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会计档案的具体整理方法

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匿名  ·  2022-03-30 10:03:41

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  •   会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据,属于单位的重要经济档案,是检查企事业单位过去经济活动的重要依据,也是国家档案的重要组成部分。今天小编主要为大家分享的是会计档案的具体整理方法。

      一、会计档案的具体整理方法

      1.会计报表的整理

      会计报表一般包括年度报表、月(季)度报表、不定期的专用报表和主要财务指数快报等,在整理过程中,只需将这些报表集中起来整理成卷即可。

      会计报表的具体整理方法为:将一个会计年度的年报表、季报表、月报表分开;年报表(决算报表)单独立卷,不与季、月报表相混淆;季、月报表根据报表数量多少而组卷,数量极少的可以1-11月共组一卷,数量较多的可以每月一卷,也可以若干卷,视季、月报表种类和数量而定。

      例1:会计报表组卷案例。

      XXX(单位名称)二〇〇九年会计年报表

      XXX(单位名称)二〇一〇年1-11月会计月报表

      会计报表的组卷要求与文书文件材料的组卷要求相同,可使用文书档案的卷内目录、封面和封底。每卷必须卷内编上页号,填写卷内目录,用文书档案的小卷皮装订成册;每个案卷封面要拟写标题,填写保管期限和其他项目。

      (1)年度会计报表的整理步骤。

      ①填写封面。可使用文书档案的小卷皮作为封面,也可自制封面,拟写案卷标题,如“XX市人事局2009年会计年度会计报表”等。

      ②填写卷内目录。与文书档案的卷内文件目录纸通用,一般一年占一栏(只有一份年度会计报表)。

      ③整理年度会计报表。

      ④填写封底。填写卷内备考表的内容,如立卷人、检查人、立卷时间等。

      ⑤把封面、卷内目录、会计报表、封底按顺序装订好即可。

      (2)月、季度会计报表的整理步骤。

      ①填写封面。与年报相同。

      ②填写卷内目录。与文书档案的卷内文件目录纸通用,每月(季)的报表占一栏,按实际月、季数填写。

      ③整理月、季度会计报表。按形成的时间顺序排列。

      ④填写封底。填写卷内备考表的内容,如立卷人、检查人、立卷时间等。

      ⑤把封面、卷内目录、会计报表、封底按顺序装订好即可。

      2.会计账簿的整理

      会计账簿一般包括会计总账、明细账、现金出纳账、银行存款账、固定资产账和各种辅助账等,在年终决算后按账簿的种类进行整理。在整理过程中,按账簿名称立卷,将每本账簿作为一卷处理即可,不需另行拆卷,不需重新组卷。

      在进行会计账簿的整理时,应注意以下事项:

      (1)检查账簿扉页有无填写齐全:

      (2)固定账簿不拆空白页,保持其原有面貌,要在记录账页的最末一行上下分别画一条红线,以示结束使用,并在案卷备考表中详细记明使用账页和空白账页的页数;

      (3)活页账簿应将空白页抽出,将已记账的账页面在账页右上方重新依次编号,然后装订成册,加装封面和封底。

      例2:会计账簿组卷案例。

      XXX(单位名称)二〇〇九年现金出纳账

      XXX(单位名称)二〇一〇年银行存款账

      3.会计凭证的整理

      会计凭证一般包括各种报销单据、现金凭证、银行转账凭证、销售凭证、成本核算凭证、职工工资凭证、资产凭证等凭证性材料。会计凭证一般按记账顺序装订成册,厚2.5~3.5cm,封面内容填写齐全。在整理过程中,应遵循会计人员在会计工作的成果,将每本已由会计人员装订成册的凭证作为一卷处理即可,即一本凭证为一个案卷,不得拆卷,不需另行组卷。

      4.其他类会计档案的整理

      有关会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等,统一归入其他类范围进行整理,并按保管期限整理立卷。每一本清册就是一个保管单位,即一个案卷,编一个卷号,不需另外整理立卷。

      会计装订是每一个会计人员必备的一项会计技能,会计凭证记账后,应及时装订。装订的范围:原始凭证、记账凭证、科目汇总表、银行对账单等等。科目汇总表的工作底稿也可以装订在内,作为科目汇总表的附件。使用计算机的企业,还应将转账凭证清单等装订在内。

      工具/原料:

      锥子、专门用于装订凭证的针(回形针、大头针)、线、胶水、对角纸(会计装订专用的)

      二、会计装订工作:

      1、会计凭证的装订:一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。(会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的装订)

      2、会计帐簿的装订:各种会计帐簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。

      3、会计报表的装订:会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册

      会计凭证装订前的准备工作:

      1、分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

      2、按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

      3、摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

      4、整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

      5、记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。

      以上就是小编今天给大家带来关于会计档案的具体整理方法的内容,希望能帮助到大家。

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