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档案数字化

档案整理档案数字化

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匿名  ·  2022-06-28 14:32:05

150

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  •   档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

      它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。

      主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作,工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员,组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等,是档案数字化的专业人员。

      数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先,数字档案可实现档案管理的数字化和自动化,便于检索和借阅,有效的提高工作效率。其次,数字档案可以联通档案孤岛,进行整合,实现资源联通共享。再者,数字档案可以使档案管理流程更加顺畅,系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。

      档案数字化可以提高档案信息化管理水平,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久保存和安全保管,有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

      什么是档案数字化?

      档案数字化就是将传统载体的档案经扫描、录入、图处等技术加工成数字信息档案形式储存到计算机信息库中,以便于档案的保存以及后期的查询利用。

      档案数字化加工的流程

      根据具体档案类型,不同的档案加工方式会略有差别,但大致流程包括材料调取(档案借调)、档案清点消毒、纸质档案整理、前处理、目录著录、档案扫描、图像处理、数据质检、仿真复制及修复、档案装订、保存格式存储备份、数据挂接等。

      借档:档案的领取,办理交接手续。

      除尘消毒:档案清点、除尘及消毒。

      档案分类:按照相关归档范围和分类表,对其档案进行归档和分类,并根据文件材料形成的规律和联系排列文件先后顺序。

      档案整理:对分类排序好的档案进行初步的整理。

      著录条目:根据整理需求,编制归档文件目录。(著录条目时,应准确、详细、便于检索)

      图像扫描:根据档案纸张幅面和纸质特点,选择适用的扫描仪。(一般300DPI彩色扫描,TIF格式)

      图像处理:根据数字化档案图像处理要求,做相应的处理。

      数据质检:根据录入的数据信息再详细做检查。

      仿真复制及修复:对珍贵档案的仿真复制、及修复工作。

      档案装订:纸质档案装订。

      质检:检查档案的电子条目、图像、实体档案的装订质量。

      打印目录:打印纸质目录。

      档案装盒:档案装盒,打印脊背小卡片。

      转换格式数据挂接:图像格式转换,并进行数据挂接。

      档案归档:将装盒后的档案归还档案室。

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人事档案数字化管理

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匿名  ·  2022-07-22 11:08:42

218

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  •   人事档案数字化管理势在必行

      1、组织人事工作的必然之选

      信息技术快速发展,传统的人事管理无法适应经济快速发展,新型数字化手段必须加入来做好新时期的组织人事工作。干部人事档案管理作为人事管理中一项非常重要的内容,也面临着挑战。

      干部人事档案数字化建设工作,是将人事档案信息电子化,进而提高工作效率,加强和改进干部人事档案工作。

      2、干部人事信息规范必然要求

      在日常的干部人事管理工作中,产生了大量的干部人事信息,导致信息分散以及人事档案形成归档流程混乱,信息内容不全面,不能满足精细管理的需要。

      3、新时代组织人事工作的必然要求

      对于提高干部队伍素质,增强组织人事部门创新能力,更好地服务于人事工作具有积极的促进作用。

      1)有利于进行人事数据系统分析。目前,干部人事档案管理工作周期长,检索查询慢,缺乏对整体档案数据的系统化分析。人事档案数字化管理后,可以处理大量数据信息,更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息,提高工作水平、整合人才资源。

      2)提高档案资源的利用率。档案传统的管理方式都是以馆藏的形式存在的,效率低,而且会造成原始档案资料的折旧、破损、涂改,甚至丢失。档案数字化管理可以实现即时查询,避免查阅、转递过程中会出现的一系列问题。

      3)有利于人事档案的持久保护。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点,是原始的证据材料,频繁翻阅,会增加对档案的损害率,数字化管理可以使纸质档案保存得更为完整,充分发挥档案数据共享性、重复利用性、查找便利性等特点,进而减少纸质档案材料的翻阅次数,节省查找时间,消除档案篡改等情况,利于人事档案的长久保存和利用。

      干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础,是维护干部人才合法权益的重要依据,是社会信用体系的重要组成部分,是党的重要执政资源。

      信息时代下,企事业单位要提升干部人事档案管理质量,还应注重干部人事档案系统的数字化建设。

      干部人事档案的数字化推进,有效促进了档案科学管理,进一步落实了党管干部、党管人才、依规依法、全面从严、分级负责、集中管理、真实准确、完整规范、方便利用、安全保密的原则,为扎实推进制度化、规范化建设提供有力服务保障。

      数字化科学管理能促进企事业单位不断完善管理制度、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式,全面提升干部人事档案工作质量。在招聘员工、提拔干部、接转档案中认真做到凡进必审、凡提必审、凡转必审,对干部员工的考察考核、奖励处分、审计、评议等材料及时归档,真实反映干部员工成长经历,为干部员工职业发展记录留痕。

      全面规范干部人事档案的“建、管、用”流程。

  •   推进人事档案数字化管理探索管理服务新模式

      深化应用|融合创新

      推进人事档案数字化

      探索管理服务新模式新城法院新建数字化人事档案

      登录档案管理系统,轻轻点击几下鼠标和键盘,输入姓名首字母,电子档案跃然电脑屏幕。这就是新建成的数字化人事档案。

      为提高干部人事档案管理科学化、信息化、规范化水平,政治部有力推进了干部人事档案由传统管理模式向信息化管理应用转变,完成了一定数量干部人事档案的数字化工作。

      档案原先全部为纸质档案,干部档案日常业务的材料收集归档、查询利用、统计分析等都是采取传统人工模式,在大量的查借阅过程中,纸质档案不可避免地会遭受损耗,同时可能出现撤换、涂改、伪造、遗失等问题。

      为了解决上述问题,2022年政治部积极探索创新,推进人事档案管理规范化,将干部人事档案全面逐一扫描分类归档,形成电子档案。

      查阅档案资料方式由翻阅实体档案转变为系统内搜索浏览、下载打印,有效提升了工作效率和服务质量,提高了档案资料的可利用性。

      在建设数字档案时,政治部充分考虑了数字档案在使用过程中或网络传输过程中的信息安全,严格做到涉密档案管理系统与互联网隔离,实现仅在局域网内办公,降低服务器系统运行风险,全方位确保数字档案不被入侵、攻击,严防信息泄密。

