有ISA Server、Winroute、Firewall等,都属于商业化软件;而基于Unix/Linux平台的软件大多是免费的,常见的有BBIagent、RouterOS、SmoothWall等。这些系统共同的特点是对硬件的要求较低,甚至只要一台586电脑、一张软盘、两块网卡就可以DIY出一台非常专业的带有免费防火墙的宽带路由器 。我单位的软件路由器就是用淘汰下来的电脑(586,32M内存,两块网卡,没有硬盘)外加一张BBIagent软件的路由器启动盘实现的,稳定性非常好,可以同时代理200多台客户机。
4. 安装调试和资源共享
用网线将计算机、集线器、软件路由器连接起来,局域网就搭建成功了,但是为了实现网络的正常运行以及局域网内各种资源的共享,还需要再对网内的每台计算机进行必要
档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文,供大家参考。
[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能,利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作,信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成,但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统,针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。
[关键词]电子信息;档案;管理
中图分类号:TU855 文献标识码:A 文章 编号:1009-914X(2015)17-0175-01
一、 电子信息档案数字化标准
符合规范性指的是在利用信息时,要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性,方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键,精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠,实时性保证了档案信息的价值,在管理这些信息时,按照档案价值进行合理利用,充分遵循科学发展规律,符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。
符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受,照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容,保障可以查询到互联网上记载的相关文件,能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。
符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台,方便信息间的传递和高效运用,而安全性则保障了这一便利的正常使用,安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手,保证信息不外漏,也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。
二、 电子信息档案的风险管理
(一) 电子信息档案管理__
随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进,给电子信息__也带来了一定的难度。首先,我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全, 规章制度 不够明确;其次,档案管理工作人员保密观念淡薄,保密意识有待进一步提高;再次,我国网络信息保密技术相对落后,不能给信息档案带来全方位的保障。
针对以上种种问题,制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先,从制度上说,要完善电子信息档案保密管理制度,有了良好的制度,才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理,不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改,不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏,做好各层级的__是对信息保密的重要保障,而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次,从管理信息本身来说,加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合,对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写,储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外,在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开,并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后,做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度,并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度,如借阅档案信息必须授权批准,秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝,因此要做好防复写加密处理,如工作需要借阅电子档案信息必须加强__,对涉密人员的权限进行严格控制,不得将秘密信息非法外传,借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识,主要针对日益发展的电子信息系统,提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训,还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如,加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员,才能从根本上保障电子档案信息的安全性。
(二) 电子信息档案管理风险控制
风险控制与__是相辅相成的,除了上述对__的阐述外,风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__,那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。
