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档案管理档案软件

1个回答

匿名  ·  2022-03-30 10:29:45

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  •   小编带大家了解一下档案管理档案软件零基础如何整理档案、讲解一下档案管理软件的特点、技术优势、软件的作用和意义。

      档案管理零基础如何整理档案?

      归档文件整理10大步骤:

      第一步:确定整理单位,每份文件(自然件)为一件,其中:正本与稿本为一件;正文与附件为一件;来文与复文为一件(也可各为一件);转发文与被转发文为一件。

      第二步:划分保管期限,确定每份文件的保管期限。

      第三步:装订加固,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;复文在前,来文在后;转发文在前,被转发文在后。

      第四步:编填页号,请注意:用铅笔。

      第五步:简单分类,按年度,保管期限,组织机构(问题)分类。

      第六步:排序,在分类最后一层文件按时间大流水顺序排序。

      第七步:盖归档章。

      第八步:编号,由档案室将归档章的各个项目统填写,室件编号按文件排列顺序大流水逐渐编号。

      第九步:编制文件级目录,逐件填写目录表格的项目。

      第十步:装盒,按顺序将文件依次装人档案盒内,盒满另装;打印本盒文件目录,放盒内文件前;填写备考表,放盒内文件后;填写档案盒封面,盒脊的项目;按档案盒顺序依次排架。

      档案管理软件:

      一、主要特点:

      档案门类齐全

      软件遵循国家档案局分类原则,已按各类档案的特点建立了文书档案、科技档案、照片档案、音像档案、实物档案、会计档案等,用户根据自己的需要增加新的档案类型。

      标准化程度高

      符合国家档案管理规范和电子档案存储标准,适合各行业档案分类标准。

      通用化程序高

      参照档案案卷构成和国家档案升级对计算机管理的统一要求,支持档案目录、全文管理。普遍适用于各级、各类档案管理部门。

      符合档案流程

      将文件、科技材料、资料处理过程的中间环节、相关信息及处理结果管理起来,确保档案、文件材料收集/积累的完整,利于档案的整理、编研工作的开展,便于日后档案的查询利用。

      档案全文管理

      软件不仅仅提供了管理档案目录、摘要,而且将档案的原件纳入到档案管理中,不但可以对档案原件的管理,同时可对其OCR识别。提供从信息检索、目录查询、摘要查询到由目录、摘要信息直接浏览档案原件,并且可对原件的某些信息进行提取。

      多种组卷方式

      各行业、各地区及不同专业的科技文件、文书文件形成过程都有它自身的规律,组卷方式存在着一定的区别,综合档案管理系统灵活的组卷方式完全能满足这种需求。它提供可按一定的原则进行的自动组卷,多点组卷,年度跨库组卷,一份文件的多重组卷,各种档案辅助组卷等方式。

      系统的自定义

      系统提供档案库结构符合档案管理的要求,但同时提供了库结构、屏幕输入界面和报表格式的自由定义功能;与行业合作,可开发更具行业特色的软件,满足行业档案管理的特殊需要。

      良好的数据接口

      支持多种流行的数据库,可以把不同档案所整理的数据(档案信息)转换到当前的系统,这样避免了用户的重复劳动。同时系统还为用户提供了一个通用的转换接口,可以在不同数据库之间的数据进行转换。存储格式多:可存储、管理和浏览多达100多种存储格式的各类文件资料,例如:图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、WORD格式文件、文本文件等。

      网上实时浏览

      可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等,还可在权限允许范围内下载档案。

      支持网络环境

      采用流行的B/S结构,运行于网络环境,可与企业网和Internet网相联,提供WWW方式的浏览服务。

      二、技术优势:

      灵活的定制功能

      用户在使用软件前,根据实际需要进行客户化定制(表结构,表间关系,数据间关系和用户报表)最终形成符合用户实际需求的应用系统。

      规范的档案流程

      根据国家档案局所制定的档案工作条例,结合众多客户需求,形成规范的档案操作流程(如档案的收集、档案的整理、档案的利用、档案的统计等)。

      合面的档案管理

      许多软件系统会包含档案管理模块(如OA、项目管理)等,但都是单一的档案管理(如OA只涉及文书档案,项目管理只涉及科档管理)。而我们提供的档案管理软件是一个综合性档案管理软件,包括国家规定的十大类档案类型,如文书档案、科技档案、基建档案、实物档案、会计档案、人事档案等,同时档案类型可根据用户需要自行增减。

