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档案数字化

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六盘水档案数字化公司

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匿名  ·  2023-04-21 14:35:32

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  •   档案数字化是什么

      档案数字化是指将各种载体的档案资源,包括纸质、录音、录像、照片、数字化图表等等,进行数字化处理,转化为数字化的档案信息,并进行网络化的存储与管理,从而实现资源共享的过程。这是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术和存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

    六盘水档案数字化公司

      档案数字化的过程分为以下几个步骤:

      1、收集档案:首先需要收集所有需要数字化的纸质档案,包括文书档案、会计档案、声像档案等。

      2、扫描档案:使用数字化扫描仪将纸质档案转化为电子图像。

      3、数字化处理:对扫描后的图像进行处理,包括图像压缩、图像增强、去除噪声等。

      4、存储档案:将处理后的图像存储到计算机中,并建立相应的数据库。

      5、检索档案:建立检索系统,方便用户检索档案。

      需要注意的是,档案数字化过程中要保证档案的完整性和安全性,确保数字化的档案不会被篡改或损坏。同时,数字化档案需要定期备份,以确保数据的安全性和可靠性。

      档案数字化的流程一般包括以下几个步骤:

      1、档案出库:需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。

      2、整理编码、核对:对接收的每本档案材料进行核查与整理,比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复,编制材料的类号和页号,整理编码完成后仔细核查准确,防止漏编错编。

      3、电子目录的录入、校对、调整:将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录,对完成的目录进行校对,确保转确率、避免出现错别字等,还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。

      4、档案文件扫描:要将全部档案材料逐件按照顺序扫描,形成档案材料电子档原始图像。

      5、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作:对原始扫描图像进行修整,比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理;修整后要对电子数据进行核查核对,并作图像高清刻作。

      6、重新装订并检查:对刻作完成的图像进行重新装订,并检查装订的质量。

      7、数据总审入库:将所有数据进行汇总、审核,并入库保存。

      需要注意的是,档案数字化过程中要保证档案的完整性和安全性,确保数字化的档案不会被篡改或损坏。同时,数字化档案需要定期备份,以确保数据的安全性和可靠性。

      六盘水档案数字化优势

      六盘水市档案数字化的优势主要包括以下几个方面:

      1、节省存储空间,改善办公环境:传统的纸质档案管理需要占据大量的铁柜,大量的文件夹。而使用电子档案,节省管理人员整理时间、归档和存储纸张所需的空间,对资源有保存价值的电子档案将逐步做到即时归档,这样将大大提高工作的时效性,并减少档案信息归档过程的工作量。

      2、随时查找和检索任何文件:同时,支持全文搜索,不管电子档案存在哪里或文件名是什么等等这些都不重要。

      3、使用权限将始终可用:电子档案对企业来说一大优势就是保持始终可用。

      4、实现信息共享,集中管理:传统的档案管理模式中,各单位的文件档案信息资源都是独立的,就如信息海洋里的一个个孤岛,无法进行统一管理,有时候容易发生永久保存原本可能错放或丢失的文档和信息。而通过电子档案,可以把企业的相关数据档案资源整合起来,集中管理,形成一个统一的利用平台,实现信息共享。

      5、提高工作效率:通过电子档案,可以随时随地查询和检索档案,极大地提高了工作效率。

      6、降低成本:电子档案可以长期保存,避免了纸质档案容易受潮、破损、丢失等问题,同时也减少了人工整理和存储的成本。

      总之,档案数字化可以提高档案管理的效率和安全性,降低管理成本,同时也可以为企业和社会提供更加全面、准确的档案信息服务。

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