缓解风险简单来说就是将风险降到最小,将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险,即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是,不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险,还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然,外包的同时也会存在一定的风险,对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质,因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险,对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素,并了解风险发生的概率和可能带来的危险性,从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的,其危害性大,只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。
三、结语
综上所述,建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构,更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护,更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育,而在风险控制中,除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外,还应当对风险进行评估,防范于未然。
参考文献
[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6):49-51
[2]赵吉友.《略论电子信息档案管理的风险控制 方法 》[J]. 网友世界. 2011(8):122-133
[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3):100-101
摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。
关键词:电子档案 管理 系统
一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则
电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。
二、电子档案管理系统的现代化功能
1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。
2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。
3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。
4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。
三、保障电子档案的安全
为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。
1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。
2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。
3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。
参考文献:
[1]美国国家档案馆.http://w w w.archives.gov/,2006年6月21日检索
[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期
[3]侯卫真、于丽娟.《电子政务系统建设与管理》.中国人民大学出版社,2003年
[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期
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数字档案馆建设环境下不仅要加强馆藏实体档案的数字化,更要注重提升档案信息服务的深度,本文介绍了基于知识管理的数字档案馆信息服务的特点,分析了其服务类型与模式,最后提出了基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略。
一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点
(1)“以人为本”,以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此,数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心,制定相关的制度和服务策略。
(2)注重发现“档案隐性知识”,提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的,通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。
(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识;另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性,进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。
(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一,无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求,而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。
(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。
二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式
数字档案馆资源利用服务方式是多元化的,主要包括基于门户网站的档案服务利用方式,基于档案信息发布利用平台的自助式方式,基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式,基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。
1、高校基于知识管理的.档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类:
(1)条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案,还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。
