文书档案的归档整理方法

　　01、档案的重要意义

　　档案是历史记忆的传承，人类社会实践活动的原始记录，也是人类对记忆的依赖，具有极高的权威性。作为人类活动的原始记录，档案“不加修饰”地记载了发生过的各种事件，反映了各种历史经验与现象。当人们为一个历史事件争论不休的时候，最有说服力的就是档案，能够帮助我们找到真实的记忆，辨别演绎的真伪，判断“当时”的文明的程度。人类自从懂得做标记（文字图案的最早出现）以来，就想着要为后来者留下点什么，试图让后来者明白他们在做什么、要做什么，有什么经验可承，有什么教训当鉴，为我们留下了向上可追溯的记忆。

　　档案是一个国家、一个地区、一个单位的历史记录，规范的整理保管档案，不仅是对历年工作情况的真实记录，也对今后的工作具有重要的参考和借鉴价值。档案也是我们个人有文字记载的记忆，见证我们一生的重要时刻，出生、上学、毕业、工作以及结婚生子等等，所以不管是个人还是机关单位，都要规范整理和保存档案，让档案更好的服务我们的工作和生活。

　　02、基本概念

　　03、整理方法

　　目前均已按件整理为主。按件整理主要包括以下步骤：

　　收集：收集单位产生的各种文件资料，上级下发的有关本单位的文件资料，尤其是人事、物资、拨款、申请批复等方面的文件资料。其次是一些重要的会议记录、统计报表、公示文件以及其他涉及本单位的重要资料。收集时要注意把分散在领导、承办人员手中的文件资料。收集文件资料是整理的第一步，也是基础、一定要应收尽收，不能遗漏，具体收集内容可参考本系统本单位制定的文件材料归档范围和保管期限表。

　　整理分类。文件资料收集完后，就进入第二阶段分类整理。文件材料的分类是档案整理非常重要一步，分类不准确，就会导致有些有价值的文件丢失或销毁，也会导致档案室库存大量无意义的档案资料，浪费档案资源。首先分类整理时要严格按照保管范围和保管期限分类。分类期限分为永久、30年、10年。整理时一边分类、一边查看档案资料是否完整，如有破损，就要在保持原貌的基础上进行修补。

　　（一）分类期限：

　　参照文书档案分类要求：

　　文书档案的归档整理方法

　　(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

　　(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

　　(三)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、统计报表等；

　　(四)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

　　(五)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

　　(六)上级机关制发的与本机关工作密切相关的重要文件材料；

　　(七)同级机关关于重要问题的来函与本机关的复函；下级机关关于重要问题的请示与本机关的批复等文件材料。

　　文书档案定期：

　　(一)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

　　(二)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

　　(三)本机关一般性事务管理文件材料；

　　(四)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

　　(五)上级机关制发的与本机关工作密切相关的一般性文件材料；

　　(六)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料；

　　(七)同级机关关于一般性问题的来函与本机关的复函，下级机关关于一般性问题的请示与本机关的批复等文件材料；

　　(八)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

　　本机关与其他机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料，原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

　　以上是我们对文书档案基本概念和期限划分等问题的简单介绍，下一篇我们将着重介绍文书档案的整理步骤和方法。