      接下来,政治部将持续推动信息数字化转型,切实提升干部人事档案信息化管理水平,大力推进法院队伍建设,更好地服务法院中心工作。

      干部人事档案数字化的质量高低关系到人事工作质量的优劣,干部选拔任用、监督管理规范化的重要保障。通过“五强化”做好干部人事档案数字化,充分发挥干部人事档案在教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础作用。

      强化领导,配齐工作力量。制定了《关于干部人事档案数字化工作实施方案》,成立干部人事档案数字化工作领导小组,管档单位主要领导任组长,各单位主要负责人为直接责任人,落实专人负责,协调解决困难和问题,并抽调政治可靠的党员干部全脱产从事人事档案专项审核工作。

      强化业务,开展专业培训。主动和上级管档部门对口联系,采取专题培训和外派学习等方式,加强对管档人员和抽调人员的业务培训,进一步提升综合能力和业务水平,以适应信息化时代对人事档案工作人员综合素质的要求。

      强化制度,严肃工作纪律。工作人员全部签定《干部人事档案专项审核纪律承诺书》,严肃档案纪律要求,严格遵守有关法律法规和组织人事纪律,严禁利用档案整理和数字化之机违纪违规。

      强化职责,确保工作实效。按照干部人事档案数字化工作的要求,对每个干部人事档案材料进行逐一清理,对缺失材料进行逐一登记、逐一收集补充。工作中严把质量关,坚持“谁管理、谁把关、谁审核、谁负责”的原则,确保干部人事档案数字化工作的顺利完成。

      强化联动,保障资料时效。各单位强化联动互助模式,积极协助由本单位整改补充的相关材料,特别是需要调查核实整改的党员材料,干部因工作调动、机构改革等党支部变动需要由原党支部配合调查核实情况的,各单位联动配合在管档单位规定时效内保质保量完成材料补充工作,使干部人事档案保持完整性,为干部人事档案提供质量保障。

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档案数字化的目的

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匿名  ·  2022-07-22 14:13:15

141

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  •   我们经常能听到“数字化”这个词,那你听过“档案数字化”吗?它又有着什么样的意义?今天,带大家一起看看什么是“档案数字化”。

      说到“档案数字化”就不得不提到档案,档案相信大家都有所了解,我们每个人都有自己的档案,从小学到初中再到大学、毕业、工作,档案记录了这些年我们生活中的发生的重要的时刻。

      刚才带大家回顾了一下档案,那么接下来就要开始进入正题喽。

      档案管理:为什么进行档案数字化?档案数字化的目的是什么?生活中的细节已经告诉你了

      档案具有对材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅的功能流程,而档案数字化就是把这些流程集中于一个软件上,从而通过这个软件来对档案的全方位的管理。

      那么说了这么多,它和我们的生活又有什么关系呢?别着急,接下来,就给大家讲讲它的出现对我们的生活的影响。

      如果大家有去查询过档案可能深有体会传统档案查询的不便,从前在档案查询有时还需单位开具的介绍信,而且还要由档案管理人员负责登记记录。

      档案管理:为什么进行档案数字化?生活中的细节已经告诉你了

      手工查询速度也很慢,而“档案数字化”的出现令我们足不出户也可以对档案进行查询,这样既省时又省力。

      对企业而言,“档案数字化”的出现提高了企业的办公效率,也方便企业的人事管理,节约办公资源,方便更快捷地对更多人才招聘,对从事人事管理的人来说简直更是满满的福利。

      其实,“档案数字化”也已经广泛的应用在我们生活中来了,什么?你们不相信?那我带大家看一下它在我们生活中的应用吧。

      档案管理:为什么进行档案数字化?生活中的细节已经告诉你了

      对于还在上大学的朋友来说挂科一定是噩梦啦,那么你怎么去查询自己的成绩呢?对了,就是上教务系统查询,这个系统就是“档案数字化”其中的一个模块,学生的成绩管理也只是档案管理中的一小部分。

      随着数字化时代的到来,“档案数字化”技术也越来越成熟,更多的企事业单位也已经用“档案数字化”取代了传统的档案管理工作。

      现在都无纸化办公,一体化了,档案管理软件也是很多的功能。

      1、档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷的服务方式。

      数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用,为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。

      2、档案信息数字化是对纸制档案原件实行有效保护方式。

      档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现,因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案,档案数字化之后,档案利用方式主要是使用数字化的档案信息,档案原件从而得到了有效保护。

      3、档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。

      根据档案载体形式的不同,我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换,也同样再现其它载体档案信息的真实内容,既加强管理又方便利用。

      4、档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。

      在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代,档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向,我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外,为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。

      5、档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。

      随着电子政务的不断发展和技术成熟,无纸办公和电子文档的普遍应用,这是现代办公和国际管理发展的必然趋势,根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范,在法律规定允许范围内,电子文档可直接采用数字方式存档,与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库,便于资源共享。

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档案数字化的定义

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匿名  ·  2022-07-22 14:43:23

178

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  •   档案数字化的概念及其原则

      档案的数字化,就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。

      比如纸制档案的数字化,就是利用扫描仪等信息采集设备,将纸制档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元(像素),并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。

      其基本原则有价值性原则、实用性原则、开放性原则和特色性原则。

      档案数字化的含义及主要内容

      (一)档案数字化的含义。

      档案数字化建设,是指在档案管理部门的统-规划和组织下,在档案管理的活动中各方面应用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。

      档案数字化管理是一个新生事物,相对传统管理而言,在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

      (二)档案数字化的主要内容

      档案数字化主要包括档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库;载体档案的数字化,如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库;档案专题信息的采集与建库。

      档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面,查找检索起来非常费时和繁琐,存储档案空间又大,维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力,人工处理更不可靠。因此,传统档案管理转型数字化管理是一种趋势,顺应互联网潮流和时代发展的要求。

      档案数字化是一种新型的档案信息管理模式,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用机算计系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。

      档案数字化的作用:

      1.代替原件使用,有效延长原件的保存时间。

      2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案,用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。

      3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案,可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。

      4.提高办公效率,数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用,从而提高办公效率。

      5.提高经济效益,数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅方便迅速,避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