(2)及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏,但又有利用需要的普通用户。根据用户需求,按档案专题分类,进行自动化组织,形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示,比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。
(3)科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台,组织用户感兴趣的档案信息,按照专题深层次研究为基础,挖掘馆藏相关信息,提供深层次的档案信息,例如档案网站推出的专题汇编服务。
(4)涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请,上传相关的证件,并经审核通过后予以办理,大大方便了用户。
(5)陈展性档案服务陈展性服务是以档案数字化成果为基础,围绕大学文化建设等学校中心工作,利用丰富的档案信息资源,以专题展览形式,举办主题明确的网上展览,开展宣传教育工作。
2、基于知识管理的数字档案馆服务模式
(1)档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人,不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择,这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。
(2)档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系,为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品,从而实现对档案信息的增值。
(3)自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。
(4)个性化服务模式又称为定制服务,是一种以用户为中心,根据用户需求量身定做的服务模式,它以用户满意为根本出发点,提供主动服务,通过研究用户的行为和习惯,与用户进行双向交流,从而设计出用户期望的个性化服务模型,主动提供满足用户的特色服务,最终实现用户全方位的信息需求。
三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略
1、建立“主动交互式”服务模式
知识服务最重要原则的就是根据不同的用户,提供不同的服务,高校档案馆要按照层次划分用户类型,再根据不同的用户提供不同的服务。例如:(1)普通档案用户,是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户,一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学,目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户,一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生,他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明,成绩翻译等。
2、构建并丰富档案信息资源库
档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。
3、健全档案信息服务法律法规
档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如,针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度:①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》;②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》;③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》;④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》;⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。
4、加大档案人力资源开发力度
人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识,做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训,使得档案工作人员既懂得档案管理知识,又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才,从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。
5、建立档案知识共享平台
知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此,要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台,构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品。
6、建立档案信息服务评价体系
为保证档案信息服务工作的高效开展,数字档案馆需要经常对整个服务体系进行综合评价。为此,需构建档案信息服务反馈平台,通过此平台档案用户可以在结束服务前对本次服务进行打分或留言(类似银行办理业务的评价服务),并定期对档案用户进行问卷调查以获得更为详细的反馈信息。档案管理人员在分析反馈信息的同时找出工作中的缺陷及问题,用以改进信息服务方式。
黄少芳 刘晓鸿 张俊芳 张 瑛 孙 玲 安玉娟 叶育红 李晓秋
(中国地质大学(北京))
摘 要 加快地质资料信息化建设是时代发展的紧迫要求,高校数字校园为数字资料档案馆建设提供了契机。本文结合当前高校在地质资料与档案管理信息化建设的现状、需求和存在的问题,重点探讨了推进高校地质资料与档案管理数字化和信息化的核心任务和发展对策。
关键词 高校 地质资料 信息化 管理
地质资料是地质工作者智慧和劳动的结晶,是地质事业发展的记录,是珍贵的社会财富,也是经济建设的重要依据[1]。地质资料包括成果地质资料、原始地质资料、实物地质资料。地质资料服务于社会,体现了地质工作成果的价值。国土资源规划与管理、开发和利用,以及地质调查、矿产勘查、工程建设、国防安全等许多行业,都对地质资料的开发利用具有十分广泛的社会需求。随着时代的发展和信息技术的进步,地质资料的管理、开发利用以及社会服务的方式和手段,正在发生巨大的变化。在信息技术迅速发展的当代社会,地勘行业地质资料与信息资源的数字化、网络化建设在加快推进。地质学家提出建设“数字地球”,高校也在大力推进数字校园建设,加强地质资料与档案管理的数字化和信息化建设,也是当前高校资料管理部门面临的重要研究课题和工作任务。加快资料档案的数字化建设,提高信息化程度,建立数字资料档案馆,是高校资料与档案管理的发展趋势和工作目标,也是适应当今信息化社会和数字化时代的必然要求。如何构架和加快推进资料档案管理的信息化和集群化,是资料档案管理者需要认真思考的问题。
