如何快速有效整理档案

　　如何快速有效整理档案

　　现在的生活中，档案的存放条件越来越艰难，飘忽不定的天气，不知道什么时候就到来的意外，都会对档案造成不同程度的损害。不论是社会性的档案，还是我们个人的档案，都在经受着不断的考验。

　　虽然现在科技带给我们许多高新的机械，来保证档案的存放安全，但是“没有规矩，不成方圆”，在完美的条件下，还是需要科学的制度，今天就给大家分享一下如何快速有效整理档案吧。

　　档案保管制度

　　档案保管制度是指在档案保管过程中，要求相关人员共同遵守的、按照一定要求工作的行动准则。

　　制度的根本目的在于确保档案保管工作的正常运转和高效开展，科学的制度有利于防止与减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的完整和安全。

　　档案保管制度五大内容

　　一、说明制度的目的和依据

　　一般来说，档案保管制度是用来维护档案的完整与安全，规范档案保管工作的行为而制定的。

　　是在结合实际情况的基础上，将法律法规、政策等档案保管工作的要求具体化的结果。

　　明确档案保管制度的目的，便于相关人员在工作中对制度进行更深一步的理解。

　　二、档案库房管理的规定

　　具体包括档案库房的环境，比如温湿度的控制和调节，档案进出的制度、“十防”措施等等。

　　将各项规定，以制度化的形式固定下来，可以有效的保证档案保管工作的顺利开展。

　　三、档案保密的规定

　　档案保管工作，不仅要保护档案实体的安全，更要保护档案信息的安全，一般来说，档案的秘密程度会分为大致三个等级，分别为“秘密级”“机密级”“绝密级”

　　每一等级的档案都需要有相对应的保管制度与方法，而在制度中也要明确的规定档案信息要怎样做才不会泄露。

　　比如在有人借阅档案时，我们要怎样做，才能保证档案信息的安全。

　　四、不同类型针对保管

　　刚刚我们就说到了，不同类型的档案要实施不同的制度，除去秘密等级外，还要对其他类型进行区分。

　　比如对本单位极其珍贵的档案，应该与其他档案进行区分，要更加妥善安全的保管。

　　又比如对国家特别重要的档案，要通过建立异地备份库等形式，对本级重要的档案进行异地备份，对重要的文件还要进行异地备份，就是换一种载体进行备份。确保信息的可读性

　　五、明确工作人员的责任与权力

　　为了确保档案保管工作的顺利开展，在档案保管制度中，应明确赋予相关人员相应的职权，为其完成工作任务提供保障。

　　那么到现在，除了科学有效的制度外，没有什么其他的办法可以保证档案的安全了吗？

　　别担心，是有的，科技推动创新，总会有些高级的方法与工具，现在对于档案安全有效的方法就是“档案数字化”

　　档案数字化就是将纸质的档案信息输入电脑，转换为电脑可识别的数据，再搭配“档案管理系统”使用，就可以完成对档案的长期利用，还可以提高管理效率。