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档案数字化

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档案数字化的目的

1个回答

匿名  ·  2022-07-22 14:13:15

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  •   我们经常能听到“数字化”这个词,那你听过“档案数字化”吗?它又有着什么样的意义?今天,带大家一起看看什么是“档案数字化”。

      说到“档案数字化”就不得不提到档案,档案相信大家都有所了解,我们每个人都有自己的档案,从小学到初中再到大学、毕业、工作,档案记录了这些年我们生活中的发生的重要的时刻。

      刚才带大家回顾了一下档案,那么接下来就要开始进入正题喽。

      档案管理:为什么进行档案数字化?档案数字化的目的是什么?生活中的细节已经告诉你了

      档案具有对材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅的功能流程,而档案数字化就是把这些流程集中于一个软件上,从而通过这个软件来对档案的全方位的管理。

      那么说了这么多,它和我们的生活又有什么关系呢?别着急,接下来,就给大家讲讲它的出现对我们的生活的影响。

      如果大家有去查询过档案可能深有体会传统档案查询的不便,从前在档案查询有时还需单位开具的介绍信,而且还要由档案管理人员负责登记记录。

      档案管理:为什么进行档案数字化?生活中的细节已经告诉你了

      手工查询速度也很慢,而“档案数字化”的出现令我们足不出户也可以对档案进行查询,这样既省时又省力。

      对企业而言,“档案数字化”的出现提高了企业的办公效率,也方便企业的人事管理,节约办公资源,方便更快捷地对更多人才招聘,对从事人事管理的人来说简直更是满满的福利。

      其实,“档案数字化”也已经广泛的应用在我们生活中来了,什么?你们不相信?那我带大家看一下它在我们生活中的应用吧。

      档案管理:为什么进行档案数字化?生活中的细节已经告诉你了

      对于还在上大学的朋友来说挂科一定是噩梦啦,那么你怎么去查询自己的成绩呢?对了,就是上教务系统查询,这个系统就是“档案数字化”其中的一个模块,学生的成绩管理也只是档案管理中的一小部分。

      随着数字化时代的到来,“档案数字化”技术也越来越成熟,更多的企事业单位也已经用“档案数字化”取代了传统的档案管理工作。

      现在都无纸化办公,一体化了,档案管理软件也是很多的功能。

      1、档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷的服务方式。

      数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用,为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。

      2、档案信息数字化是对纸制档案原件实行有效保护方式。

      档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现,因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案,档案数字化之后,档案利用方式主要是使用数字化的档案信息,档案原件从而得到了有效保护。

      3、档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。

      根据档案载体形式的不同,我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换,也同样再现其它载体档案信息的真实内容,既加强管理又方便利用。

      4、档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。

      在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代,档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向,我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外,为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。

      5、档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。

      随着电子政务的不断发展和技术成熟,无纸办公和电子文档的普遍应用,这是现代办公和国际管理发展的必然趋势,根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范,在法律规定允许范围内,电子文档可直接采用数字方式存档,与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库,便于资源共享。

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