1 加快地质资料与档案管理信息化建设是时代发展的要求
1.1 技术进步与社会发展,驱动了地质资料信息化建设
当今社会是信息化大发展的时代。我国将信息化建设列入国民经济和社会发展的重要内容。在我国《国民经济和社会发展十二五规划纲要》中,提出了“推进经济社会各领域信息化和全面提高信息化水平”的目标和任务,信息化建设已经贯穿于我国经济建设和社会发展的各个领域。21 世纪的今天,数字化与计算机技术瞬息万变、飞速发展。在信息化建设迅猛推进的社会背景下,传统的资料与档案管理面临着严峻的挑战和发展的机遇。地质资料与档案管理工作必须紧随时代的潮流和步伐,利用现代信息技术提高管理能力和服务水平势在必行,使高校地质资料与档案的管理和服务逐步走向数字化、网络化和信息化。
1.2 高校数字校园建设的需要
随着计算机网络技术的迅速发展,现代化信息与网络成为我们日常生活和工作不可缺少的重要工具和手段,信息化管理的程度和信息资源开发利用与服务的效益也成为衡量高校技术管理水平的标志之一。数字校园建设为加快高校资料档案信息化建设提供了重要的契机和条件。加强高校信息化管理,建设数字化校园,给高校现有的资料档案管理工作模式与运行机制带来了巨大挑战,由实物(纸质文件、照片、声像、影像等)馆藏模式转向实物馆藏和馆藏数字化并存,并通过计算机网络和信息系统建设,将资料档案管理信息化融入高校数字校园建设。
1.3 服务于高校教学科研工作的需要
高校的主要任务是培养人才尤其是专业技术人才,中国地质大学更是肩负着培养地球科学人才的重任。建校 60 年来,培养了大批地学专业人才。随着办学规模的扩大,科研工作量的剧增,教学和科研工作对地质资料使用需求急剧扩张,对地质资料的管理与服务提出了更高的要求,具体表现在野外工作对地形图的使用数量和频次增多,研究生撰写学位论文对地质报告和文献资料的查询检索率直线上升,科研人员对成果资料的调阅使用量骤然上升。因此,常规的手工资料管理模式已经难以满足当前的需求,只有全面推进资料与档案管理的信息化建设,才能提供更加高效快捷准确的管理与服务。
2 高校地质资料与档案管理的现状
2.1 现状分析
中国地质大学(北京)资料档案工作是从 1976 年以后逐步恢复的。我校自 1997 年以来开始利用计算机进行资料档案管理;2004 年使用了资料档案管理系统建立资料档案目录数据库,逐步替换了手工目录的查询,提高了资料档案检索的速度和准确度,简化了档案检索目录制作过程,大大提高了资料档案管理的工作效率。
我校保存的地质资料主要包括归档的科研成果资料、地形图和地质报告、研究生学位论文等。其中有两种属于保密资料,一种是国家基础地理信息中心制作的基础测绘成果资料,属于国家秘密;另一种是归属于全国地质资料馆的国家非公开性成果地质资料。近年来,我校在借阅、购买和使用“国家非公开性地质资料”和“国家秘密基础测绘成果资料”过程中形成了一套切实可行、较为规范化的管理制度。2011 年,根据国家对涉密资料加强安全管理的要求,我馆对地形图等保密资料进行了系统清理核查,在制度上和措施上保障了涉密资料的安全使用。
在资料档案信息资源建设方面,我校分期分批对馆藏纸质资料档案进行扫描和数字化处理。资料档案的数字化工作,在保护纸质档案的同时,也大大提高了档案利用效率。当前我校资料档案的数字化工作正在有序推进,馆藏资料的数字化工作采取档案馆自己整理,委托专业扫描公司扫描制作验收后入库的方式。截至目前,我校已投入专项经费近百万元专门用于馆藏档案数字化工作,配置了存储档案数据的专用服务器及大容量磁盘阵列等设备,馆藏资料档案的数字化率已达 60%。
地质资料在环境、工程、城建、交通等领域也具有广泛的用户,根据掌握的情况,不同高校对地质资料的管理形式各有不同。例如在一些设有地学专业的综合性大学,管理部门设在地学专业所属院系。而一些未设地学专业的高校,也有个别科研工作涉及地质资料的使用,在此情况下,对于地质资料的管理还处于缺位,没有专门的管理部门负责地质资料的管理,科研人员通过申请获得的地质资料的安全管理处于游离状态。
2.2 发挥的作用和成效
资料档案信息化将成为“数字校园”建设总格局中一个重要的组成部分。当前,高校的资料与档案的信息化建设正在大力推进,数字资料档案馆的建设在国内众多高校中如火如荼地进行着。资料档案的数字化建设和信息化管理为高校的科研、教学和政务管理等提供了更高水平的服务,在服务高等教育的决策咨询、宣传教育、信息传播、考证利用、资料开发利用和学术交流等方面发挥了重要作用。
2.3 存在的问题
虽然高校资料档案的信息化建设都在积极推进,但是由于各种主观和客观因素的制约,总体上信息化程度还不高,需要加大投入和开发的力度,进一步加强和推进资料与档案管理的信息化建设。
(1)数字化程度和信息化水平还不高。与国土资源行业部门的地质资料管理专业机构相比较,地质类高校的地质资料信息化建设还处于较低水平。有些高校还处在手工目录查询阶段,馆藏资料的数字化程度较低,还没有构建系统化的管理体系和服务平台,与院系和行政管理部门的在线数据链接与信息传输和服务系统还不完善。
(2)基础建设滞后,发展能力不均衡。由于多种客观原因和各类高校的自身发展情况不同,高校资料档案馆的建制和业务发展十分不平衡,与社会同级的资料档案馆相比,多数高校的资料档案馆在基础设施、馆藏资料数字化、信息化和服务平台建设、业务体系构建和人力资源条件等方面存在一定的差距,特别是基础建设的软硬件装备和环境亟待更新和改善,需要领导重视,增加投入,加强基础建设。
(3)涉密安全的制约。个别高校由于科研成果资料涉及国防和国家军事安全,涉密级别高。为了安全保密,对资料的管理还在沿用传统的手工和物理方式,数字化、网络化和信息化成为涉密安全的壁垒,涉密安全保障技术成为制约信息化建设的瓶颈。
3 加快高校地质资料数字化建设与信息化管理的对策与建议
如何管好、护好、用好珍贵的地质资料,是资料管理者需要认真思考的问题。高校资料档案管理的信息化建设是一项系统工程,需要学校的重视与支持,需要学校各院系和各部门的协作,需要资料管理部门在观念和理念上开拓创新,充分利用计算机与网络等信息技术和手段,加快数字资料档案馆的建设。
3.1 信息化工作的核心任务是建设数字资料档案馆
数字资料档案馆是应用现代信息技术对数字资料档案信息进行采集、加工、存储、管理,并借助网络平台,通过信息集成管理系统,提供资料信息服务和共享利用。实现数字资料档案馆是信息化建设的目标,因此资料档案的信息化工作应该围绕数字档案馆建设,以数字档案资源为对象,以计算机网络技术为手段,将传统的纸质资料档案实体管理逐步发展成以各种数字资料档案资源为对象的电子文件管理,建立资料档案数据库和网络服务系统,通过集成式数字化业务工作平台进行信息资源的数字化管理和服务。围绕这一核心目标,近期主要任务有:馆藏资料的回溯性数字化、资料目录数据库建设、全文资料数据库建设、数据库建库指南和相关标准制定、新归档资料的电子文件入库、资料档案综合管理信息系统建设等。
3.2 地质资料与档案资源的数字化是信息化建设的基础
