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档案管理

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档案室档案管理细则

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匿名  ·  2022-03-30 10:34:12

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  •   今天小编带大家学习的是档案室档案管理细则,在此以学校为例,详细讲解管理细则。

      一、档案室管理细则

      (一)档案工作制度

      1、档案工作是行政管理工作的一部分,须有一名校领导分管。

      2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,领导本校档案工作。

      3、档案工作由校办公室负责,对各处室的兼职档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。

      4、遵照“集中统一管理”的原则,本校各类档案应集中存放在校综合档案室,实行统一管理。

      5、根据国家有关档案管理的规定,结合学校档案工作的实际适用本校的实际的保管期限表、归档范围等。

      6、建立以校各处室兼职档案员为骨干的学校档案工作网络,定期活动。

      7、编制各种检索工具、参考工具,积极为学校管理提供便利,及时做好登记和统计工作。

      8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使学校档案工作更趋规范化、科学化。

      (二)档案工作人员岗位责任制

      1、档案工作人员必须严格遵守《中国人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》规定的各项条款,依法办事,认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。

      2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。

      3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。

      4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。

      5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作,维护国家的档案不受损失。

      6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。

      7、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。

      (三)档案资料归档制度

      1、凡是在学校各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围。

      2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各处室的任务之一,应列入各部门兼职档案员的职责范围,建立岗位责任制,学校档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作。

      3、各处室在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。

      4、每年三月底以前,处室兼职档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将上一年度档案材料移交档案室。

      5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。

      6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。

      (四)档案库房管理制度

      1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。

      2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。

      3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。

      4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。

      5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。

      6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。

      7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。

      (五)档案保密保卫制度

      1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。

      2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。

      3、档案室内应设置阅览档案,建立监阅制度,防止失密、泄密。

      4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。

      5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。

      6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

      7、非档案人员不得进去库房,不得在库房中接待亲友。

      (六)档案资料借阅制度

      根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。

      1、外单位查阅档案,应持单位介绍信,一般应有两人。查阅机、绝密或组织、人事方面的文件,必须是党员。

      2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。

      3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案,应经单位领导同意。

      4、学校档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。借阅期间,要确保档案的安全。

      5、凡摘抄本校档案材料,应写明年代、卷号、张号,并认真校核。出具证明材料,要加盖公章,方能有效。如需要复制,须经经办部门同意。

      6、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泄露和向外公布。

      7、查阅档案,必须注意保护档案,不得在文件材料上圈点、批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取、撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。

      8、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。

      (七)档案销毁制度

      1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。

      2、凡需要销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。

      3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在监销清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。

      4、被销毁档案如送造纸厂打浆,必须在监督下进行,打成纸浆后监销人员方可离开。

      (八)档案保管制度

      1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐。

      2、认真落实档案库房的八防措施,库房内严禁吸烟和存放易燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时开关、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况采取措施,防止鼠咬虫蛀。

      3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。

      4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并做记录。

      (九)档案统计与汇报制度

      档案统计,是掌握情况、分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作,特制定如下统计制度。

      1、办公室要指定专人兼管档案统计工作,负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。

      2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

      3、建立健全统计台账,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

      4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。

      5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与账目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。

      6、统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标,进行调查、综合分析、对比,从中找出存在的问题,提出改进措施。

      二、档案室管理

      (一)文书档套归档制度

      1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

      2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

      3、归档的文件材料应齐全、完整准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页,玻损现象。

      4,下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

      5,凡旧档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

      6,重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

      7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

      (二)专职档案工作人员岗位责任制

      1、认真学习专业知识,贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

      2、负责公司各种档察资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

      3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

      4、负责档案库房各项制度的落实。

      5、积极提供档察的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

      三、兼职档案工作人员岗位责任制

      1、各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

      2、兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。

      3、兼职档察员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。

      4、严格执行各项档案管理制度。

      5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。

      四、部门立卷制度

      1、凡本部门在名项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

      2、各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

      3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证正立卷质量。

      五、档案保管制度

      1、各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。

      2、按照档案管理有关规定,对名类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

      3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

      4、库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14-24℃,相对湿度要保特在45-60%,防止危害档案的现象发生。

      5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

      6、库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

      7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。

      六、档案保密规则

      1、档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

      2、凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

      3查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不下准进入档案室。

      4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。

      5、对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据<保密法>的规定,严肃处理并追究其责任,

      七、档案借阅制度

      1、借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

      2、凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档察,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

      3、借阅人员对档察材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。

      4、借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

      5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核交对,正确无误时,方能签字盖章。

      6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

      八、其他

      解释权归公司行政人事部。

      以上就是本次小编跟大家分享的内容,希望对大家有所帮助。

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