      实现档案数字化提高档案部门的服务水平,为档案内部管理及面向客户服务提供高效的全面服务。

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档案数字化的原则是什么

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匿名  ·  2022-07-22 14:58:46

156

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  •   早期,档案工作信息化曾经走过一段不小的弯路,把大量的精力投入到传统载体档案数字化工作当中,对馆(室)藏所有档案进行数字化,最后投入与产出不成比例,造成人力、物力的浪费。

      经过十几年的发展,档案界逐渐总结出若干传统载体档案数字化的原则。

      档案数字化的原则是什么?下面具体说一说档案数字化的六大原则。

      01规范化原则

      规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致,以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反,数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范,将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。

      统一的规范包含三个方面,一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一;二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准,将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来;三是数字化过程要规范,每一个环节都必须遵循相应的规范。

      02准确性原则

      档案著录的信息应与档案原有属性信息相一致,建立的对应关系应准确。

      03完整性与系统性原则

      档案数字化过程中录入信息的完整性,确保内容信息、背景信息和元数据等信息的系统性,能够全面地记录和描述档案的各种属性。

      04需求牵引,成本效益原则

      档案数字化以档案利用为目的,贯彻需求牵引和成本效益原则,根据需要,先数字化利用率高的档案,后数字化利用率低的档案。根据这一原则,应贯彻“五个优先”原则,下列档案应优先考虑建立数据库。

      (1)常用优先

      这是贯彻需求牵引原则,把利用频率较高的档案优先数字化,以满足当前利用的需求,增加数字档案馆的效益。

      (2)目录优先

      即把档案目录优先数字化,以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大,见效比较慢,如优先将档案的目录进行数字化,实现档案的计算机检索,以尽快见到效果。

      (3)急用优先

      企业在某一个时期有特定的专项任务,从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求,档案数字化时应考虑这一需求,将急用的档案优先数字化,以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多,可考虑优先将该老产品档案数字化,以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。

      (4)孤本优先

      即把珍贵的档案优先数字化,以满足珍藏需求。数字化后,孤本档案利用可不用调用原件,可有效保护档案原件,达到珍藏的目的。

      (5)特色优先

      即将体现本企业特色的档案优先数字化,以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案,这部分档案较易引起利用者的兴趣,可优先数字化,有利于增强档案部门的影响力。

      05安全保密原则

      传统载体数字化前,应建立安全保障和保密措施,以确保数字化过期的档案信息的保密,安全保密包括安全与保密两个方面,其含义包括以下几个方面。

      (1)要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系,建立一套管理制度与机制,从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。

      (2)要注重档案数字化过程中档案信息的安全。

      防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。保证传统载体安全,注意数字化场所的安全,注意机器、人员对档案造成的损毁;建立档案出入、交接整记制,分清档案安全保管责任。数字化后,需做好信息备份工作,及时备份数据;防止计算机病毒破坏档案数据信息。

      (3)要注重档案数字化过程中档案信息的保密。

      要从人防、物防、技防和加强管理入手,在人防方面要为档案数字化配备素质可靠的工作人员;在物防方面要选择具有保密措施的环境作为档案数字化建设的场所,场所要符合保密要求;在技防方面要特别注意用于档案数字化信息系统的保密建设,投入使用的电子档案管理系统要符合涉密管理要求。

      06档案数字化“两个同步”原则

      (1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进

      在档案数字化过程中,要对每个保管单位进行梳理,在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。

      通过鉴定重新审视其价值,尤其是已到期或将到保管期限的档案,通过鉴定可剔除价值较低的档案,将其排除在数字化范围之外。

      数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定,可谓一举两得。

      (2)数字化转换与档案利用同步推进

      由于档案数量庞大,档案数字化工作周期一般较长,如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索,数字档案馆的效益将长期得不到体现,增加缩减投资和项目失败的风险。

      为此,必须尽早将档案数据开放检索,实行数字化与档案利用同步进行,完成一批投入,开放一批,尽早使数字档案馆建设工作见到成效。

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文字档案数字化处理

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匿名  ·  2022-07-22 15:35:29

187

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  •   大数据、区块链等信息技术的不断发展,为文字档案数字化处理提供了坚实的技术支撑。然而当前文字档案管理对于信息技术的应用尚处于初级阶段,无法充分发挥数字化管理的优势和作用。

      馆藏纸质档案数字化、电子档案移交和归档、电子声像档案素材和网络资源采集等,它在信息时代背景下呈现出规模快速增长、类型日益丰富的发展趋势。

      《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出,要积极面对档案信息资源多样化的趋势,加快数字信息资源转型,档案数字化建设提出了新的要求。

      虽然突破了空间、时间的限制,便于共享和检索,但是存在易被篡改的问题,这就需要提高管理技术水平。因此,数字化管理面临着一系列的挑战。

      档案数字化归档管理的必要性

      档案数字资源建设是文字档案数字化归档的核心和基础,同时也为档案数字化建设提供资源保障。数字资源指的是利用现代信息技术,对档案信息资源进行采集、加工、存储和管理的信息资源总和,其通过网络平台提供档案信息服务。

      数字化归档管理离不开专业的档案数字资源,数字资源建设是档案数字化建设的基础工程。

      第一,有利于推进信息化工作。数字资源是数字中国的前提和基础,是我国未来政务信息化建设的核心。

      只有加强档案数字资源建设,实现数字化归档管理,才能提升档案信息开发和利用水平,推动档案领域、自然资源领域的全面信息化。

      第二,有利于提升档案开发利用效能。数字化归档管理颠覆了传统纸质档案的工作模式,将原本堆积在档案室的资源推送给用户,为用户带来高效、便捷的利用体验。同时,借助信息挖掘、多媒体编辑等技术手段,可以更加充分地开发档案资源的价值,彰显档案在文化建设和宣传工作中的作用,并借助统一的技术标准和平台,实现档案数字资源的集中统一管理,推动档案信息资源的增值和共享。

      第三,有利于推动档案管理理论与实践的创新发展。档案数字化归档,为档案管理工作带来了新的机遇和挑战。加快信息技术在档案管理工作中的应用,不仅使档案工作更加充分、全面地融入信息化进程,同时也在管理理念、模式和方法上带来了深刻变化。

      数字化归档管理面临的困难

      文书档案数字化归档管理是一项复杂的系统工程,涉及一系列理论和技术问题,处理不好不仅会影响到数字化管理的进程和效果,还会影响档案数字资源的共享和利用,甚至导致档案资源的闲置或损坏。

