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归档文件如何装订

1个回答

匿名  ·  2022-03-30 10:02:49

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  •   归档文件是应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料,对人们的生活至关重要。但是大部分人都对归档文件如何装订缺乏了解?今天小编为大家分享的内容就是能够让大家了解归档文件装订的方法。

      一、归档文件装订

      装订这步程序可以在平时整理这一“件”归档文件时或数字化扫描完这一“件”时立即进行,也可全部整理完毕或数字化完毕集中装订。归档文件应按“件”为单位进行装订,根据前述界定好的“件”,以及编制的件号进行“一件号”一装订。

      1、归档文件的件内顺序排列要求

      正本在前,定稿(底稿)在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;汉文在前,少数民族文字在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文在前,外文在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。

      2、装订的原则

      归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

      应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。

      3、装订材料的选择

      用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

      永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

      永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。

      定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照直角装订、三孔一线装订执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式可以按照执行直角装订、三孔一线装订,也可以使用不锈钢夹或封套装订。

      4、装订的部位与对齐方式及注意事项

      归档文件的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用左侧装订的,装订时应以左、下边对齐;采用左上角装订的,应以左、上边对齐。装订时去掉金属物,多使用缝纫机、线绳、固体胶等方式扎边、粘贴或三孔一线法进行装订。

      5、装订的一般要求

      (1)归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的,应按照DA/T 25—2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

      (2)装订要求牢固,做到文件不损页、不倒页、不压字。装订后文件平整。

      (3)用于装订的材料,无论是其自身还是通过与其他材料及环境之间的接触反应,均不能包含或产生任何可能损害归档文件的物质。

      线装法中的直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)均应采用棉纱线,棉纱线规格、质量、检测应按GB/T 398—2008的规定进行。

      6、三孔一线装订标准

      (1)三孔一线装订是用锥子或三孔一线打孔机在文件左侧打孔后再穿线、打结的装订方式。

      (2)三孔一线装订采取挤压式打孔,以免对文件造成过多损害。打孔前先用夹子固定文件右侧,确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机打孔。三孔之间的距离,竖版文件以8 cm~10cm为宜,横版文件以6 cm~8cm为宜。三孔与左侧距离不低于1.5 cm。

      (3)穿线时,先将装订绳对折,将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔,再将绳头分别向下穿入两边的孔中,并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头,使装订绳紧缚文件,再将两个绳头在中间孔处打结。

      (4)三孔一线装订在打结后应保留1.5 cm左右的绳头,并在打结处用力压实。

      以上就是小编今天给大家带来的关于归档文件装订的内容,从多方面介绍了归档文件装订的注意事项,希望能帮助到大家。

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