地质资料管理的信息化建设,其首要工作是进行资料的数字化[2]。对于有些不宜数字化的个别资料与档案,可以实现目录的数字化。资料与档案资源的数字化是整个信息化建设的关键环节和必要条件,因此要做好地质资料与档案在收集、征集、汇交和接收过程中的数字化建设和电子文件的管理,加强与学校各院系和各部门的沟通联系与协调合作,健全资料档案工作网络,对于在各种科研、教学和行政活动中形成的地质资料与工作档案,按照有关规范要求及时进行整理、立卷、归档和入库(包括实物库和数据库)。
3.3 信息资源的网络运行体系是信息化建设的基本保障
网络运行体系建设是地质资料与档案管理信息化建设的最基本保障,数字化存储的资料信息资源需要依靠网络体系得以体现并发挥高效作用。局域网环境支持下的信息管理系统不仅能实现网络查询浏览等基本功能,更要具备对数字化资料的“收、管、存、用”四项主体功能,还能够保障对资料档案数据的导入导出和对数据的安全管理;以网络化的方式将分散的电子资料档案信息资源进行连接和集成,实现对分布式的资源共享和不受时间、空间限制的现代化管理,通过建立完善的信息网络来实现资料的网络化管理与服务。
3.4 健全地质资料信息化管理的规范化和标准化体系
标准化和规范化是数字环境下地质资料信息管理的前提条件,资料档案信息化建设对资料档案工作的标准化提出了更高的要求。数字化地质资料信息管理的发展方向是国际化、标准化、专业化与集成化,地质资料信息标准体系建设要具有兼容性、一致性、可持续性和动态发展性,建立和完善地质资料的规范和标准体系,包括地质资料汇交的规范、网站和数字化资料馆的规范、对软硬件系统的技术规范和元数据规范等[3]。例如在网络化的环境下对资料档案信息的采集,为最大限度地满足用户的多方面需求,实现存取海量信息的有效性,必须采用统一的数据格式和元数据标准。在文本、图像、音频、视频等资料档案信息资源多样性的情况下,只有按照统一的标准规范进行制作,才能使多元的资料档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电子政务的推行,电子公文、电子资料档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行。
3.5 提高法律意识,建立完善安全的保障制度
在资料的数字化、网络化、信息化管理环境下,强化安全措施,建立严密的安全制度和保护屏障是非常重要的[4]。针对涉密资料的管理,要加强法律、法规和制度建设,形成一套职责明确、程序严谨、措施得力的资料档案管理服务机制。尤其是对于大比例尺地形图等涉密地质资料的使用和管理,严格执行国家的涉密资料安全保密制度,通过保密宣传、制度约束和强化安全管理等措施,维护国家安全权益。
3.6 加强培训,提高业务能力
地质资料规范化和信息化管理对人员业务素质提出了更高的要求,除了要具有一定的专业知识外,还必须具备计算机与网络技术,以及熟悉和掌握开发地质资料档案信息系统的能力。既要广开门路吸引人才,还要对在职人员进行新技术、新方法和新理念的培训,建立高素质高质量的专业管理队伍。
3.7 创新思维,做好规划,逐步推进
高校地质资料与档案管理的信息化建设是一个与校内多部门协调配合、互动合作的系统工程[5],基于目前地质类高校的资料管理信息化建设程度还不高,起点较低,全面建设数字资料档案馆,需要一个发展过程。首先要进行充分的调研和需求分析,学习借鉴其他单位的经验和技术,做好信息化建设和数字资料档案馆的规划,构建本校数字档案馆建设的架构,逐步推进高校地质资料管理与信息化建设。
4 结语
资料与档案管理工作是高校管理工作的一个重要组成部分,在一定程度上反映了高校的现代化管理水平。加快推进资料管理信息化,建设数字资料档案馆,既是当前形势发展的需要,也是高校资料档案管理工作面临的新课题和新任务,更是事业发展的趋势。当前,地质专业类高校的资料与档案管理信息化建设,无论在硬件基础设施,还是系统平台等软环境建设方面,距离要实现的目标还存在较大的距离。地质资料管理与服务要紧随时代的步伐,乘着国家“十二五”规划大力发展信息化举措的东风,突破思维约束,运用现代管理的理念和信息技术,加强组织领导,加快推进信息化建设,使高校地质资料与档案管理水平跃上一个新的台阶。
参 考 文 献
[1] 茹湘兰 . 我国地质资料管理与服务信息系统建设初步设想 [J]. 国土资源信息化,2001,(4):19 ~ 22
[2] 姜作勤 . 地质工作信息化若干问题的思考 [J]. 地质通报,2004,(23):9 ~ 10
[3] 李裕伟 . 地矿工作信息化工程的若干基本问题 [J]. 国外地质科技,1998,(1):1 ~ 6
[4] 李淑云,卫双囤 . 档案信息化建设的现状与对策 [J]. 山西档案,2011,(S1):46 ~ 47
[5] 邓琦 . 做好高校档案信息化建设的几点思考 [J]. 黑龙江档案,2011,(1):88
颜世强 丁克永
(中国地质调查局发展研究中心 北京 100083)
在国外,档案工作者很早就宣称:“档案的建立就是为了用,从某种程度上讲,我们职业的声誉和社会的地位就依赖于档案利用。”这种认识促使他们主动为社会大众提供方便快捷的服务。欧洲各国档案利用的立法和规章均将公民个人能够及时地利用到机关产生的行政文件作为档案服务的重要原则。为使机关管理公开透明,行政机关文件在产生并移交到档案馆后必须具有可用性。这些经验对我国推进地质资料社会化服务具有显著的借鉴意义。
1 国外档案服务的发展
随着社会的不断进步,外国档案社会化服务经历了一个由封闭到有条件开放的漫长过程。在古代,档案只为少数享有特权的人提供服务。15~16世纪,欧洲文艺复兴运动的兴起和发展,欧洲历史学家开始关注原始文献,从而不断地去要求档案馆对外服务。18世纪,法国资产阶级革命胜利后,法国国民议会于1790年颁布了世界上第一个国家档案馆条例,明确指出了档案馆要实行向社会开放的原则,规定了法国公民可以在开馆的时间到档案馆查阅档案。从20世纪60年代起,随着信息技术的高速发展,档案数字化和网络信息共享成为其显著特点。当前,在国外大众利用政府档案普遍得到宪法保障,这成为是一项基本的人权和自由,被称为“信息权”。如欧洲理事会部长委员会宣布的有关成员国档案馆利用政策的R(2000)13号提议。指出成员国制订的法律应坚持以下原则:(1)公共档案除特别限制规定外对公众开放;(2)有限的封闭期。
2 国外档案服务的限制
国外档案社会化服务也不是全面的,通常通过延期开放、设置封闭期限制档案的社会化服务,以保护个人、政府团体、企业或国家的利益。国外档案服务的限制主要有以下4个方面。
2.1个人隐私保护
个人隐私受保护是通过特定时期内禁止使用档案来实现的。
2.2 政府与公共安全利益保护
含有国家安全、政府重要金融和经济利益、保护公共秩序和安全、与犯罪活动相关的调查和诉讼信息的文件,以及包含金融、经济和政治信息或与外国政府商业谈判的档案或文件的利用受限制。档案利用保护期一般是自档案产生之日起的30~60年。
2.3 企业和个人经济利益保护
在欧盟、档案法或特别法(工业财产保护法、专利法、经济间谍法)通常对此都有严格规定,利用限制期限平均为30~60年。
2.4 著作权保护
在国外著作权都是得到保护的。著作权问题通常都有清楚的界定,最普遍的限制规定期为自文件产生之日起70年,但一切取决于重大的变化。
3 国外档案服务典型做法
3.1 美国
美国档案通过提高信息化、数字化、网络化程度,采取主动服务等方式提高服务水平。