      第一,文书档案形式多样化,尚无统一的数字化归档规范和标准。由于档案数量、类型众多,整理流程复杂,目前尚未形成统一的标准规范体系,很难对文书档案科学分类。所以,文书档案形式的多样化制约了数字化归档管理的实施。

      第二,文书档案数字化归档能力有待加强。档案数字资源中既有馆藏纸质档案经过数字化转化而来的数字化信息,也有信息系统自动生成的各种电子文件,以及监测仪器生成的电子数据信息等。然而当前档案电子资源中非纸质档案转化的资源占比不高,数字资源自动归档能力较弱。同时,现有档案管理人员和管理系统对于数字资源的归档管理和开发利用能力有限,未能为数字资源的采集、整理、存储和开发利用提供足够的支持,数字化程度并不高。

      第三,文书档案信息安全工作复杂。档案中存在很多涉及国家权益的宝贵信息,对于信息安全的要求很高。而在数字化建设过程中,档案数字资源的生成、传递、整理、归档、保管、利用都会涉及信息安全问题,尤其是数字资源易复制、易修改,信息载体不稳定,导致信息安全面临严峻挑战。

      数字化归档管理的有效策略

      文书档案数字化归档是利用数字化管理软件,按照统一格式对文书档案进行著录、建立目录数据库,而后运用扫描法将文件扫描为数字图像,形成全文数据库,以自动生成目录和统计信息。文书档案数字化归档管理工作的开展,需要在档案数字化建设的背景下不断摸索和尝试,以丰富和完善数字化归档管理模式和方法,推进档案数字化建设进程的健康、有序发展。

      统一数字化建设的标准规范

      标准化体系包括文书档案数字化归档范围、数字资源加工规范、存储标准、管理标准、安全标准等内容。标准化体系建设是档案归档管理的前提条件,将标准化建设纳入档案数字化建设中长期规划,这需要参照国际和国家标准,并结合档案的特点与数字化建设目标,以统一文书档案加工、存储、交换、管理、安全等方面的标准。

      同时,要建立涵盖文书档案归档制度在内的全生命周期管理制度体系,就必须明确归档范围和保管期限,以及数字资源收集、整理、保管、利用等方面的流程方法和管理要求。

      在建立健全文书档案标准化体系和管理制度的基础上,还要构建标准化体系和管理制度的实施机制,有序推进配套规章制度和标准规范的完善与落实,以实现档案数字资源的集成共建,为文书档案数字化归档管理工作奠定坚实的基础。

      加强文书档案归档管理能力

      文书档案数字化归档工作对归档管理能力提出了很高的要求,不仅需要拥有强大的技术实力,还需要拥有专业的人员队伍。这有助于改变档案归档工作的被动性,真正将档案数字资源转化为高质量的知识服务。

      第一,要着力培养一批具有专业背景、熟悉档案数字化的专业馆员,以增强馆员队伍的技术水平和服务能力。

      为了适应文书档案数字化归档管理的要求,需要大力培养档案管理人员的数字化素质,馆员不仅要熟悉专业知识,还要掌握档案管理软件、数据库等方面的知识,以及熟悉文书档案数字化归档和数据库维护工作。

      单位加强馆员队伍的培训教育,定期组织馆员参与培训活动,有利于馆员了解文书档案的归档方式、统计方法等知识,熟练掌握现代信息技术的运用技能,熟悉归档范围、操作流程等工作内容,以及更好地运用数字化技术优化归档流程。

      第二,要大力建设高水平的档案数字化管理系统。

      数字化归档管理需要在管理系统的支持下进行,管理系统技术框架包括基础环境层、资源层、应用服务层和保障层。

      基础环境层是支撑数字化归档的系统软硬件和网络环境,其根据服务对象和资源密级不同而配置不同的基础环境,实现按需配置,以提高服务效能和安全水平。

      资源层涵盖普通文件、数据和音像类的数字资源,从资源生成、目录建库到报表输出实现规范统一。

      应用服务层涵盖资源采集、归档管理到开发利用等全过程的业务功能,面向用户提供便捷的知识信息服务。

      保障层是支撑管理系统运行的标准规范,包括数字资源分类、著录规范和存储规则、备份机制、安全机制等。

      提升文书档案信息安全水平

      在文书档案归档管理工作中,要加大对安全管理方面的投入,做好数字资源的存储和备份工作。

      根据文书档案的不同分类,应采用合理的在线存储和离线存储策略,并借助先进的网络安全技术对数字资源进行监测保护。

      文书档案涉及到国家机密信息,必须严格划定密级和时间范围,分类分批做好密级鉴定,对涉及机密的数字资源进行利用限制。

      在软件设置方面,需要考虑不同的密级要求,为不同级别用户设置相应权限,并采取安装杀毒软件、设置密码输入次数限制等安全防护措施。

      在硬件建设方面,应在内外网间设置防火墙,数字资源归档应在内网进行。

      综上所述,随着信息技术的发展与运用,档案管理的要求也在不断提高。

      深入推进文书档案数字化建设工作,使文书档案数字化归档工作朝着全面数字化、智能化的方向发展。

      这不仅要求档案管理部门充分认识到档案管理数字化建设的重要性和必要性,积极投入资金和人力物力,建构完善的数字化管理平台,提高软硬件建设水平;还要统一文书档案数字化归档管理的标准规范,建立健全档案管理制度体系,优化档案管理环境;同时也要打造高水平的专业人员队伍,提高档案管理人员的数字化素质和综合素养。

      此外,还要加强文书档案信息安全管理,做好安全防护和保密工作,避免档案资源被损坏或盗用。

      通过以上措施,全面保障文书档案数字化归档工作的质量,为档案数字化建设的有序推进奠定良好的条件。

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档案信息化和档案数字化的关系

1个回答

匿名  ·  2022-07-22 15:45:33

328

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  •   必须明确档案信息化不等同于档案数字化,两者为包含关系,档案数字化是档案信息化建设中的基础性工作之一。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,包含基础设施建设、应用系统建设、信息资源建设、制度规范建设、安全保障体系建设等。

      什么是档案数字化?

      档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

      它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。

      什么是档案信息化?

