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档案电子化扫描方案

2个回答

匿名  ·  2022-04-07 16:22:30

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  •   1简要分析档案电子化

      电子档案相比起传统档案具有占用空间小和存储密度大等优势,相关工作人员可通过计算机技术来处理档案资料。电子档案便于工作人员使用档案,打破时间限制,通过计算机手段从服务器中浏览档案。在电子档案管理中,需选择合适的保存环境,如在保存档案时需充分结合电子档案特点,再选择合适的保存方式(一般情况下电子档案被保存在光磁介质载体上,所以需满足适合此类介质的保存环境)。以人事档案工作为例,传统档案强调保存原始记录纸张,一旦遗失将失去历史凭证;而电子化档案能够有效减少工作人员的纸质案卷损坏,实现档案信息备份。

      1.1发展现状分析

      档案电子化主要指的是通过计算机或光盘等设备记录成档案,电子档案是一种档案存在形式,具备以下特点:历史再现性。一般而言,电子档案由计算机进行有关处理,不管是电子档案的存储还是归档,均需要依赖计算机。电子档案的发展是随着计算机软件以及硬件的发展而发展,在使用纸质档案的同时增加电子档案整理,更有利于有效保存保护档案。

      1.2优势分析

      1)广泛提高工作效率。档案电子化促使信息的查阅和整理等更为快速,一方面能够有效节约成本,另外一方面能够广泛提高工作效率,减轻档案管理工作人员的负担。

      2)实现多人信息共享。档案电子化可以向诸多人群提供信息服务,从而有效实现资源共享;除此之外,档案电子化能够无限利用资源,不会受到外界因素影响。

      3)利用率高。档案电子化主要利用计算机技术,而计算机技术能够高效率地对档案信息加以归类统计,有效进行资源整合与管理,因此显著提高档案信息的整体利用率。

      4)经济环保。档案电子化无需使用纸张,因此可节约库房空间,从而减少更多的木材浪费。

      2电子档案的整理

      电子档案的形式比较多,主要归档类型有:1)磁盘;2)磁带。为了有效整理电子档案,需做好电子档案的分类工作。

      2.1整理文书电子档案

      文书电子档案主要包括以下类型:1)内部文件;2)外部文件。在内部文件的整理分类过程中,可根据时间或组织机构名称加以整理,如做好分盘工作,可显著加大检索效率,便于延长电子档案的保存时间;在归档过程中,为了便于查找,可根据部门进行文件分类,从而提高档案的整体利用率;为了避免归档过程中出现不规范动作,需选择专业的部门来负责此类工作;完成组盘工作之后,为了提高查收效率,需指派专业工作人员安排好有关工作,建立对应目录。在外部文件的整理分类过程中,可对有关文件进行扫描,再录入到计算机中,通过网络技术实现公文传递,归档工作可由业务部门有关人员进行整理,完成工作后,再由承办部门做好分级工作,再由档案部

      门进行有效处理,档案管理工作人员将信息填写结束后录入数据库。当有人想要查找电子档案时,可通过网络终端来查询到自己想要的内容。

      2.2整理人事资料电子文件

      在整理人事资料电子文件是,需遵照文件形成规律,保持电子文件之间的有机联系,从而区分出不同的价值。如,电子文件可采用以下方法加以分类:

      1)分类号;

      2)保管期限;

      3)案卷号;

      4)项目号等。

      在基础建设档案分类过程中,由于档案的形成需通过计算机打印规范化的纸张所表现,因此在整理数据信息时需按照管理要求加以输入,对纸质文件加强扫描,连接案卷号以及图号等,使得用户能够搜索到每一张图纸的有关资料。加强对人事资料电子文件的管理,可充分发挥人事档案在实际工作中的作用。在管理电子文件过程中,收集归档程序化,建立人事档案材料的归档制度,督促有关部门收集好电子文件。

      3电子档案的保护

      由于电子档案具有以下特点,所以需进行拷贝备份:1)易删除;2)易复制;3)易受损;4)易修改等。除此之外,可充分利用电子文件操作者的访问权限方式,防止非法入侵。

      3.1保护软磁盘

      1)为了避免软磁盘受损,需使用软铅笔进行书写;

      2)在贴标签时,不可挡住磁头窗或者索引孔;

      3)避免在软磁盘表面留下指纹,在存放过程中需保持直立;

      4)软磁盘需要在温度和湿度适宜以及避光无尘的环境中加以存放,远离带有强磁场以及有腐蚀性气体的地方;

      5)确保软磁盘在无病毒的环境中且处于保护状态下加以存放。

      3.2保护光盘

      1)叠放时不可超过10张,需确保直立摆放,防止光盘翘曲;

      2)当光盘表面有水汽凝结时,在使用之前,需要用干净软布加以擦拭,不可使用含有化学成分的液体擦拭表面,防止光盘被腐蚀;

      3)温度过高会导致光盘变形或氧化,环境过于潮湿会导致光盘霉变,因此需将温度控制在14-24°C,湿度控制在40~66%;

      4)注意避光保存,远离磁场,避免信号丢失,导致读出效果受阻碍。

      3.3提高创新意识

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  •   从档案管理部门角度来看,需通过加强宣传来让有关工作人员树立依法治档意识,对档案管理工作者进行专业化的培训,保证各种类型的档案能够日益规范。从电子档案的发展角度来看,档案工作人员需重视电子档案的检索设计工作,通过使用电子设备来制作相关电子信息,使得电子档案能够规范发展。

      实物档案数字化加工软件档案数字化原则上使用平板扫描仪进行数字化扫描。档案装订物影响扫描工作时,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

      扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。档案数字化,是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质档案、声像档案等传统介质的档案和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。


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