3.1.1 档案管理信息化程度高
主要表现:①信息公开。②提供网上服务。③实现资源共享。④实现内部办公电子化。
3.1.2 主动服务水平大大提高
各类档案馆不仅对政府工作人员开放,同时直接面对公众,为公众服务。档案馆通过各种途径向社会散发检索工具使用方法、馆藏介绍、参考资料和服务指南,想方设法使公众了解档案的作用和馆藏内容,激发公众对档案的兴趣和需求。
3.1.3 档案载体多样化
随着信息技术的不断发展,越来越多的档案文件通过计算机扫描,转换成PDF或者其他电子格式,存储在计算机中或刻录成光盘。由于有了相当数量的电子文档,极大地方便了文件数据库的建立、资料的计算机查询和档案的深度开发利用。
3.1.4 重视纸质档案的保护工作
虽然美国各级机构基本实现了办公电子化,但传统的纸质文件、书面签名方式仍然在处理一些重要事务时使用。同时,纸质文档由于其在法律上的唯一性仍然是各档案馆的重点保护对象。
3.2 西班牙
西班牙法律规定利用档案是免费和无限制的,用户在接受档案馆有关规定的情况下,有在阅览室利用档案的权利,同时也有知悉有关馆藏档案信息的权利。
3.2.1 一流的信息技术服务
在各级档案馆阅览室内都安装有必要的电源,利用者可以携带计算机进入阅览室。在档案利用室,一般都备有缩微胶片和缩微平片的阅读和打印机。如果有需要,可以即时打印出有关内容。
3.2.2 严格的档案服务质量标准
各级档案馆比较重视档案服务的考核,并制定了由多项指标组成的档案服务质量标准。以国家历史档案馆为例,这个标准有13项内容,包括档案馆提供服务的条件、文件阅览条件及档案馆服务项目的信息等。
3.2.3 重视档案利用的信息反馈和投诉
各级档案馆很重视用户信息反馈。获取用户意见的方式是:①鼓励用户对档案馆的服务进行评论,并提出建议;②举办用户联谊会;③鼓励用户给档案馆馆长写建议信;④开展问卷调查;⑤鼓励档案利用者将他们利用的档案写成的研究报告赠送给档案馆。
3.3 德国
德国档案馆把与社会公众互动看作档案服务的重要方面,通过街头宣传、档案陈列展览、出版档案宣传画册、举办学术讲座、档案馆开放日等形式让社会更多地了解档案馆,促使公众经常走进档案馆,来达到服务社会的目的。
3.3.1 设立档案馆开放日
在开放日用户,只要持身份证既可参观档案馆库房、目录室、技术用房。并配有专人讲解,备有详尽的阅读材料,让参观者全面、深入地体验档案馆。
3.3.2 推出新颖的特色服务
如海德堡市档案馆为广大读者提供生日报纸服务。
3.3.3 主动为城市经济服务
如海德堡市档案馆结合旅游城市特色,以各种方式在世界各地进行宣传活动,推动了该市旅游业的发展。
3.4 荷兰
荷兰主要通过标准体系建设来提高服务水平。
3.4.1 建立质量标准体系
各档案馆对开馆时间、价格、产品和服务,信件和订单处理的最终期限,宽敞的阅览室、良好的照明,正常运作的阅读设备,索取文件时合理的等待时间、专业的员工等进行详细规定,并被印成小册子交到公众手中,接受社会监督。
3.4.2 在网站建立“图像银行”
图像服务是现代化服务重要组成部分,有的网站媒体库中已包含了超过了20万幅的图像。数据库的发展使计算机装置可以从重要的检索引擎中——如Google的文字索引,查找到所有的档案清单。
3.4.3 建立“文本银行”
荷兰正在开发档案银行(文本银行),方便用户查找档案。建立按需扫描的系统允许访问者选定哪些档案或资料是他们希望数字化的。通过这种方式,档案馆将建立数字化库房,首先数字化那些需求量较大的档案或资料。
4 国外档案服务新趋势
4.1 服务日益标准化
国际档案理事会(ICA)制定了关于描述全宗和它的组成部分的指南ISAD(G)和关于档案材料形成者的真实信息的指南ISAAR(CPF),其下属的一个工作组近日制定出一个新的描述档案保存机构的国际标准,以便将关于档案保存机构的信息导入传统的网络搜索引擎中。利用者通过互联网可以有更多的机会查阅网上目录,查阅那些描述不同档案保存机构所保存档案的档案信息系统。
4.2 电子信息成为服务的重点
信息技术使得档案馆在完成其传统任务同时不断向数字化、信息化、网络化保管与服务迈进。美国国家档案馆馆长和世代网络公司首席执行官共同签署并公布了一项五年期的、对从美国国家档案馆海量馆藏中挑选出的文件进行数字化的协议。电子文件档案馆将使文件从文件柜进入数字空间,改进政府文件的组织、存储和检索方法,更加便于公众查找利用政府文件。英国也建立了国家数字化档案中心(NODA),推进档案数字化和信息化服务的协调管理。
4.3 服务更加以人为本
近日,英国国家档案馆家族文件中心迁入位于伦敦郊区的英国国家档案馆大楼。英国国家档案馆大楼正在进行全方位的整修和改进。整个工程结束后,将向来访者提供更多的座位、缩微胶片阅读机和计算机终端,并且改进对原始文件、研究资源和越来越多的网络资料的提供利用;将建成两个新的演讲室,提供涵盖了从家族史到军事史各个题目的教育项目。
4.4 更加注重公共休闲服务
“档案在休闲社会中的作用”是第14届国际档案大会的主题。英国在档案公共休闲利用上独树一帜。在伦敦西部的丘园(Kew)新馆公众可以联机浏览开放利用的所有政务信息,享受快速、专业的信息服务又称为开发性服务,这种服务形式包括口头咨询、书面咨询、电函咨询以及主动向潜在利用者报道馆藏档案信息等。
4.5 更加注重网络服务
世界各国档案馆普遍开辟出新的服务方式——网络服务,用户可以在任何地方自由检索公共档案馆网站提供的各类信息。英国公共档案馆通过一体化网络体系将档案目录展示给用户,为国内外利用者提供了关于原公共档案馆和皇家历史手稿委员会的详细信息,还为研究家族历史、电子文件理论研究以及档案文件的普遍保管原则等提供了翔实的档案材料。
4.6 电子档案成为现代档案管理的重要组成之一
随着电子政务的发展,电子档案的收集管理被提上议事日程。2003年,国际档案理事会(ICA)向与会代表呼吁要保护信息社会记忆,充分运用信息技术提高行政管理的透明度。
4.7 档案管理日益法制化
依法管理档案是全球各国档案管理的大趋势。英国于1838年颁布第一部《公共档案法》,2000年颁布《信息公开法》,2005年实施《信息自由法》,还出台了《公司法》、《合同法》等其他法律,这些均对档案、档案工作及档案事业发展以及各部门、企事业单位乃至个人的档案工作进行了规定。此外,英国各级档案机构、地方各级政府都根据工作需要制定相应的规章制度。还通过定期召开档案工作专业会议和出版专业刊物,来增进档案人员的相互了解和交流,促进档案法规的贯彻实施。
4.8 高度关注档案解密处理
为方便网络服务,做好档案解密工作,美国国家档案文件局近期在内部新设立解密信息管理办公室,专门负责档案解密工作。
5 可借鉴的经验
5.1 建立数字地质资料馆
在抓好资料汇交的基础,构造统一的地质资料技术和标准体系,加快地质资料数字化进程,建设相关数据库,建立共享服务平台,提高服务能力。
5.2 推进网络和主动服务
除了传统的地质资料馆藏借阅服务方式外,要提供在线资料检索系统、网络地图查询系统、一站式服务系统、电子商务服务等;使阅者可以通过网络下载,到指定的商店购买,也可以通过电话、E-mail、传真订购等形式获取资料;还要通过期刊、年度报告等形式主动开展服务。
5.3 加强地质资料开发利用