      所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

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纸质档案数字化加工规范

2个回答

匿名  ·  2022-08-09 15:52:55

291

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  •   纸质档案数字化技术规范DA/T 31—2017(20180101)《纸质档案数字化技术规范》编号DA/T 31—2017,经国家档案局于2017年8月2日发布,2018年1月1日施行。

      1范围

      本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。

      本标准适用于采用扫描设备对纸质档案进行数字化加工过程的管理。

      2规范性引用文件

      下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

      GB/T 20530—2006文献档案资料数字化工作导则

      DA/T 1档案工作基本术语

      DA/T 18档案著录规则

      ISO/TR1 3028信息与文献档案数字化实施指南(Information and documentation—Implementation guidelines for digitization of records)

      3术语和定义

      GB/T 20530—2006、DA/T 1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

      3.1数字化digitization

      利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

      3.2数字图像digital image

      表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。

      3.3纸质档案数字化digitization of paperbased records

      采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像,并按照纸质档案的内在联系,建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

      3.4分辨率resolution

      单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。

      4总则

      4.1各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素,统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530—2006提出的要求和建议。

      4.2纸质档案数字化的基本环节主要包括:数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

      4.3应采取有效的管理和技术手段,确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律,真实反映档案内容,最大程度地展现档案原貌。

      4.4纸质档案数字化过程中,应保存数字化项目信息、技术环境、各类数字化技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR13028提出的要求。

      4.5应加强纸质档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全。

      4.6加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

      5组织与管理

      5.1机构及人员

      5.1.1应建立纸质档案数字化工作组织,对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等,确保数字化工作的顺利开展。

      5.1.2应配备具有相应能力的工作人员,包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员,熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员,掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度,对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性,应加强对外聘工作人员的审核。

      5.2基础设施

      5.2.1应配备专用加工场地,并进行合理布局,形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。

      5.2.2加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

      5.2.3应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备,确保设施设备安全、先进,能够满足数字化工作的需要。

      5.3工作方案

      5.3.1应在充分调研的基础上,制定科学合理的工作方案,确保纸质档案数字化工作达到预期目标。

      5.3.2纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。

      5.3.3宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证,确保其科学、规范、合理。

      5.3.4纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。

      5.4管理制度

      5.4.1应制定科学化、规范化的管理制度,并在工作过程中严格执行,以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。

      5.4.2纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责,形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等;人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;场地管理制度主要对人员出人和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范;数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范;档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。

      5.5工作流程控制

      5.5.1应依据相关的法律法规和各类技术标准,制定相关的工作流程和各环节操作规范等,对纸质档案数字化全过程进行有效的控制,确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。

      5.5.2应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。

      5.5.3应建立完善的问题反馈机制,对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

      5.6工作文件管理

      5.6.1应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件,以此加强对数字化工作的管理。主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等,采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。部分工作文件示例参见附录B。

      5.6.2应加强对纸质档案数字化工作文件的管理,明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。

      5.7档案数字化外包

      5.7.1纸质档案数字化工作如需外包,档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质;按照GB/T 20530—2006中第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力;从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。如需审查数字化加工企业的保密资质,档案部门应按照《国家秘密载体印制资质管理办法》(国保发〔2012〕7号)等文件的要求执行。

      5.7.2在项目实施过程中,应依据《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号),从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

      5.7.3档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

      6档案出库

      6.1档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。

      6.2纸质档案数字化过程中,应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案,并对纸质档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、清点、登记等工作,确保纸质档案的安全。

      7数字化前处理

      7.1确定扫描页

      原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描,不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

      7.2编制页号

      7.2.1应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

      7.2.2重新编制页号时,应在统一位置书写页号,且不压盖档案内容。

      7.2.3书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

      7.2.4应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

      7.3目录数据准备

      7.3.1按照目录数据库建立时制定的数据规则,对照档案原件内容,规范档案中的目录内容。

      7.3.2对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

      7.4拆除装订

      应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物,应注意保护档案不受损害,并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案,在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌,以便于恢复。

      7.5技术修复

      7.5.1破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案,应先由专业技术人员进行技术修复。

      7.5.2折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

      8目录数据库建立

      8.1应制定目录数据库数据规则,包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T 18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

      8.2数据库选择应考虑可转换为通用数据格式,以便于数据交换。

      8.3数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系,有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

      8.4将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录人数据库,形成准确、完整的目录数据。

      8.5可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式,对目录数据的质量进行检查,包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

      9档案扫描

      9.1基本要求

      档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备,进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真,图像效果最接近档案原貌。

      9.2扫描设备

      9.2.1扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护,尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数予化。

      9.2.2超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描,也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时,相邻图像之间应留有足够的重叠,并且采用标板等方式明确说明分幅方法;若后期采用软件自动拼接的方式,重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

      9.2.3对于极其珍贵且尺寸不规则的档案,为方便直观显示原件大小,可采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。

      9.2.4应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

      9.3扫描色彩模式

      9.3.1为最大限度保留档案原件信息,便于多种方式的利用,宜全部采用彩色模式进行扫描。

      9.3.2页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案,应采用彩色模式进行扫描。

      9.3.3页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,也可采用黑白二值模式进行扫描。

      9.3.4页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,也可采用灰度模式扫描。

      9.4扫描分辨率

      9.4.1扫描分辨率的选择,应保证扫描后图像清晰、完整,并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。

      9.4.2扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时,建议扫描分辨率不小于300dpi。

      9.4.3如有计算机输出缩微摄影(COM)、仿真复制、印刷出版等其他用途时,可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案,扫描分辨率建议不小于300dpi;需要进行高精度仿真复制的档案,扫描分辨率建议不小于600dpi;需要进行印刷出版的档案,可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

      9.5存储格式

      9.5.1纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式,图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

      9.5.2纸质档案数字图像利用时,也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑,将图像转换为OFD、PDF等其他格式。

      9.5.3同一批档案应采用相同的存储格式。

      9.6图像命名

      9.6.1应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

      9.6.2建议将数字图像存储为单页文件,并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

      9.6.3数字图像确需存储为多页文件时,可采用该档案的档号对图像命名。

      9.6.4应科学建立纸质档案数字图像的存储路径,确保数据挂接的准确性。

      10图像处理

      10.1图像拼接

      对分幅扫描形成的多幅数字图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合,拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

