电子档案归档

1、将应归档的最终版本的电子文件存入光盘，光介质上，脱机后可存放在别处2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。

3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上，对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用。

4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永杰和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。

　　电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术标准。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

　　1.出于保存安全考虑，扫描电子档可以起到与纸质档双保险的作用；

　　2.保管查阅便捷性方面，电子档相对于纸质档占用空间小，搜索查阅更快捷方便；

　　3.更实用，传递更方便，针对于异地需要调阅信息的情况，通过快递寄发纸质的途径无论是在及时性还是在资料安全方面都无法跟电子档传送方式比；

　　4.成本考虑，这个应该是很明显的了。

　　具体如下(1)齐全完整。

　　(2)真实有效。

　　(3)整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案有档案部门统一确定。

　　(4)统一规定载体形成、质量要求。

　　档案部门要对电子文件的载体质量、规格、格式等做出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检查后归档保存。

　　(5)防病毒。

　　推荐应用光盘归档。

　　但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带人病毒。

　　(6)编制说明。

　　文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明,简要说明磁带、软盘、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。