要在专业的地质资料服务的同时,开展管理、科普和集成的地质资料服务,如数据处理、应用软件、咨询、决策、技术支持、培训等多个方面,要涉及地质资料的方方面面,如区域地质调查、地球化学、地球物理、水文地质、地质灾害、矿产资源、水资源、能源、环境、地质科学知识等。做好保密地质资料解密研究,开展解密服务。
5.4 推进集群服务
要在传统地质资料馆服务主体的基础上,发挥地质调查局、地调院、地环监测院的作用,开展专业公共地质资料服务。还要通过合作机制,邀请其他的地学研究机构、高校等参与到了地质资料的提供者队伍中来。
注:本文参考了大量国家档案局、国家档案科学研究所网站及CNKI数据库公开发表的论文文献,在此不一一列出。
学位论文标准格式分享
如果我们要考取学位,就要学会书写学位论文,以下是我精心准备的学位论文标准格式分享,大家可以参考以下内容哦!
一般而言,学位论文,尤其是硕士和博士论文,在格式上要求比较严格。参考《GB7713-87科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》,我们认为规范的学位论文在格式上应该包括以下三大部分:前置部分,包括封面、版权申明页、中文摘要和关键词、英文摘要和关键词、目录等;主体部分,包括引言、正文、结论、参考文献等;结尾部分,包括致谢、学位论文原创性声明和使用授权说明以及相关检索等。那么这些部分都是什么,最为基本的撰写要求是什么呢?尽管你可能觉得这些内容过于程序化,但掌握这些规范对你撰写论文大有裨益。
一、前置部分
1 、封面
封面是学术论文的外表面,提供应有的信息,并起保护作用。封面不是必不可少的,学术论文若作为期刊、书或其他出版物的一部分,无需封面。但若作为学位论文则必须有封面。封面上可包括下列内容:题名(包括副题名)、作者姓名、指导教师姓名、专业及研究方向、完成日期等。
对于封面,你一般都不需要操心,你所在的大学研究研究生院一般都提供统一的模版,你只需要按要求如实在上面提供你的信息即可。
2 、版权页
版权页是作者提供的版权声明,体现收藏单位对作者版权的尊重。版权页通常置于论文的第一页,翻开封面即可看到有关版权说明。
3 、摘要
摘要是对论文内容不加注释和评论的简短陈述。也就是说,首先,摘要以最概括、最简洁的语词描述正文的重要内容;其次,摘要通常不包括对原文的补充、解释或评论。通常,对于一篇学位论文来说,摘要字数不宜过多,并应在有限的篇幅内说明本论文的目的、内容、方法、成果和结论,并要突出本论文的创新之处。
摘要包括报道性摘要、指示性摘要和报道/指示性摘要。报道性摘要是用来概述原文的内容要点(尤其是创新点),向读者提供原文中的定量信息和定性信息的摘要。报道性文摘内容著录详尽,基本能反映正文主要信息,一般可以在最短的时间内了解正文。指示性摘要是旨在把原文的主题范围、目的和方法概略地指示给读者的一种文摘。文摘内一般不包含具体的数据、方法、设备、结论等内容。因此,阅读指示性文摘不能代替阅读原文。当受到文摘字数或其他因素限制的时候,就可以采用报道性文摘和指示性文摘相结合的撰写方法,即对论文的主要部分作详细报道,对其他次要部分则作简要介绍,这样的文摘便是报道/指示性文摘。
不管撰写何种形式的摘要,在撰写过程中,必须明确摘要的四要素,即目的、方法、结果和结论。(1)目的:指出研究的对象以及目的,不是主题的简单重复;(2)方法:简述本论文所采用的研究方法,包括所涉及的设备;(3)结果:陈述研究之后重要的新发现、新成果及价值,包括通过调研、实验、观察取得的数据和结果,并剖析其不理想的局限部分。(4)结论:通过对本项研究所得出的重要结论(包括被本研究证实为正确的观点)进行分析研究,预测其在实际生活中运用的意义、理论与实际相结合的价值。
4. 关键词
关键词是为了文献标引工作而从学术论文内外选取出来用以表示全文主题内容的词语。一般情况下,关键词是未规范的自然词语,但如果有条件的话,可以参考并选择各种词表中的主题词(规范词语)作为关键词。具有实际意义和检索意义的实词都可以选作关键词。但空泛的通用词,如“研究”、“问题”、“概述”等不作关键词。另外,关键词应在摘要后列出,每篇论文选择3~8个关键词。中英文关键词应一一对应,分别排在中英文摘要下方,关键词之间用”;“或”,“隔开。
对文献进行关键词设置是为了从内容复杂的文献或题目中分析出构成文献主题的基本要素,以便准确地标引出所需要的叙述词。
5. 目录
目录既是论文的提纲,也是论文组成部分的小标题。编制目次,将各章节的大小项目按先后次序列出,并标明各自所在的页码,这样就能方便读者把握文章的逻辑格局,方便阅读或选读。目录应该列出主要的章节标题,如果有必要的话还应该包括小标题,但没有必要给出太多的细节。一般来说,目录应该列出一级标题和二级标题,如果实在有必要的话,可以列出三级标题。请记住:目录最重要的功能是确保读者能够所以查找特定章节,所以一定要把页码包括进去。对于电子版,最好利用自动跳转功能,即点击目录的某一标题,就可以直接跳到正文中的该部分。
二、主体部分
1 .引言
引言一般包括研究的问题和意义、文献研究综述、研究方法和本文的创新点等内容。不同于教科书的撰写,研究论文撰写应该从问题入手,而不应该是从概念或者梳理历史入手,所以在引言中首先应该明确研究的问题,并进而阐明研究的目的和意义等内容。
对于文献研究综述,博士论文也可以单独成章,也可以在引言部分提供。注意,文献综述不是现有研究成果的堆积,它要有自己的评价,尤其是要结合本论文的研究内容进行分析评价。你阅读的材料可能来自于不同的文献类型,比如图书、期刊、研究报告或者其他,但区分文献类型不是撰写文摘的好思路。你应该根据主题进行分类,通读你所搜集的所有文献资料,并试图对它们进行归纳总结。
如果你撰写的是博士论文,那么你还应该明确指出你的研究的创新性是什么,即该项研究都具有哪些创新价值。博士论文是某一学科最为高级的论文形式,创新性是它的最主要的特征之一。提出创新性的观点和见解是从事博士论文写作的主要目的。所以,你需要清晰地表述出你的创新性表现在哪里或者哪些方面。但是,任何创新都是建立在前人的基础上的,因此,你可能还需要说明你的创新基础是什么。
2. 正文
这是分析问题的主体部分,是观点和材料大量聚集的部分,也是全文结构中的主体部分。社会科学学术论文正文一般包括:论点(提出问题)、论据和论证(分析问题)、论证方法和步骤(解决问题)等。
如果你已经做过实证研究,你就会得出事实和数据,而这些需要你用准确的语言把它们清晰地表达出来。这里你应该详述你的发现,并紧扣最开始的研究问题或研究假设。仔细思考你在研究过程中学到了哪些东西,在表述你的发现时必须清晰和合乎逻辑。正文是论文的主体部分,所以你应该尽量地展示你的核心观点,因此,有时你甚至还需要利用一些辅助手段,如图表等。
3. 结论
结论是学术论文的结束部分。它是作者在理论分析或试验结果的基础上,经过逻辑推理而得出的最终结论,是对正文部分的主要观点所作的科学概括,而不是正文中各段小结的简单重复。其内容主要包括:论证得到的结果;对本论的分析;对论证问题的综合概括等。当然,作者也可在结论部分指出本研究的局限性以及进一步的研究设想。
注意,结论应该和导言巧妙配合。在结论部分你应该回答你如何处理导言中提出的问题。如果有必要的话,你甚至还需要根据结论部分重新修改导言。尽管这看起来好像作弊,可实际上,事先向读者暗示将要发生什么和为什么,这正是好文章的写作风格。