      10.2旋转及纠偏

      对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

      10.3裁边

      如需对数字图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少2mm〜3mm处裁剪图像。

      10.4去污

      如需对数字图像进行去污处理,以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质,应遵循展现档案原貌的原则,处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

      10.5图像质量检查

      10.5.1数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时,应重新扫描。

      10.5.2对于漏扫、重扫、多扫等情况,应及时改正。

      10.5.3数字图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

      10.5.4对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查,发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像处理。

      11数据挂接

      11.1应借助相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接,以实现目录数据与数字图像的关联。

      11.2逐条对挂接结果进行检查,包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等,发现错误及时进行纠正。

      12数字化成果验收与移交

      12.1验收方式

      12.1.1建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。

      12.1.2应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

      12.2验收内容

      12.2.1纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

      12.2.2应对目录数据进行验收,主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度以及必填项是否填写等。

      12.2.3应对元数据进行验收,主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

      12.2.4应对数字图像进行验收,主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

      12.2.5应对数据挂接进行验收,主要包括目录数据和与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

      12.2.6应对工作文件进行验收,主要包括工作文件的完整性、规范性等。

      12.2.7应对存储载体进行验收,主要包括载体的可用性、有无病毒等。

      12.3验收指标

      能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%。

      12.4验收结论

      12.4.1每批纸质档案数字化成果质量检验达到12.2和12.3的要求,予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后,重新进行验收。

      12.4.2验收完成后应经验收组成员签字。验收“通过”的结论,应经相关领导审核、签字后方有效。

      12.5移交

      验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交,并履行交接手续。移交单示例参见附录B的表B.8。

      13档案归还入库

      13.1档案装订

      纸质档案数字化工作完成后,拆除过装订物的档案如需装订,应注意保持档案原貌,做到安全、准确、无遗漏。

      13.2档案归还入库

      按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点,并履行档案入库手续。

  •   纸质档案数字化操作规程

      1适用范围

      本规程规定了纸质档案(含文书档案、科技档案、会计档案等)数字化加工的主要技术指标。

      本规程适用于湖北省各级综合档案馆。机关、团体、企业事业单位、社会组织参照执行。

      2引用文件

      DA/T18-1999档案著录规则;

      DA/T22-2000归档文件整理规则;

      DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范;

      湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则(鄂档[2004]46号);

      湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法(鄂档〔2010〕41号);

      关于进一步加强档案信息安全保密工作的通知(鄂档办〔2014〕19号)。

      3实施主体

      3.1纸质档案数字化加工的责任主体为实施档案数字化的各级国家综合档案馆及机关、团体、企业事业单位、社会组织(以下简称“数字化实施单位”)。

      3.2纸质档案数字化加工可由数字化实施单位自行组织人员开展,也可以由数字化实施单位采取业务外包的方式委托给具有相关资质和能力的档案数字化服务机构(以下简称“数字化服务机构”)完成。

      4基本原则

      4.1统筹规划,分步实施

      根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等,进行统筹规划,分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。

      数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。

      4.2加强管理,保障安全

      遵守保密安全要求,对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案,不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化各个环节的管理工作,确保档案原件和数字化成果的安全。

      4.3完善细节,规范流程

      对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象,应用文字做出说明,并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理,界定各个环节的职责任务,堵塞漏洞和缺憾。

      4.4分工协作,夯实基础

      加强内设机构的分工协作,把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合,开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作,为加快推进档案数字化创造有利条件。

      5基本环节

      纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。内容主要包括:制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。数字化操作流程及任务要点见附录1。

      档案数字化从整理分件到案卷还原的各个环节,应以卷(盒)或批次为单位建立档案数字化加工流程单(见附录2),记录每卷(盒)或每批档案数字化过程,确保档案扫描加工质量和效率。

      6制定方案

      对档案实体的基本情况进行摸底排查,根据排查结果,制定总体规划和分年计划,并按照本规范编制数字化工作方案。包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等内容。

      7案卷整理

      开展数字化扫描工作之前,应根据纸质档案实际情况,按步骤对档案实体进行整理鉴别,对需要说明、修裱、扫描等内容进行标识,以确保扫描加工质量和效率。

      7.1分件

      按传统方法整理的档案,应将案卷拆分为件进行扫描。件的划分应遵照DA/T22的规定进行,注意保持文件的齐全、完整,尽量避免以组合件的方式进行扫描。按新方法整理的档案,件的划分遵循档案形成规律和DA/T-22的要求。

      分件过程中,应注意理顺文件的排列顺序。对文件形成过程中产生的,除正本以外的一般性修改稿、底稿、重复件及没有保存意义的制表说明等不予扫描的页面,应加以标注。

      为便于数字档案(正文)的利用,应将文件处理签或领导(职能部门)签署的意见、有本级党政领导亲自批示和审改内容的文件底稿等不便提供利用的文件,在档案目录数据库中进行标识。

      7.2编页

      没有编页或编页不规范的档案,原则上应重新进行编页。文书档案正面页号应编在右下角、背面页号应编在左下角,科技档案页号应统一编在右下角,没有信息的档案页面不编号。

      页号不应压盖档案内容;重新编写页号时,应将原页号用铅笔划去,以示区分。

      7.3装订物处理

      对已装订成册,不去除装订物会影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时,应注意保护档案不受损害。

      对已装订成册,不去除装订物不影响扫描工作进行的档案,应维持原样。

      7.4页面修整

      对破损严重无法扫描或折皱不平影响图像质量的纸质档案,应先进行技术修复或压平等相应处理后再进行扫描。

      7.5装订还原

      纸质档案扫描加工完成后,对拆除过装订物的档案实体进行装订还原。装订还原应符合国家档案装订规范,要保持案卷整齐、卷内文件排列顺序正确、不掉页、不压字等。

      对装订还原的档案实体进行质量检查、登记,出现卷内文件不完整、前后顺序排列不正确及装订不符合国家规范等情况,应退回重新整理。

      7.6交接登记

      档案数字化过程需要交接的环节,应当填写档案调还卷登记表,确保交接清楚,手续完备,有据可查。

      8建立目录数据库

      按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18-1999),湖北省档案局《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》(鄂档[2004]46号)等要求,确定目录数据库中的著录项,建立档案目录数据库。