      开放的软件结构

      软件提供多种数据交换工具,可将历史数据或其它系统的数据导入档案系统。

      稳定的软件产品

      软件产品经过长达10年开发和更新,日趋稳定,同时全国700多个用户单位不断提供修改意见,极大提高产品的易用性。

      优化的数据流程

      档案管理所需要的数据一经录入,可以在内部进行共享和利用,减少了手工录入的工作量。

      简化的操作界面

      在一个界面中即可进行项目级、案卷级、文件级的数据录入,同时打印各种报表档案的背脊、封面,案卷目录、文件目录、背考表等,同时可以进行各种查询。

      定制的浏览控件

      档案所涉及的电子文件格式多样,软件附带的浏览可显示120多种文件格式,如Word、Excel、PDF、CAD等。

      先进的服务理念

      软件即是服务,没有好的服务,先进的管理思想无法通过软件传达给用户;用户的实际需求无法融入软件系统,软件无法保持旺盛的生命力。

      全面的服务内容

      我们软件服务不仅仅是软件安装,还包括帮助用户梳理管理流程、制定管理制度、设置工作岗位等。

      良好的开发能力

      用户的特殊需求如OA接口、扫描接口、数据接口需要在用户环境下开发测试,服务人员没有开发能力无法完成服务工作。

      丰富的从业经验

      公司从2002年开始涉及档案业务,积累了丰富的从业经验,可以和客户进行良好沟通。

      三、软件的作用:

      档案管理不再费时费力

      档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。档案管理如果实行信息化后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。具体表现为:

      数据只需一次录入可以多次利用

      数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入,只需录入一次,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。各种报表可以自动打印:数据录入后,不论是文书管理还是档案管理,可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表;可以方便的打印出档案的背脊、封面,案卷目录、文件目录、背考表等。自动统计档案信息:档案库中的信息需要统计,并形成报表,这项工作由计算机处理,可以极大的提高管理人员的效率。

      检索查询更为方便

      传统的检索方式:档案管理人员从一本一本的目录中,找出所需的档案来,然后根据上面的记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询,无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。提供多种查询手段:管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。提供网上查询手段:公司内部的工作人员,可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,极大的减轻了工作人员的负担。

      档案的查借阅工作更加可控

      传统的档案查借阅多为手工为主,费时费力、容易出错,档案管理实现信自化后,档案的查借阅采用计算机管理,操作方便,同时可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。

      四、软件的意义:

      提高整个部门的工作效率

      实施档案管理的信息化后,部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作,极大提高职能部门的工作效率。

      提高整个部门的技术水平

      企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向,每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化,才能和矿业公司的发展相协调,适应不断变化的外部环境。

      有效的进行档案的收集工作

      档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动;档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动,如果没有一个好的管理平台(管理工具),档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。

      有效的为科研服务

      档案管理的信息化,将档案在网络上共享,科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率;同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发,提高了研究院整体的工作效率和竞争力。

      有效的为决策服务

      科技档案是研究院最宝贵的无形资产,是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动,由档案管理人员分类、编目,最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草,亲自下发的,是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用,为决策提供依据。

      部门职能变保管为服务

      档案管理信息化以后,公司的无形资产(企业档案,包括文书档案、科技档案等)可以在网络上方便浏览(有相关的权限控制),为公司领导和设计部门提供优质服务,这样档案管理的职能不再是档案的保管部门,而是公司内部信息的信息中心

      五、解决的问题:

      更好的收集和管理档案

      档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料,内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息,这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史,对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后,必将能够更好的收集和管理这种信息资源。

      方便二次利用、提高利用率

      一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕,但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的,这在一定程度上影响了档案的利用效率;同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦,首先要登记,然后要在浩如烟海的档案中查找,这个过程中不可避免的要造成损坏,而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅,别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后,档案信息可以在内部网上共享,有控制地进行利用。

      可以解决档案损坏、丢失的问题

      完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。

      形成完整的档案信息网络

      纸质的实体不能形成信息网络,对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。

      形成电子信息资源中心

      电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐,同时形成单位的电子信息资源中心。

      提高员工的工作效率

      档案管理实现信息化后,档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成,减少不必要的事务工作,提高员工的工作效率。

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