4. 参考文献
参考文献,是指为了撰写或者编辑论著而引用或者参考的有关文献资料,通常附在论文、图书或章节之后,有时也以注释(附注或者脚注)形式出现在正文中。参考文献是学术论著的重要组成部分,它表明文献之间的继承和发展关系。读者可以借助你的参考文献了解你的研究基础,你在谁的基础上展开这项研究,你借鉴了谁的观点和谁的方法,并且可以根据你提供的详细信息查找原文。另外,详细给出参考文献信息也是对他人研究成果和版权的尊重。
参考文献的规范著录是个非常重要的问题。尽管看起来很琐碎,也很麻烦,但你务必根据不同著录标准一一校验。否则可能被人认为是“剽窃“,不管你是无意的还是有意的。
三、结尾部分
1. 附录
附录是作为论文主体的补充项目,并不是必须的。在下列情况下可以提供附录:1)为了整篇论文材料的完整,但编入正文又有损于编排的条理性和逻辑性,这一类材料包括比正文更为详尽的信息、建议可以阅读的参考文献题录、对了解正文内容有用的补充信息等;2)由于篇幅过大或取材于复制品而不便于编入正文的材料;3)不便于编入正文的罕见珍贵资料;4)对一般读者并给必要,但对本专业同行有参考价值的资料;5)某些重要的原始数据、框图、结构图、注释、统计表、计算机打印输出件等。
对于利用实证研究开展的'项目,附录通常为调查问卷、访谈记录等。附录与正文应连续编页码。每一附录均另页起。学术论文的附录依次用大写正体A,B,C……编序号,如附录A。附录中的图、表、式、参考文献等应另编序号,与正文区别开,序号一律用阿拉伯数字,在数码前冠以附录序号,如:图A1、表C2等。另外,需要注意的是,附录通常不算最终字数,所以不要期望通过添加附录符合论文的字数要求。
2. 致谢
致谢是你对需要感谢的组织或个人表述谢意的文字说明。致谢部分包括所有对研究或论文有贡献的单位和个人以及他们的具体贡献,读者可以了解到许多有用信息。通常情况下,学术论文是在正文后、参考文献前或论文首页的脚注中对提供帮助者致谢,并用不同于正文的字体以示区别。
注意,在你向相关个人或者机构致谢的时候应征得被致谢者的同意。出于种种考虑,有些被致谢者虽然为了课题研究或论文写作作出了贡献,但有可能不愿意你在论文中提及。在这种情况下,你应该要尊重被致谢者的意愿。只有在征得被致谢者的同意之后,才能在论文中向被致谢者致以谢意。这样也可以避免有些人为了抬高身价而在论文致谢部分罗列一大串连其论文都未阅读的著名教授和知名学者。
3. 相关索引
随着标准化的发展,对于篇幅较大的学位论文,尤其是博士论文,最好编制关键词索引。“索引“一词来自英文单词”index“,而后者又起源于拉丁文单词”indicare“,含有”指出“或”指示“的意义。在现代英文中,索引是指一种通常按字顺排列,包含特别相关的且被某著作(如图书、论文或目录)所论述或提及的全部(或几乎全部)项目(如主题,人名和地名)的目录。它给出每个条目在著作中的出处(如页码),整个目录通常放在著作的后面。”索引“在信息检索的意义上则是信息及其物理位置的指示物,它通常不提供信息或知识内容本身,只提供一种指示系统,使读者能准确地找出你论文中的某一特定信息。
一般来说,博士论文可能需要提供专门术语索引、人名地名索引等。其实制作方法很简单,就拿专门术语索引来说,你只需要收集在论文中出现的专门术语,包括中文的和外文的,并注明每个术语在论文中出现的位置(位置可以只是页码,也可以精确到行数),最后根据某一排列标准(一般的排序标准为音序法),对这些术语进行排序。
4. 学位论文原创性声明和使用授权说明
这是作者对论文原创性提供的声明和对于读者使用该篇论文的授权说明。一般来说,你所在学校的研究生院都会提供统一的模版。
为提高学位工作水平和学位论文的质量,保证学位论文在结构和格式上的规范与统一,特作如下规定 , 并从 2003 年下半年起执行。
一 学位论文的基本要求
学位论文一般应用中文撰写,提倡用中外文撰写。博士学位论文字数一般 3-10 万字,摘要为 3000 字;硕士学位论文字数一般 2-5 万字左右,摘要为 1000 字左右。
二 学位论文的格式要求
博士、硕士学位论文一般应由以下几部分组成,依次为: 1 、论文封面 ;2 、扉页 ;3 、原创性声明和关于论文使用授权的声明; 4 、论文目录 ; 5 、中文摘要 ;6 、英文摘要 ;7 、符号说明 ;8 、论文正文(包括文献综述) ;9 、附录、附图表 ;10 、参考文献 ;11 、致谢 ;12 、攻读学位期间发表的学术论文目录; 13 、学位论文评阅及答辩情况。各部分的具体要求如下:
(一)论文封面: 采用研究生院统一印制的封面。用小二号黑体字打印封面论文题目,四号黑体字打印脊背处论文题目和封面作者姓名、专业、指导教师姓名和专业技术职务、论文完 成时间、密级、学校代码、学号、分类号等内容。论文题目不得超过 30 个汉字。分类号应根据有关部门对论文编写格式要求,采用《中国图书资料分类法》进行标注。
(二)扉页:论文设扉页,其内容与封面相同,送交学位办、校图书馆和档案馆的论文其扉页由本人用碳素钢笔填写。
(三)原创性声明和关于学位论文使用授权的说明。祥见附件一。
(四)论文目录:论文目录应将文内的章节标题依次排列,标题应简明扼要。
(五)中文摘要:中文摘要应以最简洁的语言介绍论文的内容要点,其中包括研究目的、研究方法、成果、结论及意义等,并注意突出论文中的新论点、新见解或创造性的成果,并在摘要后列出 3-5 个关键词。
(六)英文摘要:英文摘要内容应与中文摘要基本一致,要语句通顺,语法正确,准确反映论文的内容,并在其后列出与中文相对应的英文关键词。
(七)符号说明:介绍论文中所用符号表示的意义。
(八)论文正文:正文是学位论文的主体和核心部分。论文应在前言中包含简要的文献综述。论文中的计量单位、制图、制表、公式、缩略词和符号必须遵循国家规定的标准。其行文方式和文体的格局,研究生可根据自己研究课题的表达需要不同而变化,灵活掌握。
(九)附录、附图表:主要列入正文内过分冗长的公式推导,供查读方便所需的辅助性数学工具或表格;重复性数据图表;实验性图片;程序全文及说明等。
(十)参考文献:参考文献应按文中引用的顺序列出,格式应规范。
(十一) 致谢:系对给予各类资助、指导和协助完成研究工作以及提供各种对论文工作有利条件的单位和个人表示的感谢。致谢应实事求是,切忌浮夸之词。
(十二)攻读学位期间发表的学术论文目录:按学术论文发表的时间顺序,列出本人在攻读学位期间发表或已录用的主要学术论文清单,包括论文发表刊物名称、卷册号、页号、年月及论文署名位次。
(十三)学位论文评阅及答辩情况:论文答辩通过后,送研究生院、校图书馆和档案馆的论文需将学位论文评阅及答辩情况填入相应的表格中 , 格式见附件二。
三 学位论文的打印与装订
(一)学位论文的摘要正文、目录内容及论文正文应用小四号宋体打印, “ 论文题目 ” 、 “ 摘要 ” 、 “ 目录 ” 等标题字用小三号黑体字打印,英文题目用大写字母打印。论文用 A4 标准纸输出,双面打印。一般每行 32 ~ 34 字,每页 29 ~ 31 行。每页要有页眉,其上居中打印 “ 山东大学博(硕)士学位论文 ” 字样,页码标注在页面低端(页角)外侧。
(二)博士学位论文一式 25 份,硕士学位论文一式 15 份,用研究生院统一封面装订成册(送校图书馆和档案馆的论文需线装),并按要求送交有关部门。