      应采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式,对目录数据库的质量进行检查,包括目录与内容的一致性、准确性等。

      档案数字化之前已经建立了案卷级、文件级目录数据库的,应充分尊重原有基础,并对其进行核对,发现不合格的目录数据,应进行修改或重录。

      9元数据管理与捕获

      9.1元数据管理

      9.1.1档案数字化过程及后期数字化成果管理工作中,应捕获必要的元数据,用以记录数字化项目信息、数字图像生成背景及各类技术参数等,并整合到与档案目录数据库对应的目录条目中。

      9.1.2元数据应采用数字化系统自动捕获和人工录入等方式获取。建议以系统自动捕获为主。捕获过程中应进行元数据的校验,包括对元数据完整性和赋值规范性的检查等。

      9.2元数据捕获

      9.2.1描述数字化全过程各环节操作完成情况和操作人员等情况的元数据;

      9.2.2描述数字化技术环境、过程及各项技术参数的元数据,如数字化时间、数字化设备、数字化软件、色彩模式、分辨率、存储格式等;

      9.2.3描述数字化成果存储位置、读取利用所需技术环境等的元数据,如存储路径、阅读所需软硬件等;

      9.2.4用以维护数字化成果法律认可性的元数据,如数字化项目的授权信息、数字化成果的更新维护管理活动相关信息等。

      10档案扫描

      10.1基本原则

      10.1.1应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、设备情况等选择相应扫描方式、设置和调整相关扫描参数。扫描参数的设置和调整,应以保证数字图像不失真、扫描效果最接近档案原件,并能够满足数字化成果利用的要求为原则;

      10.1.2纸质档案数字化后需进行COM输出、OCR识别、出版、仿真复制等的,扫描参数的选择应考虑后期处理的要求。

      10.2扫描方式

      按纸质档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。大幅面纸质档案,可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。

      纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚不宜拆卷的档案,应采用平板或零边距扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式,以提高工作效率。

      10.3扫描参数

      10.3.1典藏级

      纸质档案数字化主要用于精确反映档案原件并长期保存,应采用不低于24位彩色模式进行扫描,扫描分辨率应不小于300dpi,扫描形成的数字图像应采用无损压缩TIFF格式存储。

      10.3.2出版级

      纸质档案数字化主要用于备份并提供利用(如出版、仿真复制、COM输出、OCR识别等),应采用不低于24位彩色模式进行扫描,扫描分辨率应不小于200dpi。有放大需求、文字偏小或密集时,可提高分辨率。扫描形成的数字图像可存为TIFT、JPEG或JPEG2000格式,压缩比率的选择应兼顾图像质量与存储空间的要求。

      10.3.3网络浏览级

      纸质档案数字化主要用于提供网络浏览利用,应通过软件工具将典藏级或出版级数字图像的分辨率进行转换。分辨率的选择应综合考虑档案原件情况、计算机网络条件等多种因素,建议不小于72dpi。

      10.3.4图像文件命名

      以纸质档案目录数据库为依据,将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的唯一性和一致性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

      若扫描对象为一个或多个稿本,应根据具体情况确定图像文件命名方式。

      例1:扫描对象为一个稿本、档号为“LS015-001-0016-0001”的文件有3页,如扫描格式为JPG,经扫描生成的3个数字图像应分别命名为:

      LS015-001-0016-0001.001.JPG

      LS015-001-0016-0001.002.JPG

      LS015-001-0016-0001.003.JPG

      例2:扫描对象为多个稿本,数字图像名称由文件级档号、稿本代码、稿本内页面流水号3个部分构成。稿本代码为:A-正本,B-定稿,C-草稿。以一份档号为“SZ101-2001-W01-Y-001”的文件正本为2页、定稿为2页、草稿为4页的档案为例,经扫描生成的8个数字图像,应分别命名为:

      SZ101-2001-W01-Y-001.A.001.JPG

      SZ101-2001-W01-Y-001.A.002.JPG

      SZ101-2001-W01-Y-001.B.001.JPG

      SZ101-2001-W01-Y-001.B.002.JPG

      SZ101-2001-W01-Y-001.C.001.JPG

      SZ101-2001-W01-Y-001.C.002.JPG

      SZ101-2001-W01-Y-001.C.003.JPG

      SZ101-2001-W01-Y-001.C.004.JPG

      11图像处理

      对纸质档案扫描形成的图像应作质量检查、纠偏、去污、去黑边、拼接等处理。

      11.1质量检查

      11.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合质量要求的图像,应重新进行扫描;

      11.1.2发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入;

      11.1.3发现图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整;

      11.1.4发现图像重复时,应及时删除重复部分。

      11.2纠偏

      对扫描过程中出现的偏斜图像应进行整体纠正,保证图像的偏斜角度小于1度(图像偏斜不超过页面内半个文字);对方向不正确的图像应进行旋转处理,以符合阅读习惯。

      11.3去污

      对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量杂质的,应进行去污处理。处理过程应严格遵循展现档案原貌的原则,不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

      11.4拼接

      对大幅面档案进行分区扫描而形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像。

      12数据挂接

      应借助相关软件对汇总后的目录数据与图像数据进行批量、快速挂接,以实现目录数据与图像数据的关联和一一对应。

      对挂接后的数据逐条进行检查,包括目录信息与图像文件对应的准确性、已挂接图像文件与实际扫描数量的一致性、图像文件能否正常打开等,发现错误应及时纠正。

      13检查验收

      数字化实施单位应指定专人或通过业务外包方式聘请具有相关资质的专业监理公司,对纸质档案数字化形成的数据及档案实体还原情况进行检查验收,并填写档案数据及档案实体还原质量报告单(见附录3)。

      检查验收内容包括目录数据、图像数据、数据挂接(见附录2、3),以及档案实体。

      检查方式应按加工批次随机抽检,抽检率不低于10%,合格率不低于98%。档案实体还原情况抽检率为100%,合格率要求100%。抽检合格率不符合要求的,应退回返工。

      13.1目录数据及元数据检查

      以完成纸质档案扫描的某一全宗或多个目录为单元,对条目数量、目录数据库及元数据著录项目的完整性、一致性、规范性等进行随机逐条的检查。其中,纸质档案档号的合格率要求达到100%,其它项目合格率要求达到98%以上。检查不合格的数据,应进行修改或重新著录。

