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档案数字化

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档案数字化的原则是什么

1个回答

匿名  ·  2022-07-22 14:58:46

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  •   早期,档案工作信息化曾经走过一段不小的弯路,把大量的精力投入到传统载体档案数字化工作当中,对馆(室)藏所有档案进行数字化,最后投入与产出不成比例,造成人力、物力的浪费。

      经过十几年的发展,档案界逐渐总结出若干传统载体档案数字化的原则。

      档案数字化的原则是什么?下面具体说一说档案数字化的六大原则。

      01规范化原则

      规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致,以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反,数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范,将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。

      统一的规范包含三个方面,一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一;二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准,将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来;三是数字化过程要规范,每一个环节都必须遵循相应的规范。

      02准确性原则

      档案著录的信息应与档案原有属性信息相一致,建立的对应关系应准确。

      03完整性与系统性原则

      档案数字化过程中录入信息的完整性,确保内容信息、背景信息和元数据等信息的系统性,能够全面地记录和描述档案的各种属性。

      04需求牵引,成本效益原则

      档案数字化以档案利用为目的,贯彻需求牵引和成本效益原则,根据需要,先数字化利用率高的档案,后数字化利用率低的档案。根据这一原则,应贯彻“五个优先”原则,下列档案应优先考虑建立数据库。

      (1)常用优先

      这是贯彻需求牵引原则,把利用频率较高的档案优先数字化,以满足当前利用的需求,增加数字档案馆的效益。

      (2)目录优先

      即把档案目录优先数字化,以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大,见效比较慢,如优先将档案的目录进行数字化,实现档案的计算机检索,以尽快见到效果。

      (3)急用优先

      企业在某一个时期有特定的专项任务,从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求,档案数字化时应考虑这一需求,将急用的档案优先数字化,以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多,可考虑优先将该老产品档案数字化,以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。

      (4)孤本优先

      即把珍贵的档案优先数字化,以满足珍藏需求。数字化后,孤本档案利用可不用调用原件,可有效保护档案原件,达到珍藏的目的。

      (5)特色优先

      即将体现本企业特色的档案优先数字化,以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案,这部分档案较易引起利用者的兴趣,可优先数字化,有利于增强档案部门的影响力。

      05安全保密原则

      传统载体数字化前,应建立安全保障和保密措施,以确保数字化过期的档案信息的保密,安全保密包括安全与保密两个方面,其含义包括以下几个方面。

      (1)要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系,建立一套管理制度与机制,从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。

      (2)要注重档案数字化过程中档案信息的安全。

      防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。保证传统载体安全,注意数字化场所的安全,注意机器、人员对档案造成的损毁;建立档案出入、交接整记制,分清档案安全保管责任。数字化后,需做好信息备份工作,及时备份数据;防止计算机病毒破坏档案数据信息。

      (3)要注重档案数字化过程中档案信息的保密。

      要从人防、物防、技防和加强管理入手,在人防方面要为档案数字化配备素质可靠的工作人员;在物防方面要选择具有保密措施的环境作为档案数字化建设的场所,场所要符合保密要求;在技防方面要特别注意用于档案数字化信息系统的保密建设,投入使用的电子档案管理系统要符合涉密管理要求。

      06档案数字化“两个同步”原则

      (1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进

      在档案数字化过程中,要对每个保管单位进行梳理,在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。

      通过鉴定重新审视其价值,尤其是已到期或将到保管期限的档案,通过鉴定可剔除价值较低的档案,将其排除在数字化范围之外。

      数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定,可谓一举两得。

      (2)数字化转换与档案利用同步推进

      由于档案数量庞大,档案数字化工作周期一般较长,如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索,数字档案馆的效益将长期得不到体现,增加缩减投资和项目失败的风险。

      为此,必须尽早将档案数据开放检索,实行数字化与档案利用同步进行,完成一批投入,开放一批,尽早使数字档案馆建设工作见到成效。

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