      13.2图像数据检查

      对批量扫描形成的图像数据,按比率进行随机抽查。

      14.2.1图像数据应符合本规程中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式;

      14.2.2扫描图像的完整性要达到100%,不能出现缺页、错页、重复等现象;

      14.2.3图像的偏斜度、清晰度、整洁度等技术指标,抽检合格率应达到98%以上。

      13.3数据挂接检查

      将挂接图像文件的名称、页数和总数,对照档案实体、档案目录数据库中的档号、页数和文件总数,采用人工的方式进行抽检。要求二者的一致性和正确性为100%。

      13.4档案实体还原检查

      对已完成数字化的档案实体,应对照档案原目录进行清点。检查内容包括所有档案是否都已还原,文件排列顺序是否正确,文件数量有无缺漏,文件装订是否符合国家规范等。要求准确率为100%。

      13.5验收结论

      对检查通过的数据进行验收,并给出“合格”或“不合格”结论。

      验收合格结论由验收责任人签字,报数字化实施单位负责人审批后方为有效。

      14数据存储

      14.1存储范围

      对验收合格的成果数据及时进行存储。包括档案目录数据及元数据、数字图像、数字化过程中产生的各种文档等。

      14.2存储方式、载体与备份

      对验收合格的成果数据,采用在线、近线、离线相结合的方式进行存储。存储载体的选择应多样化,并考虑载体的存储容量、数字化成果存储的目的、保管期限、经费情况、载体市场环境、载体生产厂商提供服务的能力等方面的因素,选择最适宜的存储载体。

      相同内容的数据成果应使用不同的介质进行离线备份。套数应为三套,一套封存保管、一套提供利用、一套异地保存,分别标识为A、B、C。

      14.3存储校验

      对存储数据应用计算机进行自动校验,内容包括图像文件能否打开、数字化成果数量、信息数据是否完整等。

      14.4载体标签

      数据存储后,应在相应存储载体的封套(盒)上编制成果数据标签(见附录4),以便管理。

      15成果数据移交

      15.1移交内容

      包括档案目录数据及元数据、档案数字化全文数据元数据、系统数据、载体和数量。

      15.2移交验收

      成果数据移交时,接收方应进行验收。验收内容为:移交的载体、数量及其是否完好、清洁,是否无划痕、无损伤、无病毒;移交的数据内容及其是否完整、规范、准确等。

      15.3移交方式

      成果数据移交方式根据实际情况确定。以业务外包形成成果数据的移交方式,由数字化实施单位与数字化服务机构通过合同约定。

      15.4移交手续

      成果数据移交时,需填写《档案数字化成果移交接收登记表》(见附录5),一式两份,由交接双方共同签署,完善手续,分别保管。

      16成果数据管理

      16.1应加强数字化成果数据的管理工作,记载数字化成果的管理和使用情况,并及时获取和补充数据管理过程中的元数据。

      应采取有效的技术手段,确保成果数据不被非法篡改,保证其安全、完整和长期可用。

      16.2建立有效、可操作性的存储载体与存储设备维护规范,对存储载体、存储设备的状态检测、预防性检查、常规性作业等提出具体要求。

      16.3数字化成果数据在提供出版、印刷、发布和网上传输时,应履行审批手续,并采用数字水印、电子标识、产品标志、数字加密及转换分辨率等措施,以起到保护版权、鉴别真伪和安全通信等作用。

      17安全保密

      17.1管理制度

      档案数字化过程中应建立可靠的安全保密责任制,制定与信息涉密等级相应的管理制度,定期对制度实施情况进行监督检查。

      17.2外包管理

      17.1.1凡采取业务外包方式实施数字化加工的,数字化实施单位应按照安全保密的相关规定,选择具有一定规模、管理制度健全、社会信誉好、经验丰富、具备相关资质要求的数字化服务机构承担档案数字化加工;

      17.1.2数字化服务机构应接受档案行政管理部门、保密工作部门的保密审查和指导监督,并与数字化实施单位签订保密协议。

      17.3人员管理

      档案数字化加工人员上岗前应接受保密安全培训,签订保密承诺书,并保持相对稳定。数字化服务机构对参加数字化工作的人员,应进行身份登记和安全保密审查。

      17.4场所管理

      17.4.1数字化加工场所一般设在数字化实施单位内部,并配备临时存放档案的柜架,按保密要害部门进行管理。加工场所应安装监控摄像头和录像设备,全程摄录加工现场情况备查;

      17.4.2数字化加工场所应配备专门的储物柜,用于工作人员存放私人物品。禁止数字化加工人员将个人手机、数码拍摄设备、移动存储介质,以及与工作无关的生活用品等带入数字化加工场所;

      17.4.3数字化加工场所禁止存放易燃、易爆物品。应制定消防预案,配备一定数量的手携消防器材,定期、专人检查。设置兼职消防安全员,实施消防安全员值日制度,发现安全隐患立即报告并采取适当措施。

      17.5设备管理

      17.5.1数字化加工过程中所使用的扫描仪、照相机、计算机及存储等设备,应符合有关保密技术标准和保密要求;

      17.5.2应根据所加工档案的最高密级,确定计算机及其存储介质的密级,并采取相应的保密技术防护措施,加强设备监管;

      17.5.3数字化加工使用的计算机应与相关设备组成专用网络,并封闭外联接口。禁止接入互联网或其它公共网络,禁止安装具有无线互联功能的硬件模块和无线鼠标、键盘等外围设备;

      17.5.4档案数字化任务完成后,加工使用过的计算机及设备应继续按涉密设备使用和管理。采用外包方式加工的计算机,应拆除硬盘,与其它使用过的存储介质一并向数字化实施单位移交。

      17.6档案实体管理

      档案实体在数字化加工过程中未经批准,不得查阅和借出。档案调卷、还卷及数字化加工过程作业中各道手续应详细登记备查,确保安全。数字化作业完毕的档案应及时归还库房,暂存数字化加工场所的档案应专人管理,妥善保存。

      17.7介质管理

      应建立档案数字化存储介质台账并实行专人管理。对数据存储光盘、硬盘等介质进行防护,防止造成弯曲、划伤、破损等。

      数据备份和存储介质保管及安全管理参照国家及湖北省有关规范进行。

    纸质档案数字化加工规范

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